De coachtip van de maand: Eerste hulp bij intervisie: hoe nu verder? (2)

De kunst van het delen

We zitten midden in de coronacrisis en dan gaan we het over intervisie hebben? Ja! Een beetje afleiding kan geen kwaad en aan die verplichte kwaliteitstoets ontkom je toch niet. Hoe organiseer je draagvlak voor intervisie binnen kantoor, vereniging of ander samenwerkingsverband? En hoe zorg je ervoor dat intervisie echt toegevoegde waarde heeft?

Alle vorderingen toegewezen, het kan niet beter in deze zaak van de grootste kantoorcliënt. Je kunt wel juichen. In een euforische stemming ga je na de uitspraak nog even wat drinken met de directeur van deze kantoorrelatie, die zich met een biertje in de hand laat ontvallen: “Met zo’n uiterlijk kon je de zaak niet verliezen natuurlijk. Gentlemen Prefer Blondes!” Je kunt niet geloven wat je hoort en kookt van woede. Een andere man zou je meteen duidelijk hebben gemaakt dat je niet gediend bent van zulke opmerkingen, maar bij een goede kantoorrelatie ligt dat toch lastiger. Zodra je je glas wijn leeg hebt, maak je je uit de voeten. Aanvankelijk wil je op kantoor niets zeggen, maar als een van de partners jou vraagt om een nieuwe zaak van deze kantoorrelatie op je te nemen, ben je niet meteen enthousiast en je legt uit waarom. Maar op veel begrip kan je niet rekenen. Integendeel. “Je moet niet alles zo zwaar opnemen. Dit is gewoon een domme mannengrap”, was de reactie.

Een werkgerelateerd incident (waargebeurd) als dit leent zich goed voor bespreking tijdens een intervisie. Je kunt de situatie voorleggen aan je collega’s en hen vragen hoe zij dit zouden hebben aangepakt. Maar je kunt ook vragen of zij vinden dat jij het goed hebt aangepakt. Daar leer je niet alleen zelf van, maar de groep leert ook van jou.

De kwaliteitstoets is verplicht vanaf 1 maart 2020. Intervisie is de meest toegepaste vorm. Hoe nu verder? In mijn eerste bijdrage kwam de vraag aan de orde hoe je als advocatenkantoor of individuele advocaat de intervisie in het kader van de kwaliteitstoets kan organiseren. In de eerstvolgende bijdragen beantwoord ik steeds de meest gestelde vragen van de maand daarvoor en sluit ik af met een paar tips.

In deze bijdrage behandel ik twee met elkaar samenhangende vragen:

1. Hoe organiseer je draagvlak voor intervisie binnen kantoor, vereniging of ander samenwerkingsverband?
2. Hoe zorg je ervoor dat intervisie echt toegevoegde waarde heeft?

#1 Hoe organiseer je draagvlak voor intervisie binnen kantoor, vereniging of ander samenwerkingsverband?

Visie en verantwoordelijkheid

In de eerste plaats moet aan een aantal randvoorwaarden worden voldaan om draagvlak te krijgen voor de intervisie die je wilt gaan organiseren. Als kantoor, vereniging of ander samenwerkingsverband moet je een visie hebben op intervisie als instrument en de verantwoordelijkheid willen dragen voor de ontwikkeling van de intervisie. Dat betekent concreet dat voor de betrokken advocaten duidelijk moet zijn hoe het management/bestuur de intervisie ziet, wat ze ermee beoogt en hoe ze dat gaat organiseren en faciliteren; wat zijn de kaders met betrekking tot beschikbare tijd, geld, faciliteiten en dergelijke. Het probleem hierbij is dat er in het algemeen weinig know how op het gebied van intervisie binnen de advocatuur aanwezig is en de bereidheid om hierin tijd en geld te investeren is doorgaans dan ook minder groot dan in het bedrijfsleven en bij de overheid. Het is heel lastig om draagvlak voor intervisie te krijgen als dit instrument door de organiserende partij niet serieus wordt genomen. Hierin schuilt dan ook een groot afbreukrisico.

Veiligheid waarborgen

In de tweede plaats is veiligheid een belangrijk issue. Een substantieel aantal – met name jonge advocaten – ervaart op kantoor een onveilige sfeer met weinig ruimte voor openheid, fouten maken en je kwetsbaar opstellen. Als je je onveilig voelt, heb je al helemaal geen zin om in alle openheid de aanpak van een casus of iets persoonlijks, waar je tegen aanloopt, met je collega’s te delen en zeker niet met de partners van hetzelfde kantoor. Op grond van de regels van de NOvA kunnen medewerkers en partners aan dezelfde intervisie deelnemen, mits de advocaten zich veilig voelen en niet beoordeeld. Maar met een hiërarchisch bovengeschikte in je kielzog, zal de gemiddelde medewerker zich natuurlijk niet senang voelen. Dit soort gemengde groepen zullen mijns inziens dan ook draagvlak ontberen. Als je als kantoor deze kant opgaat met ongelijkwaardige groepen, zal de intervisie waarschijnlijk niet van de grond komen en zelfs op verzet stuiten. Buiten kantoorverband (bijvoorbeeld in een specialistenvereniging) zal veiligheid minder een issue zijn, omdat je functioneel een zekere afstand tot elkaar hebt.

Goede communicatie en voorlichting geven

In de derde plaats is goede communicatie en voorlichting over intervisie een key factor. Als organisator van de intervisie zal je voor de start van het hele intervisieprogramma goed moeten communiceren wat je wilt gaan doen en waarom. Het is raadzaam om de deelnemende advocaten daarbij te betrekken, zodat ze het gevoel hebben dat ze invloed kunnen uitoefenen op het proces. Op de meeste kantoren krijgen de betrokken advocaten op een gegeven moment een mailtje met de mededeling dat ze worden geacht op een bepaalde datum op een intervisiebijeenkomst te verschijnen en dan gaan natuurlijk de hakken in het zand: ‘’Hoezo moet ik hieraan meedoen? Ik heb wel wat beters te doen!”

Het is veel beter om de deelnemers in het proces mee te nemen en mee te laten denken, waardoor ze eigenaar van hun eigen ontwikkeling worden. Het is ook belangrijk dat de betrokken advocaten weten wat het hele intervisieprogramma inhoudt, voordat ze er ‘ja’ tegen zeggen. Een proef-intervisie werkt bijvoorbeeld goed. Dan heb je intervisie ervaren en weet je wat het je kan opleveren. Dat vergroot het enthousiasme. Bovendien kan op die manier het hardnekkige beeld van intervisie als groepstherapie of praatgroep worden ontzenuwd.

#2 Hoe zorg je ervoor dat intervisie echt toegevoegde waarde heeft?

Inventariseren van behoeften en verwachtingen

In de eerste plaats is het belangrijk om in kaart te brengen welke behoeften en verwachtingen de betrokken advocaten hebben. Dat maakt het mogelijk om aan de intervisie duidelijke doelen te verbinden, die zijn afgestemd op de deelnemers aan de intervisie. Daardoor krijgt de intervisie meer toegevoegde waarde voor de deelnemers. Als de intervisie daarentegen niet is afgestemd op de behoeften en verwachtingen van de deelnemende advocaten, dan zullen zij de toegevoegde waarde daarvan ook niet ervaren. De ene intervisiegroep heeft meer behoefte om te sparren over werksituaties en thema’s van meer persoonlijke aard, bijvoorbeeld over hoe je omgaat met een lastige cliënt of een onredelijke wederpartij; een andere intervisiegroep hecht juist meer waarde aan het bespreken van inhoudelijke casuïstiek: een concrete strategie of aanpak van een zaak. Er zijn ook intervisiegroepen die vooral willen klankborden over ethische kwesties, dilemma’s of bepaalde vaardigheden. Veel zal afhangen van de soort praktijk waarin de deelnemers actief zijn.

Goede informatie geven over het nut van intervisie

In dit verband is goede informatie over het nut van intervisie van belang. ‘What’s in it for me?’ Dat willen advocaten weten voordat ze hun kostbare tijd laten kapen. Je hebt tegenwoordig als advocaat al zoveel verplichte cursussen en dus wil je efficiënt omgaan met de beschikbare tijd.

Als organisator van de intervisie kun je betrekkelijk eenvoudig informatie geven, waaruit het nut van intervisie blijkt. Zo is bij veel advocaten niet bekend dat intervisie een hele efficiënte en snelle manier kan zijn om persoonsgebonden kennis en ervaring te delen. Collega X heeft misschien al tien keer een bepaald soort zaak gedaan en daardoor veel praktische kennis en ervaring vergaard, terwijl jij voor de eerste keer dat type zaak doet en niet zo snel op oplossingen komt. Voordat je het weet reiken je collega’s je opties en strategieën aan waar je zelf niet op was gekomen.

Bovendien train je in intervisie moderne vaardigheden, die je tegenwoordig als advocaat nodig hebt in je dagelijkse praktijk. Door op een gestructureerde manier een casus te bespreken, ontwikkel je je gespreksvaardigheden en leer je elkaar te coachen en te beïnvloeden. Dit argument wil advocaten nogal eens over de streep trekken.

Daarnaast leer je door intervisie ‘out of the box’ te denken. Je hebt in zaken je eigen stokpaardjes ontwikkeld, waardoor je eigenlijk een beetje lui wordt in je hoofd. Door met andere deelnemers te sparren boor je weer nieuwe denkkracht aan en doe je aan breinfitness. Een slimme manier van deskundigheidsbevordering, die van grote toegevoegde waarde kan zijn. Maar dan moet je wel weten dat je intervisie op deze manier kunt inzetten.

Ook voor de samenwerking kan intervisie van toegevoegde waarde zijn. Intervisie zorgt ervoor dat je veel meer gericht bent op uitwisselen, delen en coachen. Dat verhoogt het begrip voor elkaar en verstevigt de onderlinge banden en bovendien geeft een ander helpen voldoening. Daarnaast heb je als advocaat regelmatig te maken met lastige situaties en lastige mensen in de periferie van je werk. Het heeft meerwaarde als je dat kan delen met anderen. Niet alleen om van je collega’s of vakgenoten te leren, maar ook om je ei kwijt te kunnen. Tijdens het werk is daar nauwelijks tijd voor; dan ga je eigenlijk maar door, terwijl het toch belangrijk is om bij bepaalde zaken stil te staan en het support van je collega’s of vakgenoten te voelen. Je krijgt ook meer tevredenheid en plezier in je werk als je op een gestructureerde en lerende manier bezig bent met jezelf en met anderen.

Goede gespreksleiding

In de tweede plaats is goede gespreksleiding van belang. Een intervisiebegeleider heeft veel invloed op het rendement van de intervisie en als deze persoon niet goed aansluit bij de groep en/of niet in staat is de intervisie goed te leiden en begeleiden, dan verliest de intervisie aan kracht. Advocatenkantoren die met interne gespreksleiders werken, dus gespreksleiders uit de organisatie zelf, lopen hier nog wel eens tegenaan. Juist als gespreksleiders uit eigen gelederen komen, wil het nogal eens aan ervaring ontbreken om de intervisie vlot te trekken of een bepaalde diepgang te geven, die bevredigend is voor de deelnemers. Niet zelden gaat de spirit er dan uit en wordt de intervisie een verplicht nummertje.

Deelnemers eigen verantwoordelijkheid geven

In de derde plaats is het van belang om de deelnemende advocaten aan de intervisie eigen verantwoordelijkheid te geven voor het welslagen daarvan. Het is hun leerproces en een zekere mate van zelfsturing hoort daarbij. Als een deelnemer zegt: ‘’Hier heb ik niets aan”, dan is het belangrijk dat je als organisator van de intervisie aangeeft dat de deelnemers zelf een aandeel hebben in het slagen of mislukken van de intervisie en dat ze ook zelf in kaart moeten brengen wat ze nodig hebben om intervisie van waarde te laten zijn. Het is heel makkelijk om achterover te leunen en alleen maar commentaar te hebben. Een actieve houding van de deelnemers is de levensader van de intervisie.

Regelmatig evalueren

In de laatste plaats is het belangrijk om de intervisiebijeenkomsten regelmatig te evalueren, met als doel om te bepalen wat beter kan en hoe. De deelnemers aan intervisie evalueren de bijeenkomst natuurlijk ook met elkaar in het kader van hun leerproces, maar het is ook belangrijk om de intervisie op organisatieniveau of als vereniging/samenwerkingsverband te evalueren. Dit kun je bijvoorbeeld vormgeven door de deelnemers na afloop van elke intervisiebijeenkomst schriftelijk een aantal vragen voor te leggen over de intervisie. Na een aantal intervisiebijeenkomsten trek je conclusies met het oog op eventuele aanpassing van de intervisie, bijvoorbeeld qua inhoud, begeleiding, tijdsindeling, samenstelling van de groep of anderszins.

Tips en aanbevelingen

• Stuur op voorhand een vragenlijst rond onder de deelnemende advocaten.
  Hierin vraag je wat ze nodig hebben om van de intervisie een succes te maken, welke verwachtingen ze hebben en welke suggesties ze kunnen geven voor de organisatie van de intervisie. Dit is een goede manier om de deelnemers te betrekken in het proces en hen tegelijkertijd ook verantwoordelijkheid te geven voor het resultaat.

• Benadruk de voordelen van intervisie.
  Je kunt bijvoorbeeld in een kort memo aangeven wat het de deelnemers kan opleveren. Bijvoorbeeld betere samenwerking, snel delen van kennis en ervaring, gespreksvaardigheden enzovoort.

• Leid de intervisie goed in.
  Maak een introductieprogramma voordat je start met de intervisie. Je kunt bijvoorbeeld een trainer een workshop over intervisie laten geven met als onderdeel een oefenintervisie, zodat de deelnemers kunnen ervaren wat intervisie precies inhoudt en wat je eraan hebt. Doordat de deelnemers intervisie zelf ervaren, zullen ze er ook meer het nut van gaan inzien en daardoor zal het draagvlak voor de intervisie – in ieder geval bij een deel van de advocaten – groeien.

• Geef intervisie een gezicht.
  Je kunt leuke voorbeelden uit de praktijk gebruiken om advocaten enthousiast te maken voor de intervisie. Neem de casus waarmee ik deze bijdrage begon. Dat is zo’n casus waar je niet alleen alle kanten mee op kunt, maar het is ook een uitdagend onderwerp en dat motiveert.

• Volg gezamenlijk een cursus intervisie of een cursus gespreksleider intervisie.
  Door het met een hele groep tegelijk te doen (bijvoorbeeld het hele kantoor), vergroot je het enthousiasme voor intervisie en groeit het draagvlak voor dit instrument.

• Start de intervisie met externe gespreksleiding.
  Wie met intervisie begint binnen kantoor, vereniging of ander samenwerkingsverband doet er verstandig aan eerst een externe ervaren gespreksleider in te huren, die goed aansluit bij de belevingswereld van advocaten. Dit verhoogt de professionaliteit en kwaliteit van de intervisie. Als het goed loopt, kan de leiding van de intervisie na een paar bijeenkomsten worden overgenomen door een gespreksleider uit eigen gelederen. Op een rijdende trein springen is nu eenmaal makkelijker en daarmee kan de professionaliteit en kwaliteit van de intervisie waarschijnlijk ook beter worden geborgd.

Je kunt van intervisie een verplicht nummertje maken dat na een jaar al doodbloedt, of je kunt echt investeren in draagvlak en toegevoegde waarde, waardoor de intervisie binnen jouw kantoor, vereniging of samenwerkingsverband uitgroeit tot een inspirerende en effectieve methode om kennis en ervaring te delen. Dat laatste verdient natuurlijk de voorkeur, want waarom zou je je kostbare tijd verspillen? Je moet toch die kwaliteitstoets doen.