‘Cliënt x heeft vanmorgen al twee keer gebeld waar ons advies blijft, dus verwerk mijn correcties nog even en stuur het dan snel door naar de cliënt.’ Je leidinggevende is alweer weg voordat je hebt kunnen antwoorden. Je denkt: fijn, dat kan er ook nog wel bij vandaag en het zweet breekt je uit. Even is vaak niet even bij jouw baas en je werkdag is al meer dan volgepland. Maar heb je een keuze? Je vindt van niet. Gevolg: je luncht achter je bureau, terwijl je de correcties verwerkt. En omdat je leidinggevende niet heel duidelijk is in zijn aantekeningen en je bij hem moet checken wat hij precies bedoelt, ben je daar ook nog eens veel en veel te lang mee bezig, wat weer tot gevolg heeft dat je de rest van de middag achter de feiten aanloopt: cliënten die je nog moet terugbellen, mailtjes die je nog moet versturen, een processtuk dat nog een laatste check nodig heeft enz. Uiteindelijk ga je met een reservoir van onafgemaakte taken in je hoofd ontevreden en gestrest naar huis.
Je ontkomt er niet aan: ad hoc zaken en andere onvoorziene gebeurtenissen, urgent en minder urgent, die je planning verstoren: een spoedje, een onverwachte wending in een zaak, interne kwesties, privézaken. Bij een cliënt is beslag gelegd, een zaak die je dacht geregeld te hebben ontploft alsnog vol in je gezicht, je wordt vlak voor een zitting of belangrijke bespreking geconfronteerd met nieuwe informatie, je hebt thuis een lekkage, je kunt het zo gek niet bedenken, het gaat de hele dag door. Als je je dag helemaal volplant, is het bijzonder lastig om dit soort zaken op te vangen. Het gevolg is meestal dat de stress toeneemt en je dag steeds langer wordt.
De tijdbuffer voor ad hoc zaken
Er is een simpele manier om ad-hoc zaken, zoals in de geschetste casus de correcties in een advies, op te vangen: plan gewoon niet je hele dag vol, maar hou er in je dagplanning bij voorbaat rekening mee dat er onverwachte dingen kunnen gebeuren. Dit noemt men een tijdbuffer. Een tijdbuffer is gereserveerde tijd, een tijdsblok, dat je vrijhoudt voor verschillende doeleinden: de kreukelzone in je agenda. Dat geeft rust, voorkomt stress en zorgt ervoor dat je dagen niet langer worden dan gepland. De meest gebruikte toepassing is een tijdbuffer om af te handelen wat er ad hoc op je bord komt.
Het werkt aldus: je plant je dag niet vol maar houdt gemiddeld 30 procent van je dag vrij in de vorm van lege tijdsblokken (1 of 2 blokken verspreid over de dag). Deze lege tijdsblokken gebruik je om flexibel in te spelen op onverwachte werkzaamheden, belangrijke gebeurtenissen of een eventuele uitloop van geplande zaken. Zo worden onvoorziene omstandigheden onderdeel van je agenda en voorkom je dat er steeds meer werk bijkomt op een dag. Als de hoofdpersoon in de casus een tijdbuffer had ingepland, dan had hij/zij de correcties in dat tijdsblok kunnen afhandelen, zonder dat dit de rest van de planning had verstoord. Naarmate je agenda meer door andere personen wordt bepaald of in geval van veel onverwacht werk, kan het percentage buffertijd verder oplopen. Mocht er op een dag toch niets onverwachts gebeuren, dan kun je een reservetakenlijst achter de hand houden om de ingeplande buffertijd mee op te vullen. Of je neemt wat extra pauze.
Andere tijdbuffers
Er zijn nog meer manieren om tijdbuffers creatief in te zetten in je werk. Enkele voorbeelden:
- De tijdbuffer na afspraken en meetings. Je kunt een tijdsblok van bijvoorbeeld een half uur vrijhouden in aansluiting op een afspraak of na intern overleg. Dit soort bezigheden hebben altijd de neiging uit te lopen en als je daar geen rekening mee houdt, kom je al snel in de problemen met je tijd. Loopt het niet uit, dan kun je deze buffertijd gebruiken om rustig je aantekeningen en actiepunten uit te werken of even een ongeplande kop koffie te drinken met een collega.
- De onderhoudsbuffer. Dit betekent dat je aan het eind van elke week of maand in je planning een tijdsblok beschikbaar houdt om alles waar je niet aan toe bent gekomen alsnog af te maken: kleine klusjes, onafgemaakte taken.
- De bufferdag. Je kunt naar behoefte eens in de zoveel weken of maanden in je planning een dag beschikbaar houden om alles wat toch nog is blijven liggen alsnog af te handelen. Bv. taken die je steeds hebt uitgesteld.
- De reistijdbuffer. Files, vertragingen in het openbaar vervoer, tevergeefs zoeken naar een parkeerplek, het kan veel stress opleveren en niets is erger dan gestrest beginnen aan iets belangrijks. Het advies luidt dan ook: houd rond belangrijke afspraken, vergaderingen en zittingen e.d. altijd wat speling in tijd, zodat je ontspannen kunt blijven als je reistijd langer wordt dan ingeschat.
Nog een aantal tips:
- Houd een maand bij hoeveel tijd je gemiddeld per dag aan onverwacht werk kwijt bent. Stel na die maand het percentage vast dat je in je dagplanning nodig hebt als buffertijd en maak daar een of twee lege tijdsblokken van.
- Plan je dag niet te vol. Veel taken kosten meer tijd dan je denkt en je wordt ook nog eens voortdurend van je werk gehouden en afgeleid, waardoor je veel minder op een dag kunt doen dan je denkt. Het advies luidt dan ook: beperk het aantal taken en zorg voor voldoende lucht in je agenda. Je kunt beter minder plannen en dat zeker afkrijgen, dan heel veel plannen en met een stapel onafgemaakte dossiers blijven zitten.
- Kies voor een duidelijke rangorde van taken/activiteiten. Stel aan het begin van de dag vast wat de belangrijkste dingen zijn, die je die dag gedaan wilt hebben en doe deze zaken als eerste. Daarna komen in principe pas de zaken die geen spoed hebben, maar wel belangrijk zijn (je gewone geplande werk). Alles wat zich tussendoor aan onverwachtheden aandient, probeer je zoveel mogelijk af te houden en naar je tijdbuffer(s) te leiden. Lukt dat niet, dan hou je het kort of je zet de bewuste taak door naar een collega (delegeren).
- Maak niet alles urgent. Moet het echt NU of kan het best nog even wachten? We hebben de neiging overal meteen op te reageren, maar dat is helemaal niet nodig en ook niet efficiënt: je gaat daardoor op in de waan van de dag en verdraait verdurend je prioriteiten. Veel zaken lijken op het eerste gezicht dringender dan deze in werkelijkheid zijn. Het is de kunst om zelf de regie te houden en de verwachtingen van je omgeving goed te managen. Niet alles hoeft en kan nu. Haal de druk eraf, zodat je ook minder last hebt van ad hoc klussen. Van dat hit-en-run word je ook nog eens heel moe en op den duur put dat je uit.
Ergo: met een kreukelzone kun je niet alleen in je auto de klappen opvangen, maar ook in je agenda!
