In mijn vorige blogpost ben ik ingegaan op de ‘why’ van de juridische afdeling (afgekort: “JA”) en kwam ik tot de conclusie dat dit in essentie neerkomt op legal control. De logische vervolgvraag is dan ook: hoe kom je in legal control?
We hebben gezien dat een proactieve JA daarbij essentieel is. Voor zover een JA dat niet is, zal zij dus moeten veranderen. Voor zo’n verandering moet uiteraard eerst draagvlak worden gecreëerd binnen de organisatie en een helder geformuleerde ‘why’ is daarbij onmisbaar. Pas als het belang van legal control organisatiebreed wordt onderkend heeft een transformatie van de JA kans van slagen. Communicatie is hier the magic word.
# 2: De ‘how’
Als eenmaal draagvlak is gecreëerd kan het veranderproces worden ingezet. De legal management cyclus is daar een handig hulpmiddel voor en biedt de mogelijkheid om aan de hand van concrete doelen en meetbare resultaten de voortgang te bewaken en tijdig bij te sturen. In grote lijnen komt deze cyclus neer op het hieronder weergegeven stappenplan.
Stap 1: Analyseren van de juridische behoefte
De eerste stap bestaat uit het onderzoeken van de juridische behoefte van de organisatie. Dit is nodig om de JA op de juiste plek in de organisatie te kunnen positioneren en een goede strategie te kunnen bepalen. Neem de huidige situatie onder de loep, ga na wat de wensen zijn van de interne klant en bepaal het gewenste ambitieniveau zodat je kan vaststellen welke aanpassingen nodig zijn om dat niveau te bereiken. En last but not least: maak de voordelen inzichtelijk en zo mogelijk meetbaar met key performance indicators (“KPI’s”). Het adagium ‘meten is weten’ is ook hier van toepassing en werkt motiverend.
Een voorbeeld. Je wilt dat de JA beter georganiseerd wordt waardoor zij minder tijd hoeft te besteden aan het blussen van brandjes. Bijbehorende KPI kan dan zijn: vermindering van de ‘reactieve’ werkzaamheden van X naar Y uur per week. Maak vervolgens concreet wat het voordeel is van het bereiken van dit doel voor iedereen binnen de organisatie. Minder reactief werk betekent betere planning binnen de JA en leidt er uiteindelijk toe dat de interne klant de verwachtingen van, en relatie met, de externe klant beter kan managen. Voor medewerkers vertaalt dit zich in minder stress en dus een prettigere werkomgeving.
Stap 2: Plannen hoe die behoefte zal worden vervuld.
Deze stap bestaat uit het opstellen van een plan van aanpak waarin wordt beschreven welke processen op korte tot middellange termijn moeten worden uitgevoerd om het gewenste ambitieniveau te bereiken. Prioriteiten worden vastgesteld en uiteindelijk wordt dit plan verder uitgewerkt in een of meerdere projectplannen waarin de doelstellingen, scope, tijdslijn, budget, teamleden en de gewenste resultaten zijn weergegeven.
Ook hier geldt dat de aanpassingen niet op zichzelf staan. Zij hebben een impact op de hele organisatie, dus probeer voor alle medewerkers duidelijk te maken hoe zij daar beter van zullen worden. Dit betekent dat als bijvoorbeeld contractmanagement op de prioriteitenlijst staat, je niet alleen het belang van contractmanagement voor de JA moet benadrukken (minder juridische risico’s), maar ook voor de commerciële afdeling (snellere totstandkoming contracten), de inkoopafdeling (verbetering leveranciersmanagement), de risk/compliance afdeling (toename risicobeheersing/contractuele compliance) en de financiële afdeling (kostenbesparing).
Stap 3: Uitvoeren en managen van de geplande werkzaamheden.
In deze fase worden de projectplannen die in stap 2 zijn opgesteld, uitgevoerd. Processen die ervoor zorgen dat de jurist zijn adviestaak efficiënt en op niveau kan uitvoeren, worden beschreven en geïmplementeerd. Door een legal project manager aan te wijzen vergroot je de kans dat het project tijdig, binnen budget en conform de afgesproken kwaliteitseisen wordt opgeleverd. Is de project manager een externe partij, dan zal de projectkennis uiteindelijk moeten worden overgedragen aan de organisatie. Ter afsluiting zullen de lessons learned moeten worden geïdentificeerd zodat daaruit lering kan worden getrokken en aanbevelingen kunnen worden gedaan voor toekomstige projecten.
Stap 4: Evalueren, doorvoeren van verbeteringen en herhalen.
Tot slot worden de geïmplementeerde processen geëvalueerd en wordt beoordeeld of deze nog in lijn zijn met de doelstellingen, missie, visie en strategie van de organisatie. Er wordt gemeten of de bij stap 1 vastgestelde doelen zijn bereikt en of daarmee het gewenste ambitieniveau is behaald. Verbeteringen worden doorgevoerd, waarna het hele proces weer wordt herhaald. Het cyclisch karakter van deze vier stappen garandeert dat verbetering van legal control continu onder de aandacht is. Terugkomend op het eerdere voorbeeld betekent dit dat er wordt gemeten of de doorgevoerde veranderingen daadwerkelijk hebben geleid tot een JA die minder tijd kwijt is aan reactief werk en of dit heeft bijgedragen aan een minder stressvolle werkomgeving en betere dienstverlening aan de externe klant.
Legal management is dus het gereedschap dat je nodig hebt om in legal control te komen. Daarmee nadert deze blog-trilogie de ontknoping. Het resultaat van de ‘why’ en de ‘how’ is namelijk de ‘what’. Wat dat precies inhoud zal ik de volgende keer toelichten.
