Digitale prioriteiten advocatuur: beveiliging, verdienmodel en cliëntportalen

Beveiliging, de keuze voor een verdienmodel (uurtarief of vast tarief) en cliëntportalen zijn op dit moment de grootste digitale uitdagingen van Nederlandse advocatenkantoren. Dat blijkt uit het onderzoek Benchmark Digitalisering van de Nederlandse Advocatuur in opdracht van de Lexxyn Groep onder 128 advocatenkantoren in 2020.

Delen:

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email
Digitaal werken Pixabay-703d0fe2
Foto: Pixabay

Volgens het rapport is de vaste werkplek nog lang niet uitgestorven. Een andere uitkomst is dat advocaten minder in ict investeren dan accountants.

Digitale beveiliging is topprioriteit nummer 1 voor de advocatuur, zegt marketing manager Tom Jansen van de Lexxyn Groep. “We hebben de eerste acht maanden van dit jaar evenveel cybersecurity-incidenten gehad als de drie jaar voorafgaand. Het is absoluut vereist dat werkplekken regelmatig geüpdatet worden, dat het beheer op orde is, dat je encryptie hebt op je hardware en beveiligde toegang tot dossiers. We gaan er allemaal vanuit dat iedereen hartstikke integer is, en niet in dossiers kijkt waar je niet in mag kijken, maar niets menselijks is de advocatuur vreemd.”

Toegang tot dossiers

Uit het onderzoek blijkt dat bij 48 procent van de ondervraagde kantoren alle medewerkers toegang hebben tot alle dossiers. Bij 33 procent is er wel differentiatie voor de toegang.

Tom Jansen (Lexxyn Groep)

Tom Jansen wijst erop dat vertrouwelijkheid en integriteit kernwaarden zijn van de advocatuur. “Ook daarom moeten alle aspecten van de beveiliging op orde zijn. In veel kantoren worden de dossiers nog op de centrale netwerkschijf gezet, en wordt er vanuit kennisdeling en gemak maar geen beveiliging op gezet. Dat station moeten we gepasseerd zijn, zeker als je weet hoe makkelijk het is om beveiliging te regelen. Maar mensen vinden dat vaak lastig. Ze ervaren beveiliging als een obstakel om te kunnen werken. Terwijl de toegevoegde waarde juist is dat cliënten hun stukken in vertrouwen bij de advocaat kunnen neerleggen.”

Advocatenkantoor VBTM (22 advocaten verdeeld over vestigingen in Rotterdam, Utrecht en Best) is een van de vele advocatenkantoren die de digitale ontwikkelingen op de voet volgen. Advocaat-bestuurder Pieter Kok van VBTM onderschrijft het belang van digitale beveiliging. “Bij ons staat beveiliging van het systeem hoog in het vaandel,” zegt Kok. “Omdat we drie vestigingen hebben, en dus dossiers digitaal delen, hebben we vrij vroeg het belang van cybersecurity onderkend. Ik moet bijvoorbeeld drie wachtwoorden invullen voordat ik bij stukken kan.”

Geautomatiseerd werken

Digitalisering kan ook veel consequenties hebben voor het verdienmodel van de advocaat. “Als je voor een uurtarief werkt, kun je tegen de klant zeggen dat je vier uur hebt gewerkt aan zijn dossier,” licht Jansen toe. “Maar als de advocaat dat document voor de klant dankzij geautomatiseerd werken ineens in twintig minuten kan maken, declareert de advocaat dan twintig minuten of vier uur?”

Door automatiseringssystemen, bijvoorbeeld voor tijdschrijven en documentcreatie, kunnen advocaten efficiënter en dus goedkoper werken. Uit het onderzoek van de Lexxyn Groep blijkt dat 43 procent van de kantoren de boekhouding heeft geautomatiseerd. Daarna volgen Tijdschrijven (41 procent) Document Management Systeem (38 procent), Dossierbeheer en Samenwerken (34 procent) en Document Assembly (33 procent). Maar domeinen als Business Intelligence (10 procent), Cliëntportalen (7 procent), Digitaal Identificeren (7 procent) en Digitaal Ondertekenen (13 procent) komen er nog bekaaid vanaf.

“Door automatiseren kan het kantoor toe met minder mensen, maar vaak zie je dat een kantoor zich anders gaat ontwikkelen,” verklaart Jansen. “Om de omzetstroom in stand te houden gaan kantoren voor sommige delen van het werk declareren op basis van vaste tarieven, en dat vraagt om verandering van het verdienmodel. Algemene voorwaarden en NDA’s kun je dan voor een vaste prijs wegzetten, en daarmee breng je je omzet op peil. Je kunt meer klanten helpen. En ander werk, zoals advisering, kun je wel op uurbasis declareren.”

Uurtarief omhoog

De kwaliteit omhoog brengen kan natuurlijk ook, en dan kun je je uurtarief omhoog gooien. “De vraag is wel of klanten dat begrijpen,” meent Jansen. “Sommige klanten vinden het fijn om uren in de boardroom te zitten, dan weten ze waar ze voor betalen.” Hij pleit daarom voor een gedifferentieerde manier van declareren: gestandaardiseerd of maatwerk. In hoeverre advocatenkantoren dit al doen is niet onderzocht.

Pieter Kok (VBTM Advocaten)

Advocatenkantoor VBTM doet dit al wel, zegt Pieter Kok. “Wij bieden aan vaste klanten vaste prijzen aan voor bepaalde producten. We doen veel huurrecht, en daar zie je een aantal onderwerpen vaak langskomen, zoals overlast en hennepkwekerijen. Cliënten vinden het prettig om te weten waar ze aan toe zijn met een vast tarief.”

Op vaste tarieven kan je winst of verlies maken. “Voor ons in de opdracht om dat verdienmodel goed in te richten,” zegt Kok. Daarbij speelt digitalisering een steeds grotere rol. Als je bijvoorbeeld het maken van dagvaardingen digitaliseert, scheelt dat werk, en kun je scherpere tarieven aanbieden.”

Digitaal ondertekenen

Ook de communicatie met de cliënt kan efficiënter dankzij digitale technieken. Jansen doelt daarbij op een combinatie van cliëntportalen en het digitaal ondertekenen van stukken. Uit de benchmark blijkt dat dit nog niet overal gebeurt: bij cliëntportalen in 26 procent van de gevallen en bij digitaal ondertekenen is dat 41 procent. “Men is nog vaak bezig met het ophalen van de ‘natte handtekening’. Ook worden stukken via e-mail gedeeld met alle veiligheidsrisico’s van dien,” constateert Jansen.

“Door cliëntportalen en het digitaal ondertekenen te combineren, kun je juist heel veel tijd besparen, en los je veiligheidsrisico’s op,” vervolgt Jansen. “Je hoeft geen mail uit te wisselen, niet te printen, geen handtekening op te halen, geen stukken in het juiste dossier te zetten. Het cliëntportaal regelt het allemaal voor je en de stukken zijn gewoon rechtsgeldig.”

Al zijn er natuurlijk bedrijven die van een ondertekening een mooi feestje willen maken. “Dat moet je ook zeker doen als je dat leuk vindt. Maar er zijn zat contracten die alleen een zakelijke bevestiging zijn van afspraken. Dan is digitale afhandeling voor cliënt veel fijner. En voor kantoor ook: je weet dat het stuk bij de juiste cliënt komt en dat het document met de juiste handtekening weer bij kantoor terugkomt.”

VBTM Advocaten werkt nog niet met cliëntportalen. “We weten dat cliënten dat willen, en we onderzoeken daarom de mogelijkheden,” zegt Kok. “We zien daar een toegevoegde waarde in. De cliënt kan dan op elk moment kijken wat de status van zijn dossier is, en kan ook documenten uploaden en invullen. Dat maakt de communicatie soepeler en het proces efficiënter.”

Flexplekken en thuiswerken

Uit het onderzoek blijkt ook dat de vaste werkplek nog niet is uitgestorven. Maar liefst 68 procent antwoordde in 2021 ja op de vraag of iedereen een vaste werkplek heeft. Voor een combinatie van vast en flex kiest 29 procent.

Hoewel veel medewerkers gehecht zijn aan hun vaste plekje met gezinsfotootjes en een op maat afgestelde bureaustoel, ziet Jansen, ook door corona, steeds meer een verschuiving naar flexplekken en thuiswerken. “Als bedrijven uit hun jasje zijn gegroeid, overwogen ze vroeger om te verhuizen, maar ze kunnen nu eerder ook overstappen op combinaties van vast-, flex- en  thuiswerken. Zo kun je je vierkante meters veel efficiënter gebruiken. Bedrijven moeten wel dan nieuwe hardware aanschaffen, want inpluggen en werken gaat het makkelijkst als iedereen met dezelfde hardware werkt.”

Jansen zegt dat advocatenkantoren onder druk van corona hebben gezien dat er meer kan dan ze dachten. “Veel kantoren waren al overgestapt naar werken uit de cloud, wat de overstap naar thuiswerken makkelijker maakte. Er zijn maar weinig kantoren die een eigen serverruimte en eigen it hebben. En Microsoft Teams heeft het thuiswerken ook vergemakkelijkt.”

Thuiswerken vergt wel extra alertheid op beveiliging. Dan denkt Jansen niet aan rondslingerende dossiers, want veel dossiervorming is al digitaal. De thuiswerker kan immers gewoon gebruikmaken van de veiligheidsmaatregelen van het kantoor. Een punt is wel dat niet iedereen thuis de luxe heeft om in een aparte ruimte te werken. Jansen: “Het kantoor moet zorgen dat randvoorwaarden in orde zijn. Daarnaast is vertrouwelijkheid van gegevens een eigen verantwoordelijkheid.”

Bij VBTM Advocaten wordt er nu vanwege corona vooral thuisgewerkt. “We hadden vroeger vaste werkplekken,” vertelt Kok. “Toen we overgingen naar digitaliseren, zijn we meer gaan flexwerken.” De pc’s werden vervangen door Microsoft Surface-laptopjes, die je overal kunt neerzetten. “Toen corona uitbrak, waren we goed voorbereid en hoefden we de hardware niet aan te passen voor thuiswerken.”

Het thuiswerken wordt omarmd, maar Kok ziet bij veel collega’s ook de behoefte om elkaar op kantoor te zien. “Het praatje bij het koffieapparaat is ook werken, ook omdat dit kan leiden tot nuttige tips voor de aanpak van een zaak.”

Advocatenkantoren spenderen krap 4 procent van hun jaaromzet aan ict, wat minder is dan een vergelijkbare sector als accountancy (6,7 procent). Uiteindelijk zegt 20 procent dat ze wel willen verhogen.

Laptops niet aan te slepen

Jansen wijst erop dat hierbij is gevraagd naar investeringen in 2020. “In dat jaar hebben kantoren veel investeringen moeten doen om thuiswerken door corona mogelijk te maken. De laptops waren bij ons niet aan te slepen.”

“Of advocaten genoeg investeren in ict, daar kun je over twisten,” meent Jansen. “Vaak weten ze ook niet wat genoeg is, omdat een doelstelling en een strategie ontbreken. Wij willen kantoren daarvoor handvatten geven, door te kijken naar de resultaten in vergelijking met de markt. Op basis van de omvang van het kantoor en het overzicht van de werkprocessen kun je verbeteringen doorvoeren.”

Jansen zegt dat de belangstelling voor ict onder meer afhangt van de kantoorgrootte, waarbij het omslagpunt ligt op 30 of 40 advocaten. “Dan zijn er kantoordirecteuren en office managers met ict in hun portefeuille, en komt ict steeds hoger op de agenda.”

De meeste ict-vragen die Lexxyn krijgt uit de advocatuur gaan over efficiënt werken op afstand: “Hoe zorg je dat iedereen aangesloten blijft, en goed kan samenwerken?” En advocaten vragen zich ook af: “Wat nou als we straks weer naar kantoor gaan?” Veel kantoren hebben gemerkt dat werken op afstand prettig is, maar kantoren zijn er niet op ingericht. Jansen: “Dat vraagt aanpassingen. We krijgen dus veel vragen van kantoren om makkelijker te werken op kantoor, thuis en bij de cliënt. Die ervaring moet overal hetzelfde zijn.”

Het onderzoek onder 128 respondenten over het jaar 2020 is in maart en april 2021 uitgevoerd door Ellen Chatsjatoeroeva in het kader van haar afstudeerstage aan de Hogeschool van Amsterdam. De kleinste respondent: 1 advocaat, nul ondersteuners. De grootste: 130 advocaten, 70 ondersteuners. Lexxyn richt zich vooral op kantoren tussen de 5 en de 60 medewerkers. Het bedrijf zegt dat de resultaten een redelijke dwarsdoorsnede weergeven van de doelgroep.

Met dit onderzoek wil Lexxyn Groep een referentiekader scheppen voor kantoren die hun digitaliseringsprocessen willen verbeteren. Lexxyn Groep is een samenwerkingsverband tussen CloudConcept, Epona Legal, Helder Telecom & ICT, Clip Consultants, ICT Concept en NextLegal.

Lees meer over:

Meer weten over deze organisatie(s)?

Delen:

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email

Het belangrijkste nieuws wekelijks in uw inbox?

Abonneer u op de Mr. nieuwsbrief: elke dinsdag rond de lunch een update van het nieuws van de afgelopen week, de laatste loopbaanwijzigingen en de recentste vacatures. Meld u direct aan en ontvang elke dinsdag de Mr. nieuwsbrief.

Over Mr.

Mr. is hét platform voor juristen. Mr. bericht over actuele zaken in de juridische wereld en belicht en becommentarieert deze vanuit een onafhankelijke positie. Mr. richt zich op alle in Nederland actieve juristen en WO-rechtenstudenten..

Volg MR. op social media

Service menu

Contactgegevens

Uitgeverij Mr. bv
Paul Krugerkade 45
2021 BN Haarlem
Uitgever: Charley Beerman
E-mail: beerman@mr-magazine.nl

Scroll naar top