Aanbestedingsrecht laat zich veelal kenmerken door formalisme. Fouten of omissies in een inschrijving kunnen bijvoorbeeld stevig worden afgestraft, en leiden in sommige gevallen zelfs tot terzijdelegging of uitsluiting. Zo ook in een geval waarover de rechtbank Midden-Nederland moest oordelen.
In deze zaak staat een Europese aanbesteding van diverse Gelderse en Utrechtse gemeenten centraal voor de inkoop van Loonwaardebepaling regio Foodvalley 2023-2026. Bij de inschrijving heeft een inschrijver het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) ingediend zonder dat dit document was ondertekend. Het UEA is een belangrijk document in een aanbesteding. Hierin verklaart de inschrijver onder meer of er uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn en dat aan de gestelde geschiktheidseisen wordt voldaan. Het niet ondertekenen van het UEA is een gebrek in de inschrijving dat in dit geval door de aanbestedende dienst wordt afgestraft met uitsluiting. De inschrijver komt op tegen deze uitsluiting en vindt (onder meer) dat het geconstateerde gebrek voor herstel vatbaar is, en dat hij alsnog de kans moet krijgen om een ondertekend UEA in te dienen.
Uitgangspunt in het aanbestedingsrecht is dat inschrijvers hun inschrijving in principe niet meer mogen aanpassen nadat deze is ingediend. Dit uitgangspunt vloeit voort uit het gelijkheidsbeginsel en het transparantiebeginsel, en geldt onder meer om te voorkomen dat er op enige manier onderhandelingen tussen een inschrijver en aanbestedende dienst worden gevoerd. Het Europese Hof van Justitie heeft echter een uitzondering geformuleerd. Onder omstandigheden kunnen inschrijvingen namelijk gericht worden verbeterd of aangevuld, met name omdat deze klaarblijkelijk een eenvoudige precisering behoeven, of om kennelijke materiële fouten recht te zetten. Een dergelijke aanvulling, verbetering of precisering moet in de regel worden gebaseerd op gegevens waarvan objectief kan worden vastgesteld dat deze dateren van voor het einde van de inschrijftermijn (zie HvJ EU 10 oktober, 2013 C‑336/12 (Manova), r.o. 31 e.v.).
De voorzieningenrechter stelt voorop dat het ontbreken van de handtekening onder de UEA in dit geval niet als uitsluitingsgrond is opgenomen in de aanbestedingsstukken. Als dat wel het geval zou zijn geweest, dan zou er hoe dan ook geen enkele ruimte voor herstel bestaan.
De voorzieningenrechter oordeelt vervolgens dat in deze kwestie sprake is van een vergissing waardoor herstel kan worden toegelaten. Hiervoor acht hij twee omstandigheden doorslaggevend. Ten eerste was de inschrijver kennelijk in staat om aan te tonen dat hij op het moment van de inschrijving al over een ondertekende versie van het UEA beschikte, maar dat hij per ongeluk een niet-ondertekend exemplaar had ingediend. Ten tweede zou het alsnog indienen van de ondertekende UEA geen enkele inhoudelijk wijziging van de inschrijving tot gevolg hebben. De voorzieningenrechter oordeelt dat het onder deze omstandigheden niet voor de hand ligt dat de inschrijver bedoeld heeft een niet-ondertekend UEA in te dienen.
De voorzieningenrechter veroordeelt de aanbestedende dienst tot het alsnog beoordelen van de inschrijving.
Wat ons betreft was dit de enige juiste uitkomst in deze procedure en is het een mooi voorbeeld van een zaak waarin kleine fouten van een inschrijver niet nodeloos afgestraft worden. Het vonnis herinnert de aanbestedende diensten er bovendien aan dat, indien zij discussies als de onderhavige zouden willen vermijden, in de aanbestedingsdocumenten strengere bepalingen opgenomen kunnen worden inzake ontbrekende informatie die onherroepelijk tot uitsluiting leidt. Maar goed, dan is de aanbestedende dienst dus zelf ook aan handen en voeten gebonden.
