Voor advocatenkantoor CMS zal de invloed van de coronapandemie van blijvende, zichtbare betekenis zijn. Op het moment zit het kantoor middenin een verhuizing: de Utrechtse en Amsterdamse vestiging worden samengevoegd. Het kantoor aan de Zuidas wordt daarmee de centrale ontmoetingsplek. De gedwongen overschakeling op hybride werken heeft de verhuisplannen in een stroomversnelling gebracht, vertelt Marcel Abbringh, Chief Operating Officer (COO). “De discussie in kantoorland was er natuurlijk al veel langer: wat is modern werken?” Maar de advocatuur, merkte hij, heeft als sector de neiging lang vast te houden aan het traditionele werken op papier. “Aan het eind van het eerste coronajaar hebben we geconstateerd dat er ook een aantal voordelen kleeft aan thuiswerken. Toen hebben we gedacht: als we nu toch gaan samenvoegen, kunnen we dan niet een combinatie vinden waarin we gedeeltelijk thuiswerken en gedeeltelijk op kantoor?”
Het verbouwde Amsterdamse kantoor is hierop aangepast, zodat er flexibeler gebruikgemaakt kan worden van de ruimte. Zo is de vaste werkplek afgeschaft: op de dagen waarop de een thuiswerkt, maakt een ander gebruik van diens bureau. Dit draagt er als bijkomend voordeel aan bij dat het ‘clean desk-principe’ wordt nageleefd. Er komt een app om een plaats te reserveren én te zien wie van de collega’s zoal aanwezig is. Ook is er een hele reeks concentratieplekken gebouwd, waar werknemers zich even kunnen afzonderen om zonder afleiding te werken.
Controle uit handen
Bij incasso- en gerechtsdeurwaarder GGN werd voorafgaand aan de lockdown al geëxperimenteerd met hybride werken. CEO John Nootenboom was er niet direct een voorstander van, moet hij bekennen. De stijl van leidinggeven op het kantoor is meer gericht op controle, waarop je nu eenmaal concessies moet doen wanneer vanuit huis wordt gewerkt. Maar met de coronacrisis als accelerator moest het bedrijf, net als iedereen, overstag. Voor een beroepsgroep die doorgaans thuis nóch op kantoor werkt – de deurwaarders –, was de anderhalvemeterregel best een belemmerende factor. Gedurende de pandemie konden zij niet bij mensen binnenkomen, wat inmiddels wel weer het geval is. Voor het overige werk waren er online alternatieven. Toch zijn niet alle digitale hulpmiddelen waarop werkend Nederland gedurende de lockdown was aangewezen, blijvertjes gebleken. Bedrijfspresentaties via Teams, Zoom of 3CX; alles heeft GGN uitgeprobeerd, maar vaak pakte het suboptimaal uit, ervoer Nootenboom. “Het gaat immers om het echte contact en de echte verbinding met elkaar.” Met wat creativiteit kom je evenwel een heel eind. Afgelopen jaar werd de bedrijfspresentatie opgenomen als een talkshow (à la RTL Z) in een professionele studio met een professionele presentator. “Mensen konden via de livestream direct vragen stellen en aan het einde meedoen met een quiz. Dat werkte zeer goed.”
Toen het weer mogelijk werd om op locatie te werken, waren ze ook bij GGN van plan te werken met een systeem om werkplekken te kunnen reserveren, om zo mensen te stimuleren naar kantoor te komen. Hiervan werd echter maar weinig gebruikgemaakt. “Mensen waren zo gewend aan thuiswerken dat ze niet echt stonden te trappelen om dagelijks terug naar kantoor te komen. Het resultaat is dat we nu een behoorlijke overcapaciteit aan kantoorruimte hebben.”
Videozittingen
Ook een eeuwenoud orgaan als de Raad van State – die in 1531 werd opgericht – moest zich aanpassen aan digitale werkvormen. In 2020 werd begonnen met de mogelijkheid om via een videoverbinding deel te nemen aan rechtszittingen, en vooral vorig jaar werd daar veel gebruik van gemaakt. “De geplande zittingen van de Afdeling bestuursrechtspraak konden in 2021 zo gelukkig doorgaan”, aldus voorlichter Marijn van Bronkhorst.
De wekelijkse vergaderingen van de Afdeling advisering op de woensdagmiddag vonden in 2021 meestal digitaal, en soms op anderhalve meter plaats. Daar ging het vaak ook inhoudelijk over de gezondheidscrisis. “Zo moest de Afdeling advisering, vaak met spoed, adviseren over tijdelijke wetgeving om de verspreiding van het coronavirus in te dammen en de gevolgen daarvan te beperken.” In 2021 werden liefst 46 aan de coronapandemie gerelateerde vraagstukken voor advies voorgelegd.
Verantwoordelijkheid
Bij advocaten- en notarissenkantoor Ploum heeft de pandemie twee dingen heel duidelijk gemaakt: “Je hóéft niet fysiek bij elkaar te komen voor elk overleg. Online is er ontzettend veel mogelijk. Daarnaast hebben medewerkers bewezen prima zelfstandig te kunnen werken en die verantwoordelijkheid ook te nemen”, zegt Marieke van Tiggelen, manager marketing, communicatie en business development. Meteen vanaf de eerste ‘intelligente lockdown’ in maart 2020 gingen de deuren van het Rotterdamse kantoor dicht en is bijna iedereen vanuit huis gaan werken.
Een kleine terugval kon niet worden voorkomen na het vervallen van het laatste thuiswerkadvies – in eerste instantie werd de deur weer platgelopen. Logisch, vindt, Van Tiggelen: “Mensen waren na een behoorlijk lange periode thuis weer op zoek naar balans.” Die piek zwakte vervolgens snel weer af. Inmiddels is er, met ruim twee jaar ervaring, een vertrouwde werkmodus ontstaan. “Thuiswerken is bij ons blijvend. De fase van uitproberen is min of meer voorbij.”
Drie dagen kantoor, twee thuis
CMS gaat een vaste verhouding hanteren: drie dagen op kantoor, twee thuis. “Dat is niet een keiharde wet”, zegt Abbringh, “maar wel de stelregel. Omdat je op die manier van beide werkvormen de voordelen plukt.” Een dergelijke verhouding vaststellen blijft natuurlijk altijd arbitrair, maar volgens hem is het een redelijk midden. Van streng handhaven zal overigens geen sprake zijn wanneer iemand het gezicht wat langer niet vertoont. “Daar gaan we niet met een opgeheven vingertje op af, maar we gaan het gesprek aan als dat nodig is. We geloven dat mensen verstandige wezens zijn en het beste voor hebben met hun collega’s en het werk dat ze doen.”
GGN-werknemers mogen nu zelf bepalen – in overleg met de leidinggevende – of ze willen thuiswerken of niet, zij het tot een maximum van vijftig procent. Volgens Nootenboom is het namelijk een belangrijk aandachtspunt om de binding en onderlinge samenwerking op peil te houden. “Het gevaar van versnipperde teams ligt bij te veel thuiswerken op de loer.” Gelukkig verloopt dit in praktijk vrijwel probleemloos. “Een belangrijke les voor ons is geweest dat medewerkers zeer flexibel zijn, meedenken en ook dat hybride werken een mooie oplossing is, maar niet voor iedereen.”
Juiste balans
Bij de Raad van State heeft het nieuwe werken zijn definitieve vorm nog niet bereikt. Hier gunt men zich de tijd om uit te vinden wat de meest optimale balans is tussen werken vanuit huis en werken op de Raad, vertelt Van Bronkhorst. “Daar geldt nog geen norm voor.” Zij ziet dat de mogelijkheden ook erg verschillen per functie. De staatsraden en juristen van de Afdeling bestuursrechtspraak houden hun zittingen vanuit het gebouw van de Raad van State aan de Kneuterdijk, en zijn dan dus fysiek aanwezig; ook bij videozittingen. De Afdeling advisering stelt de adviezen in een wekelijkse vergadering fysiek vast. En dan is er natuurlijk een categorie personeel die kantoorgebonden werkzaamheden verricht, zoals receptiemedewerkers, zittingsbodes, beveiliging en IT-personeel. “Maar er zijn ook veel digitale en hybride overleggen.”
Niet alleen de aard van de functie doet ertoe, maar ook persoonlijke voorkeur. “Voor een aantal medewerkers was het een verademing dat ze weer naar kantoor konden komen, andere medewerkers zijn, in overleg, op zoek naar de juiste balans.” Vooral nieuwe medewerkers hebben veel baat bij aanwezigheid op kantoor. Er werd al gewerkt met introductieprogramma’s, maar uit de afgelopen periode is de les getrokken dat het extra belangrijk is stil te staan bij het inwerken van nieuwe aanwas. Van Bronkhorst: “We koppelen nieuwe medewerkers nu nadrukkelijker aan iemand met ervaring en zorgen dat er ook oog is voor de ‘zachte’ kant en het teamgevoel.”
Koffiezetapparaat
Bij Ploum geldt geen presentieminimum. Uitgangspunt is dat het kantoor thuiswerken ondersteunt en de mogelijkheden om thuis te werken tot op zekere hoogte faciliteert. Wel worden afspraken gemaakt binnen sectie, team of afdeling – en blijven bepaalde zaken fysiek plaatsvinden, zoals opleiden en begeleiden, afnemen van sollicitatiegesprekken, printen en kopiëren. “Maar in de praktijk zien wij dat mensen naar kantoor komen voor veel meer dan dat. We zoeken allemaal toch ook naar verbinding en toevallige ontmoetingen bij het koffiezetapparaat”, aldus Van Tiggelen.
Dat het bij thuiswerken, zeker waar het nieuwkomers betreft, een extra uitdaging is om een saamhorigheidsgevoel te creëren, herkent zij. “Elkaar minder zien betekent per definitie dat je minder van elkaar weet.” Om toch de binding met elkaar te behouden, worden werknemers aangespoord samen op te trekken: “Zoek elkaar op, ga met elkaar wandelen tijdens je pauze, eet niet alleen achter je bureau maar kom bij ons op de vierde verdieping samen lunchen.” Het zijn dit soort kleine dingen die de bedrijfscultuur maken of breken, en daarmee het succes van de onderneming. “Het ontbreken van dit contact kan leiden tot een emotionele loskoppeling van de organisatie, en dat kan zaken als stress, een geïsoleerd gevoel of minder creativiteit tot gevolg hebben.”
Creativiteit en cohesie
Abbringh zag eveneens dat de lockdown een wissel trok op werknemers, al leed de kwaliteit van het werk er niet per se onder. “In eerste instantie ging dat best goed. Mensen pasten zich aan, zetten de schouders eronder.” Op termijn werd desalniettemin zichtbaar wat de lockdown betekende voor teamspirit en kennisoverdracht. “Als je creativiteit wilt laten bloeien, wilt zorgen dat de cohesie van het team in stand blijft, dan is het onmisbaar dat je elkaar ziet.” Hoe langer de mensen thuis waren, des te zichtbaarder werden de negatieve aspecten, nam de COO waar. Daarom is het nu balanceren. Zijn belangrijkste les is dat je gedeeltelijk thuis kúnt werken en dat mensen dat ook fijn vinden, maar slechts tot op zekere hoogte. “Geen van beide is ideaal, maar de combinatie is juist heel goed.”
Flexibiliteit
Van Bronkhorst kan het beamen. “De belangrijkste les voor ons is dat veel op afstand kan zonder aan (juridische) kwaliteit in te boeten, maar dat sommige zittingen en vergaderingen beter fysiek kunnen plaatsvinden. We hebben geleerd dat bij de Raad van State hybride samenwerkingsvormen – deels online, deels op locatie aanwezig – goed mogelijk zijn.” Dit draagt bij aan de sociale samenhang, en zorgt tegelijkertijd voor flexibiliteit.
Van dat laatste aspect plukt ook Ploum zeker de vruchten. De standaardkantoortijden waarbinnen mensen bereik- en beschikbaar moeten zijn, blijven onverkort gelden, maar zijn qua praktische invulling wat meer fluïde geworden. “Je hoeft niet vrij te nemen als de loodgieter langskomt”, noemt Van Tiggelen als voordeel. In overleg is er heel veel mogelijk. “Grenzen zijn minder hard geworden, maar verantwoordelijkheid en redelijkheid zijn toegenomen.”
Oog voor elkaar
Maar misschien nog wel de aller-, allerbelangrijkste les is volgens Van Tiggelen de volgende: je hebt elkaar nodig. Na de lockdown was te merken dat men elkaar gewoon heel erg had gemist. “De eerste periode en dagen dat je weer op kantoor was, kwam je bij wijze van spreken niet aan werken toe omdat je de hele dag bezig was om weer verbinding te zoeken, op een heel natuurlijke manier.” Op dit moment worden er dan ook meer dan ooit borrels en uitjes georganiseerd om onthechting te voorkomen. Ook CMS heeft de frequentie van sociale activiteiten voor nu wat opgekrikt.
GGN wacht nog even met het inhalen van gemiste gezelligheid, gelet op de aard van de dienstverlening in het licht van de maatschappelijke omstandigheden. “Wij vinden het op dit moment niet heel gepast om te feesten, gezien de toenemende schuldenproblematiek bij mensen”, legt Nootenboom uit. Wel worden medewerkers regelmatig verrast met een kleinigheidje. “Een attentie om te laten blijken dat we aan ze denken en dat we ze waarderen.” In dat opzicht verschilt het nieuwe werken niet van het oude: hoe je het ook vormgeeft, doe het met oog voor elkaar.
