De eerste stap om te komen tot een succesvol meetprogramma is jezelf de vraag te stellen wat je wilt meten. Deze vraag heb ik in mijn vorige blog post behandeld. Een juridische afdeling bijvoorbeeld, zou naar mijn mening niet alleen de kosten moeten (willen) meten, maar haar volledige bijdrage aan de strategische doelstellingen. Daarmee maakt het de toegevoegde waarde van legal kwantificeerbaar en dat zal haar positie binnen de organisatie versterken. Door eerst de strategische doelen om te zetten in operationele doelen en deze vervolgens te vertalen naar concrete resultaten, kunnen doeltreffende key performance indicators (KPI’s) worden vastgesteld die de juiste prestaties meten.
Maar met een mooie set KPI’s ben je er nog niet, het echte werk begint dan pas. Want hoe implementeer je een meetprogramma waar ook de cijfermatig minder bekwame jurist direct mee aan de slag kan? Hieronder wat praktische tips & tricks die daarbij kunnen helpen:
1. Stel een formeel meetprogramma op
Zolang KPI’s ‘erbij’ worden gedaan door die ene jurist die toevallig affiniteit heeft met cijfertjes, zal dit nooit het gewenste resultaat opleveren. Stel een formeel meetprogramma op waarin onder andere:
- korte, middellange en lange termijn doelen van het meetprogramma zijn opgenomen (van het simpelweg verzamelen van data op de korte termijn tot het gebruik van geanalyseerde data als basis voor toekomstige prognoses op de lange termijn);
- is vastgelegd in een rapportageplan op welke wijze, hoe vaak, door wie en met wie welke data wordt gedeeld;
- is beschreven wie verantwoordelijk is voor het verzamelen, interpreteren en analyseren van de verkregen data;
- is vastgelegd op welke wijze data wordt verzameld. Inventariseer welke data makkelijk beschikbaar is via IT systemen (bijvoorbeeld contract- of documentmanagement systemen) en ontwikkel mechanismen als de benodigde data nog niet systematisch wordt verzameld;
- procedures zijn opgenomen om goede kwaliteit van de data te waarborgen (bijvoorbeeld zo min mogelijk handmatig data verwerken om fouten te voorkomen)
- een trainingsplan is opgenomen dat voorziet in behandeling van alle aspecten van het meten (rapportage, analyse, verzamelen etc).
2. Begin klein en simpel
Geen enkel meetprogramma zal meteen perfect zijn. Het is een proces dat continu moet worden bijgesteld. Begin gewoon, maar begin wel klein en hou het simpel. Start met het benoemen van de twee belangrijkste doelstellingen en benoem per doelstelling maximaal twee resultaten die je wilt bereiken. Koppel vervolgens aan deze resultaten maximaal twee KPI’s. Dit betekent dat je start met minimaal vier en maximaal acht KPI’s. Verwacht niet dat deze KPI’s meteen perfect geformuleerd zullen zijn of dat je direct in staat bent de juiste data te verzamelen. Het belangrijkste is dat je start en gaandeweg merk je vanzelf waar moet worden bijgestuurd. Realiseer dat de uitkomst in het begin wellicht niet altijd betrouwbaar is en wees daarom terughoudend in de communicatie daarvan naar mensen die niet actief betrokken zijn bij het meetprogramma.
3. Wees creatief
Soms is het niet mogelijk om een resultaat te meten of is de investering die gemaakt moet worden om de relevante data te verzamelen buiten proporties. Wees in dat geval creatief. Indirect kan soms inzicht worden verkregen in iets wat niet direct meetbaar is. Een goed voorbeeld is risicomanagement. Stel dat betere beheersing van de juridische risico’s het doel is. Hoe maak je nu inzichtelijk dat de risico’s daadwerkelijk beter worden beheerst? Een niet verwezenlijkt risico is niet zichtbaar, laat staan meetbaar. In dat geval kan je je bijvoorbeeld concentreren op de initiatieven die zijn genomen om de risico’s te beheersen en KPI’s vaststellen die meten in hoeverre die initiatieven resultaten opleveren (b.v. naleving van procedures ter voorkoming van risico’s).
4. Creëer draagvlak
De grootste uitdaging is de implementatie van het meetprogramma. Daarvoor is draagvlak nodig. Vernieuwen betekent veranderen en daar is niet iedereen blij mee. Zorg dat iedereen die een rol speelt bij het meetprogramma weet wat het uiteindelijke voordeel is, zowel voor hem persoonlijk als voor de organisatie. Hoe beter je in staat bent deze voordelen te laten zien, hoe minder weerstand je zal ondervinden bij de realisatie van het programma. Deel de voortgang met iedereen, ook degenen die zijdelings betrokken zijn, en laat hen meevieren als er een winst(je) is geboekt. Zo blijft het hele team gemotiveerd.
5. Evalueer
Stel jaarlijkse evaluatiemomenten vast. Als het meetprogramma net operationeel is kan het verstandig zijn meer evaluatiemomenten in te bouwen zodat tijdig kan worden bijgestuurd mocht dat nodig zijn. Evalueer niet alleen de KPI’s, maar ook het meetproces zelf en stel best practices op.
6. Tot slot: wees geduldig
Een meetprogramma zal niet binnen een paar weken operationeel zijn, laat staan renderen. Voordat voldoende data is verwerkt op grond waarvan betrouwbare conclusies kunnen worden getrokken en aan de hand waarvan gericht kan worden bijgestuurd, ben je al snel een (paar) jaar verder. Wees dus realistisch bij het plannen en het stellen van doelen.