Met titels als The Future of Law en The End of Lawyers? speculeert de Britse IT-goeroe Richard Susskind al sinds de late jaren tachtig over de manier waarop informatietechnologie het werk van juristen kan veranderen, door dit voor een groot deel over te nemen. Dat het zo’n vaart niet loopt, bewijst de carrière die de auteur er al tientallen jaren aan overhoudt. Want als we het over legal tech hebben, bestaat vaak de neiging te blijven hangen in de toekomst: welke mogelijkheden biedt de toepassing van technologie voor de jurist c.q. advocaat van morgen? Dergelijke vergezichten staan garant voor interessante gespreksstof, maar voor de professional van vandaag is even relevant hoe techniek de juridische wereld de afgelopen decennia blijvend heeft veranderd. Tijd voor een blik op heden en verleden.
Uren schrijven
Iemand die als geen ander de adaptie van innovatie door juristen van dichtbij heeft gezien, is Jeroen Zweers. De oprichter van legal innovation agency NOUN en medegrondlegger van de European Legal Tech Association heeft meer dan vijftien jaar ervaring op dit gebied, hiervoor onder meer als innovatiedirecteur bij Kennedy Van der Laan. Enigszins gedesillusioneerd – “ik heb opgegeven de advocatuur van binnenuit te veranderen” – maar met een rotsvast geloof in wat de techniek vermag, adviseert hij nu zelfstandig uiteenlopende cliënten. Naast advocatenkantoren zijn dat onder meer bedrijfsjuridische afdelingen, uitgevers en startups, maar bijvoorbeeld ook de Orde van Vlaamse Balies (de NOvA bij de zuiderburen). Het enthousiasme waarmee technologie wordt onthaald, is niet overal in de juridische sector gelijk, weet Zweers. In de commerciële advocatuur gaat dat bijvoorbeeld beduidend minder snel dan in het bedrijfsleven. Een veel positievere grondhouding trof hij ook in de sociale advocatuur aan, waar met zijn hulp een begin is gemaakt met het incorporeren van meer technologie. “Die staan veel meer open voor efficiëntie.”
Dit in tegenstelling tot de grote advocatenkantoren, waar het verdienmodel tenslotte is gebaseerd op uren schrijven. Hier proeft hij huiver om techniek volledig te omarmen, omdat men vreest “een deel van de eigen praktijk te kannibaliseren.” Het uurtje-factuurtje zit echte verandering in de weg. Niettemin ziet Zweers het kantelpunt aankomen. Tijdens de coronaperiode draaiden de kantoren recordwinsten, maar inmiddels treedt stagnatie op. Hij wijst op de Verenigde Staten, waar nu kwartaal op kwartaal verlies wordt gedraaid. Tel daarbij de huidige arbeidsmarktkrapte op, en de prikkel om te vernieuwen dringt zich ook in Nederland weldra op. “Ze zullen wel moeten.”
Status quo
Dat advocaten niet als eerste in de rij staan om te innoveren, kan Bas Boris Visser beamen. Hij is partner bij Clifford Chance Amsterdam en Global Head of Innovation and Business Change bij het internationale advocatenkantoor. “Advocaten zitten in de top vijf van meest cynische en sceptische mensen in de wereld”, zegt hij met een knipoog. “Ze houden van de status quo. Waarom zou je iets veranderen dat best goed lijkt te werken? En een businessmodel waarbij je mensen meer beloont naarmate ze meer declarabele uren schrijven is geen incentive om te innoveren.”
Desondanks profileert Clifford Chance zich als voorloper op dit gebied, en bracht onlangs nog het rapport Defining tomorrow’s legal function through its relationships uit. Ja, daarin is het gehalte stippen aan de horizon behoorlijk hoog, maar tegelijkertijd wordt de echte winst vandaag geboekt. “Wij geloven dat het kantoor dat efficiëntere werkvormen succesvol weet te implementeren – zonder in te leveren op de kwaliteit van de dienstverlening – een groot concurrentievoordeel zal behalen.” En daar plukken ze de vruchten van. Door processen efficiënter in te steken, onder meer met legal tech, geeft Visser aan de omzet van het kantoor harder te hebben zien groeien in verhouding tot het aantal fte’s. Ook de personele bezetting is een indicatie van veranderende tijden: er zijn allerlei nieuwe functies ontstaan zoals data science analysts, legal tech advisors en continuous improvement experts. “Daardoor is er een veel grotere variatie aan rollen dan in de traditionele setting.” Prettige bijkomstigheid: moderniteit als visitekaartje verkoopt. Het team van Visser won al verschillende prijzen op innovatiegebied.
Later dan voorspeld
Zo zijn er meer spelers op de markt die het conservatieve imago van de advocatuur proberen te doorbreken. Van Benthem & Keulen ontwikkelde al jaren geleden technologische tools voor relaties waarmee twee keer de ICT-prijs Computable Award werd gewonnen. Johan Koggink, directeur bij Van Benthem & Keulen, heeft zelf meegemaakt hoe de vooruitgang het dagelijkse werk van advocaten heeft vereenvoudigd. Wanneer je nu rondkijkt op een gemiddeld kantoor, is er onder de streep vrij veel veranderd. Dat is van grotere waarde dan dat wat er mogelijkerwijs nog komen gaat. “Je kunt heel veel bespiegelingen houden over de toekomst, en die zijn ook mooi, maar je moet altijd maar kijken of ze uitkomen. En áls dat gebeurt, is het vaak wat later dan voorspeld.”
Samenwerken in de cloud, automatische sjablonen voor huisstijldocumenten, en natuurlijk de elektronische handtekening: een variëteit aan groter en kleiner vernuft heeft een efficiëntere tijdsbesteding gebracht en orde geschapen in het papieren oerwoud tot welk een kantoor kan verworden. Ook dat heeft Koggink ten goede zien veranderen: toen de e-mail destijds zijn intrede deed – misschien historisch wel de belangrijkste technologische ontwikkeling van allemaal – kon de communicatie veel sneller verlopen. En met behulp van een documentmanagementsysteem kon een digitaal dossier worden opgebouwd. Digitaal is alles completer, toegankelijker en overzichtelijker. Aldus wordt het dagelijkse werk stap voor stap een stukje makkelijker gemaakt, in een steeds complexer wordende wereld.
Transformatie
“Soms moet je een stapje terug doen, om een sprong te kunnen maken”, is het motto van James van de Merbel. Hij is de auteur van Hét managementboek voor Digitale Transformatie en sinds kort hoofd digitale transformatie & IT bij het Amsterdamse advocatenkantoor Lexence. Een nieuwkomer in de juridische wereld, maar zeker niet in de digitalisering: de afgelopen veertien jaar was hij werkzaam in de contructiewereld, en deze ervaring brengt hij mee naar zijn nieuwe werkveld. De ‘lessons learned’ vanuit deze totaal andere sector bieden hem een vernieuwende kijk op bestaande bedrijfsmodellen. Want hoewel de inhoud verschilt, zijn de uitdagingen op het gebied van veranderingen universeel: “Het is en blijft overal mensenwerk.”
In de bouw is, vanwege het sterk internationale karakter, de overgang naar informatieopslag in de cloud al een stuk eerder op gang gekomen. “Men kon het zich immers niet veroorloven om in een situatie van bijvoorbeeld het uitbreken van een oorlog, met een harde schijf vol data het land uit te moeten vluchten.” Ook Van de Merbel heeft de advocatuur niet leren kennen als kartrekker op dit gebied. Daar was hij op voorbereid, want het niveau waarop een sector zich bevindt binnen de digitale transformatie, is overal weer anders. En dat is ook juist wat zijn werk zo interessant maakt. “Waar advocaten en notarissen zich kunnen richten op hun eigen vakgebied, mag ik mij bezighouden met het grotere plaatje.”
Opgeblazen verwachtingen
Het ‘stapje terug, sprong vooruit’-principe dat voorafgaat aan duurzame verandering gaat de collectieve concentratiespanne vaak te boven. Het proces tussen initieel enthousiasme en de uiteindelijke implementatie laat zich illustreren door de Gartner Hype Cycle, geïntroduceerd door het Amerikaanse onderzoeks- en adviesbureau Gartner. Een technologiehype begint veelal met een ‘trigger’, belandt na een piek van opgeblazen verwachtingen in een dal van desillusie, waarna het opwaartse pad van verlichting kan beginnen, dat uitloopt op een productiviteitsplateau. Op dit moment van concrete toepassing is de publieke aandacht inmiddels verslapt, maar kan het echte werk juist beginnen.
Koggink kent het gevoel meegesleept te worden in een te vroege piek, door een product te huren dat nog niet tot volle wasdom is gekomen. “Ik heb me weleens laten verleiden door een prachtige presentatie, maar dan word je uiteindelijk toch teleurgesteld.”
Zo spreekt de toepassing van artificiële intelligentie in de rechtspraktijk al decennia tot de verbeelding. Zouden geautomatiseerde beslismodellen de menselijke tussenkomst van rechters en advocaten niet geheel overbodig kunnen maken? Daarover wordt door Susskind c.s. al sinds voor de eeuwwisseling gespeculeerd, maar zo’n vaart loopt het in realiteit niet. Daadwerkelijke praktische toepassing van AI voor juridisch gebruik bestaat nog maar zo’n anderhalf jaar, vertelt Zweers. Wel gaat het hard nu. Er bestaat software om standaardcontracten met veel volume te analyseren, waarmee klussen die handmatig weken zouden kosten, worden afgehandeld in enkele minuten. Juridische zoekmachines kunnen met slimme zoektechnologie actief informatie voordragen op basis van je eerdere zoekgeschiedenis. Maar ook volgens Bas Boris Visser is het productiviteitsplatform nog lang niet bereikt. “Over het algemeen is het gebruik van AI nog beperkt, als je kijkt naar de mogelijkheden.”
Concrete behoefte
Nog zo’n voorbeeld van een hype die misschien te snel kwam: blockchain. Slechts enkele jaren geleden werd de gedecentraliseerde informatiedatabase onthaald als het Volgende Grote Ding met eindeloze mogelijkheden en kansen, ook voor juridische dienstverleners en instituten, van het notariaat tot het Kadaster. Nu de eerste fase van opwinding voorbij is, wordt in de relatieve luwte de weg omhoog weer afgelegd, zegt Visser. “Er wordt wellicht minder over geschreven en de toepassingen gaan niet zo snel als een aantal jaar geleden werd voorspeld. Meer op de achtergrond wordt er echter wel degelijk druk gewerkt aan toepassingen.” Hij verwacht dat de focus daarbij in eerste instantie weliswaar vooral zal liggen op administratieve processen, maar dat de ontwikkeling nog steeds zeer relevant is.
Het zijn, zo blijkt, de kleine stapjes die de mensheid verder brengen. Een voorbeeld van een bescheiden innovatie is de VBK Transitie App, waarvoor Van Benthem & Keulen een aantal jaar geleden voor het eerst de Computable Award in ontvangst mocht nemen. Met de gratis downloadbare telefoonapplicatie kunnen transitievergoedingen bij het ontslaan van werknemers worden berekend. Koggink: “Is dat revolutionair? Nee, maar het voorziet wel in een concrete behoefte. En daar maak je mensen blij mee.” Hij vergelijkt het met de mobiele parkeerapps: geen wereldschokkende technologie, maar wát een verademing dat je niet meer in de regen met een papieren kaartje staat te klungelen.
Denkwijze
Klopt het veelgehoorde narratief dan dat de coronapandemie en het noodgedwongen thuiswerken dat het gevolg was, juridische digitalisering in een stroomversnelling heeft gebracht? Sindsdien is het immers volstrekt vanzelfsprekend om te videobellen in plaats van af te reizen voor een afspraak aan de andere kant van het land, contracten digitaal te ondertekenen en wat dies meer zij. Toch is dat niet de essentie van legal tech, vindt Jeroen Zweers. Dat is meer wat hij ‘office tech’ noemt, digitale alternatieven voor bestaande analoge handelingen. Legal tech is meer een denkwijze dan sec het gebruikmaken van technologie. Het gaat om het innoveren ten aanzien van processen, waarbij toepassing van de nieuwste software geen vereiste is. Koggink is het daarmee roerend eens. Soms is het een kwestie van op een digitaal A4’tje een beslisboom maken: “Welk doel dient het? Techniek moet nooit een doel op zich worden.”
Wat Van de Merbel betreft doet het er ook niet zoveel toe hoe je iets benoemt. “Zolang het maar duidelijk is wat eronder valt en je echte innovatieve veranderingen kunt doorvoeren.” De essentie is volgens hem de inzet van de juiste technologieën in de juridische sector, waarbij de werkwijze binnen een proces meeverandert. Technologie helpt stroomlijnen, waardoor kostbare tijd kan worden besteed aan de specialistische dienstverlening waar het echt om draait. “Klanten krijgen meer vertrouwen als systemen voor een deel het werk kunnen doen terwijl de advocaat en notaris zich volledig kunnen richten op het schrijven van adviezen en de nazorg ervan.” Die visie deelt Zweers. Zestig procent van een praktijk bestaat uit commodities, schat hij – routinewerk. Automatisering kan dit overnemen, al is het ‘einde van de advocatuur’, voor zover dat ooit aan de orde zal zijn, niet in zicht. De transformatie zal vele malen langer duren dan de ronkende vooruitzichten soms doen geloven: bij legal tech gaat de hype voor de baat uit.
