Een gebrek aan efficiency kon in het verleden lang verborgen blijven, omdat we minder onder druk stonden. Tegenwoordig moeten we constant bereikbaar en beschikbaar zijn en komt er elke minuut wel ergens een bericht binnen. Als je je werk en tijd niet effectief managet, word je al snel geleefd door de waan van de dag. Het gevoel dat je maar niet toekomt aan wat je je had voorgenomen te gaan doen, kan dan voor veel onrust en gepieker zorgen. Als je al wat langer bezig bent, zal je dit probleem waarschijnlijk minder sterk ervaren dan de jonge generatie professionals. Jij kunt een bepaalde druk compenseren met ervaringsjaren. Dat kunnen zij niet. Een slechte werkorganisatie kan de kwaliteit van het werk in sterke mate negatief beïnvloeden en kan bovendien stress- of andere gezondheidsklachten veroorzaken. Genoeg reden om je medewerkers tijdig bij te sturen.
Dit is deel 6 in de serie ‘Lessen in leiderschap’ en gaat over het aansturen van timemanagementproblemen van medewerkers.
Wat zijn de oorzaken?
Problemen rondom de werkorganisatie bij jonge professionals op de juridische werkvloer kunnen diverse oorzaken hebben. Meestal hangen deze oorzaken met elkaar samen. Veel genoemd worden: een gebrek aan focus en concentratie door afleiding, uitstelgedrag, geen dagplanning hebben of je er niet aan houden, de benodigde tijd niet goed kunnen inschatten, overal meteen op reageren in plaats van goed te prioriteren en geen nee durven zeggen tegen opdrachten. Ook onzekerheid en perfectionisme zijn bekende oorzaken van een slechte werkorganisatie bij jonge professionals. Als je onzeker en/of perfectionistisch bent, kun je gaan twijfelen aan je kennis en kunde en dat kost tijd, omdat je dan langer over je stukken gaat doen en/of zaken voor je uit gaat schuiven. Niet zelden komt de planning daardoor onder druk te staan.
Medewerkers moeten leren om keuzes te maken
Natuurlijk is het in eerste instantie de verantwoordelijkheid van jouw medewerkers zelf om hun planning en organisatie op orde te hebben. Maar het is wel jouw taak om hierbij de benodigde ondersteuning te bieden en daar heb je als leidinggevende natuurlijk ook belang bij.
Wie zijn werkorganisatie wil veranderen, moet zijn gedrag veranderen. Timemanagement is gedragsmanagement. Het organiseren van werk is in wezen niets anders dan jezelf managen in het houden van de focus op wat belangrijk is. Dat betekent dat je je medewerkers vooral zult moeten leren om keuzes te maken. Dus niet op alles wat zich ad hoc aandient meteen reageren, maar bepalen: wat ga je wel en niet doen, wat ga je zelf doen en ga je dat nu meteen doen of later. Een vaste dagstructuur met duidelijke prioriteiten, bewust omgaan met tijd, een effectief e-mailbeleid, focus houden, een goede communicatie met de omgeving over je planning en continue zelfreflectie op gedrag zijn de bouwstenen waarmee je een goede werkorganisatie vorm kunt geven.
Tips
Tips om je medewerkers te coachen (en misschien heb je er zelf ook nog wat aan):
• Neem de dagplanning gedurende een zekere periode dagelijks met je medewerkers door.
Dat geeft je meer inzicht in hun manier van plannen, zodat je hen kunt helpen om hun dag beter in te delen. Werken ze in een vast patroon? Hebben ze een behoorlijke takenlijst en stellen ze prioriteiten? Klopt hun inschatting van tijd? Check ook de realiteit van de planning regelmatig. Doen je medewerkers werkelijk wat ze zich voorgenomen hadden te doen of nemen ze zich meer voor dan ze werkelijk doen? Achterhaal met je medewerkers de oorzaken als de planning regelmatig niet uitkomt en probeer daar samen oplossingen voor te bedenken.
• Breng structuur aan in de dagplanning.
Je kunt je medewerkers bijvoorbeeld voorstellen om aan elke dag een begin-en eindtijd te verbinden (een zogeheten ‘timebox’) en daarnaast in tijdsblokken te gaan werken, waarin gelijksoortige activiteiten worden geclusterd. Bv. van 9.00 uur tot 11.00 uur ga ik eerst de dossierstukken in zaak x bij elkaar zoeken en dan een samenvatting maken van de feiten. Daarmee geef je de dag een overzichtelijke structuur, wordt er beter geprioriteerd en efficiënter met tijd omgegaan, omdat je door met tijdslimieten te werken veel meer gericht bent op wat echt af moet en hoe je dat voor elkaar kunt krijgen.
• Waak voor een te volle dagplanning.
De hele dag propvol plannen is niet handig, omdat je dan niet kan anticiperen op onverwachte zaken, zoals spoedklussen. Adviseer je medewerkers om gemiddeld 30 tot 40 procent van de dag vrij te houden om flexibel te kunnen bewegen binnen hun timebox. Dit noemt men ook wel ‘tijdbuffers’.
• Beperk het aantal taken per dag.
Geef niet te veel werk op een dag. Dan komen je medewerkers ook minder in de verleiding om de dag helemaal vol te plannen. Een propvolle dag werkt bovendien stress in de hand. Smeer arbeidsintensieve taken over de week uit.
• Train tijdsbesef.
Je kunt niet goed plannen als je niet kunt inschatten hoeveel tijd iets kost. Veel jonge professionals lijden aan wat de ‘planning fallacy’ wordt genoemd: te optimistisch denken over de tijd die je nodig hebt. Als je onervaren bent, heb je daar meer last van, omdat je nog niet precies weet wat realistisch is. Het trainen van tijdsbesef is vooral een kwestie van bewustwording. Laat je medewerkers een zekere periode bijhouden of de tijd, die ze per taak of activiteit inschatten, ook klopt met de tijd die ze werkelijk hebben besteed. Zoek met je medewerkers naar mogelijke oorzaken als de ingeschatte tijd niet klopt met de realiteit. Meestal is er sprake van onnodig tijdverlies door zaken als onderbrekingen, afleiding, multitasken, vermoeidheid, te veel corrigeren, uitstelgedrag en dergelijke. Door je medewerkers bewust met tijd om te laten gaan zie je vaak snel verbetering, tenzij perfectionisme en/of onzekerheid een rol spelen bij het tijdverlies. Hier ligt niet zelden een angst om te falen aan ten grondslag en dat is een veelkoppige draak, die in veel gevallen om externe hulp vraagt.
• Leer je medewerkers de kunst van het prioriteren.
De jonge generatie professionals heeft last van wat ook wel ‘urgentieverslaving’ wordt genoemd. Elke prikkel wordt meteen beantwoord, waardoor prioriteiten voortdurend worden verdraaid, er steeds meer taken bijkomen en andere taken doorschuiven. Daardoor wordt iets wat nog niet dringend was, op een gegeven moment heel dringend en voordat je het weet zijn ze alleen nog maar branden aan het blussen. Dat is doodvermoeiend en werkt in de hand dat ze fouten gaan maken. Een goed hulpmiddel om te prioriteren is de prioriteitenmatrix van Eisenhower, waarvan je op internet vele voorbeelden kunt vinden. Je kunt je medewerkers bijvoorbeeld een dagindeling laten maken met behulp van deze prioriteitenmatrix. Een sneller alternatief: laat je medewerkers elke dag bij elke taak of activiteit de navolgende vragen stellen en je zult zien dat de efficiency toeneemt: moet er überhaupt iets worden GEDAAN? Moet IK dat doen? En moet het echt NU?
• Help de inbox te ordenen.
Je kunt al snel het overzicht kwijtraken als je geen methode hebt om je mails goed te verwerken. Adviseer je medewerkers om het verwerken van mails als activiteit in hun dagplanning op te nemen. Je kunt dan e-mails lezen, acties plannen en korte mails kunnen worden afgehandeld. Zo hou je overzicht. Ook een goede tip is om POSTVAK IN elke dag leeg te maken en een mappenstructuur aan te leggen, bijvoorbeeld gebaseerd op de GTD-methode (Allen, D., de Best, K., Getting things done). De essentie van deze werkmethode is dat je meteen bepaalt wat je met een e-mail gaat doen door de taken uit de e-mail in actiemappen te ordenen: een map doen vandaag, een map doen deze week, een map later/misschien, een map wachten op, een map bewaren. Daarnaast gebruik je ook je agenda voor tijdsgebonden zaken, zoals afspraken. Je kunt hierover op internet uitgebreide informatie vinden.
• Faciliteer onbereikbaarheid.
Verlang niet dat je medewerkers continu bereikbaar zijn, maar faciliteer juist dat ze elke dag een tijdsperiode ongestoord kunnen werken zonder onderbreking: de zogeheten ‘focusuren’. Wie af en toe niet bereikbaar is, is beter gefocust en heeft minder last van afleiding en concentratieverlies. Vooral jonge professionals hebben er baat bij om niet afgeleid te worden, aangezien ze daar juist gevoelig voor zijn. Een tip is bijvoorbeeld om met je hele team in dezelfde focusuren te gaan werken. Dan doet iedereen hetzelfde en is het daardoor makkelijker vol te houden om gefocust te blijven. Je kunt ook als tip meegeven om de inbox en de telefoon slechts op gezette tijden te checken, zodat je medewerkers zich aan de planning kunnen houden en niet steeds worden afgeleid.
• Baken de grens tussen privé en werk zoveel mogelijk af.
Zorg dat je medewerkers in privétijd niet onnodig veel tijd en energie hoeven te besteden aan werkaangelegenheden. Als het binnen jouw team gebruikelijk is om elkaar buiten werktijd regelmatig werk gerelateerde berichten te sturen, gaan je medewerkers zich gegijzeld voelen door de aanhoudende stroom van informatie en zaken waarover ze moeten nadenken. Dat verstoort de balans tussen inspanning en ontspanning. Maak je team bewust van het belang om los te komen van het werk en geef zelf het goede voorbeeld: hou contactmomenten in verband met werk buiten werktijd beperkt. Dat is een investering voor de lange termijn.
• Benadruk het nut van singletasken.
Dat betekent één ding tegelijk doen en een opdracht eerst afmaken voordat aan de volgende opdracht wordt begonnen. Jonge professionals hebben de neiging met tien dingen tegelijk bezig te zijn en dan komt niets echt af. Diverse onderzoeken tonen bovendien aan dat multitasken ten koste gaat van de productiviteit en kwaliteit van je werk en je krijgt er ook nog eens stress van.
• Timemanagement is ook pijnmanagement.
Het gaat vooral om dingen niet doen, verleidingen weerstaan, die je afhouden van je werk. Insta, Facebook en dergelijke. Er gaat op een normale werkdag heel veel tijd verloren aan dit soort verleidingen. Je kunt je medewerkers hiervan in ieder geval bewust maken. Jouw advies om sociale media apps van de telefoon te gooien zullen ze waarschijnlijk niet opvolgen, maar misschien zijn ze gevoelig voor de tip om de notificaties slimmer in te stellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om niet overal melding van te ontvangen, maar alleen van de belangrijkste dingen, bijvoorbeeld wanneer iemand reageert op jouw bericht. Dat is al winst, want als je steeds van iedere like een melding krijgt, ben je de hele dag afgeleid. Andere tip: adviseer je medewerkers om elke dag naast een to do-list ook een to don’t-list te maken, dus een lijst van alles wat je niet gaat doen, zoals toegeven aan bepaalde verleidingen.
• Heroverweeg je manier van aansturen.
Het kan natuurlijk zijn dat je bepaalde medewerkers niet goed aanstuurt. Misschien hebben ze de kennis en vaardigheden nog niet voor bepaalde zaken en weten ze dus niet goed hoe ze iets moeten aanpakken, waardoor ze rond gaan zwemmen in een dossier. Dan moet er heel veel gecorrigeerd worden en loopt de pijplijn op een gegeven moment vol. Meer instructie of uitleg geven kan soms helpen om de efficiency te verhogen.
• Maak je medewerkers weerbaar.
Grenzen stellen en verwachtingen managen zijn basisvaardigheden waarover elke professional zou moeten beschikken. Het is belangrijk dat je je medewerkers leert eerlijk te zijn over wat wel en niet haalbaar is en dat ook duidelijk te communiceren met de omgeving. Het is aan jou als leidinggevende om een klimaat te creëren, waarin je nee mag zeggen en open kunt zijn over wat wel en niet haalbaar is. En niet een ‘schijnklimaat’: doen alsof opdrachten geweigerd mogen worden, maar medewerkers er de facto toch op afrekenen.
• Stimuleer zelfredzaamheid.
Timemanagementboeken, podcasts, cursussen en andere hulpmiddelen te over. Populaire literatuur onder jonge professionals: Nooit meer te druk (Tony Crabbe), Grip: het geheim van slim werken (Rick Pastoor), Fokking druk (Thijs Launspach) en Plan flow, organiseer indianentijd (Iris Berger).
Een bekend gezegde van de Amerikaanse bestsellerauteur van timemanagementboeken Alan Lakein luidt: “Failing to plan is planning to fail” en dat is een waarheid als een koe. Hoe goed je inhoudelijk ook bent, als je planning en organisatie niet op orde is, gaat je dat vroeg of laat opbreken en dus is het verstandig je medewerkers hierop te coachen. Als je dat zelf niet lukt of het kost je te veel tijd, dan is het de investering waard om een externe coach in te schakelen, zodat dit probleem tijdig kan worden bijgestuurd en dit niet ten koste gaat van iemands potentieel.
