Eindhoven Airport organiseert een Europese aanbesteding voor diverse diensten, waaronder perceel 1: Dienstverlening Passenger Reduced Mobility (PRM) en perceel 2: Informatiebalie en pre-scan. Inschrijver TMZ Connect eindigt op de eerste plaats voor perceel 1. Viggo, een andere inschrijver, maakt bezwaar tegen de samenstelling van de beoordelingscommissie en de uitvoering van de beoordeling. Volgens Viggo is afgeweken van de voorgeschreven beoordelingssystematiek en was niet de volledige commissie aanwezig bij de bespreking van de inschrijvingen.
Na onderzoek concludeert Eindhoven Airport dat de beoordelingsprocedure inderdaad onjuist is verlopen en dat niet alle commissieleden aanwezig waren bij de plenaire beoordeling. Eindhoven Airport gaat over tot een herbeoordeling door een uitgebreidere beoordelingscommissie, waaraan de CEO, de Head of Legal & Corporate Affairs en de Head of Airport Development worden toegevoegd. Na deze herbeoordeling wordt perceel 1 voorlopig gegund aan Viggo.
TMZ Connect kan zich hierin niet vinden en start een kort geding tegen de voorlopige gunningsbeslissing. TMZ Connect stelt dat het achteraf toevoegen van nieuwe beoordelaars met andere functies in strijd is met de beoordelingssystematiek uit de uitnodiging tot inschrijving.
De voorzieningenrechter volgt TMZ Connect en oordeelt dat de werkwijze van Eindhoven Airport in strijd is met de aanbestedingsvoorwaarden. Deze voorwaarden schrijven voor dat de beoordelingscommissie moet bestaan uit een operationeel en/of inhoudelijk deskundige en een inkoop- of kostendeskundige. Door de samenstelling van de commissie te wijzigen met personen zoals de CEO, voldoet Eindhoven Airport niet meer aan deze voorwaarden en schendt ze het transparantiebeginsel. Hierdoor moet Eindhoven Airport haar gunningsbeslissing intrekken en overgaan tot een heraanbesteding.
De uitspraak van de rechtbank Oost-Brabant bevestigt dat aanbestedende diensten bij het vaststellen van de voorwaarden voor een aanbesteding goed moeten nagaan of zij deze voorwaarden niet te strikt vastleggen. Wat wordt vastgelegd, moet nauwgezet worden nageleefd. Wij wijzen bijvoorbeeld op een eerdere uitspraak van de rechtbank Amsterdam, waar het GVB een aanbesteding had georganiseerd voor schoonmaakonderhoud. Hoewel in de aanbestedingsvoorwaarden staat omschreven dat de beoordelingscommissie uit vier beoordelaars bestaat, nam één beoordelaar – de coördinator beheer en onderhoud – wegens ziekte niet deel aan de beoordeling. Het GVB is daardoor afgeweken van de aanbestedingsstukken, zonder de inschrijvers hierover te informeren. Het voorstel van GVB om de beoordelingscommissie opnieuw samen te stellen, door de leden te vervangen met nieuwe functionarissen van een ander onderdeel van het GVB (zoals busvervoer) stuit ook op bezwaren. De rechter oordeelt dat dit niet mogelijk was omdat de samenstelling daarmee alsnog niet voldoet aan de beschrijving zoals opgenomen in de aanbestedingsstukken. Daarin stond namelijk dat de beoordelingscommissie zou worden ingevuld met functionarissen van het onderdeel van de veerdiensten. De rechter oordeelde dat alleen een heraanbesteding de fout kan herstellen.
Om dergelijke situaties te vermijden, is het verstandig dat aanbestedende diensten vooraf goed nadenken over de samenstelling van de beoordelingscommissie in de aanbestedingsdocumenten en hoe aanpassingen kunnen worden doorgevoerd bij onverwachte tegenslagen.
