Hieronder zetten we alvast de belangrijkste punten op een rij, zodat u daar bij het herzien van uw risicobeleid rekening mee kunt houden. Het toezicht- en risicobeleid roept nog wel enkele vragen op. Daar zullen we in een volgend Snelrecht-artikel aandacht aan besteden.
Definities
- Een ‘groot kantoor’ is een kantoor met méér dan vijftig advocaten (dus niet het totaal aantal medewerkers, zoals in het BFT-beleid bij notarissen /accountants /belasting adviseurs).
- Een ‘middelgroot kantoor’ is een kantoor met tien tot vijftig advocaten.
Compliancefunctie
- Een groot kantoor moet een compliance officer hebben als er ten minste één Wwft-zaak per jaar wordt behandeld.
- Een middelgroot kantoor moet een compliance officer hebben als tenminste tien procent van alle zaken Wwft-diensten zijn (was: vijftig procent).
- Eisen aan de compliance officier worden gedefinieerd, evenals diens taken. Bovendien moet de compliance officer een schriftelijk professioneel statuut hebben (in verband metonafhankelijkheid). Niet wordt geregeld of een compliance functie ook extern kan worden ingevuld.
Auditfunctie
- Een groot kantoor moet jaarlijks een schriftelijke Wwft-auditrapportage laten opstellen.
- Een middelgroot kantoor moet driejaarlijks een auditrapportage laten opstellen.
- Auditfunctie mag intern of extern worden ingevuld.
Administratie
- Er wordt een model verschaft in de vorm van een Excelbestand voor het bijhouden van de Wwft-administratie.
Opleidingsverplichting
- Doet de advocaat/kantoor geen enkele Wwft-zaak, dan hoeft er ook geen cursus te worden gevolgd (wordt wel aanbevolen).
- Verschillende cursusverplichtingen voor Wwft-verantwoordelijke, compliance-officier, Wwft-plichtige advocaat, maar ook verplichtingen voor medewerkers die geen advocaat zijn en ondersteuners in de Wwft-praktijk.
Screeningsverplichting
- Advocaten moeten bij beëdiging een VOG overleggen. Het overleg van de deken met de hoofdofficier van justitie biedt in de jaren erna voldoende zekerheid.
- Werknemers, niet zijnde advocaat, die de Wwft-plichtige advocaat in Wwft-zaken ondersteunen: bij aanstelling en vervolgens iedere vijf jaar een VOG kunnen overleggen.
Escape
- ‘Pas toe of leg uit’-principe: advocaat/kantoor mag voor een andere, op risico gebaseerde invulling kiezen, maar moet aan de deken kunnen uitleggen dat de invulling toereikend is.
Model risicobeleid
- Het risicobeleid verwijst naar publicaties waarin risicofactoren (witwasdreigingen) worden genoemd voor Legal Professionals: NRA, SNRA, FATF; van andere beroepsgroepen weten we dat een rechter een overtreding daaraan kan toetsen.
- Een relatie in het dossier met een land waarvoor sancties gelden betekent verhoogd risico.
- De monitoringsverplichting krijgt een uitwerking: bij verscherpt cliëntenonderzoek veelvuldiger actualiseren (zesmaandelijks, jaarlijks of tweejaarlijks, aan te geven bij het cliëntenonderzoek) / bepalen of er risicobeperkende maatregelen nodig zijn / uitwerking van de concrete acties die bij de monitoringsverplichting moeten worden uitgevoerd.
- Voordat een advocaat een FIU-melding doet, moet altijd overleg worden gevoerd met een kantoorgenoot, de compliance officer of het Kenniscentrum Wwft.
- Er wordt een invulling gegeven aan de subjectieve indicator: Red Flags uit de NRA en SNRA, er moet acht worden geslagen op factoren verbonden aan cliënt (inclusief herkomst van middelen/vermogen), wederpartij (inclusief middelen/vermogen), dienst- en geografische factoren. Er moet ook rekening worden gehouden met de risicofactoren zoals voorgeschreven voor accountants, belastingadviseurs en notarissen. Bedoeld zal zijn de publicaties van BFT (uit 2018).
- Verplichting tot regelmatige evaluatie van het risicobeleid.
