Over het antwoord op de vraag of online notariële diensten bijdragen aan de toegang tot het recht hoeft Pablo van Klinken niet lang na te denken. “We zijn goedkoper en laagdrempeliger,” zegt Van Klinken die de DoeHetZelfNotaris exploiteert.
Deze online dienst kan goedkoper zijn dan de notaris omdat de cliënt zelf de gegevens invoert in de computer. “Dat scheelt een uur. Bij de DoeHetZelfNotaris kun je zo’n beetje alle akten maken die je kunt bedenken: van testament tot het oprichten van een vereniging.”
Drempelverlagend
In het familierecht hebben de online diensten zeker drempelverlagend gewerkt, meent notaris Frank Sterel (Sterel Notarissen), die voor meerdere van dergelijke aanbieders werkt. “Een hoop mensen die anders niet naar de notaris waren gegaan hebben nu een geschikte akte, een samenlevingscontract bijvoorbeeld. Die waren anders maar gewoon getrouwd, zonder weet te hebben van eventuele vermogensrechtelijke consequenties.”
Ook voor chief operating officer Coen Santhagens van FIRM24, dat is gespecialiseerd in de oprichting van BV’s, staat vast dat online diensten drempelverlagend zijn. “We zijn goedkoper dan de notaris,” legt Santhagens uit. “Bij ons betaal je 449 euro voor de oprichting van een BV.” Daarmee is FIRM24 goedkoper dan de www.degoedkoopstenotaris.nl, waar je voor 647 euro de laagste prijs vindt bij een notaris in Hendrik-Ido-Ambacht. Bovendien werkt FIRM24 sneller dan de gewone notaris.
“We kunnen goedkoper zijn omdat wij het proces efficiënt hebben ingericht,” licht Santhagens toe. Hij zegt dat FIRM24 90 procent van de klantvragen kan verwerken met de tool. “We laten de klant zoveel mogelijk het werk zelf doen. Hij start een aanvraagproces met een online vragenlijst met variabelen, bijvoorbeeld hoeveel aandeelhouders zijn er. Dan krijgt hij de prijs. Hij levert zelf de documenten aan en vervolgens komt er een kant en klaar dossier bij de notaris. We zorgen met software voor identificatie en alles wat de notaris moet doen voor compliance. De notaris kan dan snel zijn checks doen, een conceptakte opstellen en uiteindelijk de akte passeren.”
Breed begrip
Bij de vraag of online diensten bijdragen aan de toegang tot het recht, moet je vooral kijken naar wie toegang tot het recht zoekt, zegt bestuurslid Isabelle Cox van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). “Toegang tot het recht is een breed begrip,” meent Cox. “Voor mensen die behoefte hebben aan digitale toegang en die niet zo makkelijk binnenstappen bij een notaris, kan de online notaris de toegang tot het recht bevorderen. Maar het notariaat is er ook voor de heel grote groep mensen die digitaal niet vaardig is. Voor hen wordt de afstand tot het recht juist groter als je een dienst alleen digitaal aanbiedt. Bovendien is een digitaal proces te complex voor sommige situaties. De notaris moet de doelgroepen bedienen op een manier die bij de doelgroep past, en goed kijken wat voor de cliënt het beste is.”
Er zitten ook nadelen aan de goedkoopte van de online diensten, zegt Frank Sterel. “Een notariskantoor maakt veel kosten. Als een notaris alleen het goedkope werk doet, kan hij zijn kosten niet meer betalen, wordt hij een zwakke schakel en kan omvallen. Er moet dus een gezond evenwicht zijn tussen de hoeveelheid werk, die je als notaris via een online service binnenkrijgt en de hoeveelheid werk, die via je vaste relaties binnenkomt.”
Met online services kan het faliekant verkeerd gaan, vervolgt Sterel. “Mensen die niet zijn gehinderd door enige kennis gaan de online tool invullen. Ze zeggen dat ze alleen een samenlevingscontract nodig hebben. Maar die mensen kunnen niet weten dat het samenlevingscontract niet toereikend is gezien hun situatie. Bijvoorbeeld omdat ze samen kinderen hebben. Dan moet je ook twee testamenten op de langstlevende hebben. Het is dan wel zaak dat je daar als notaris op wijst.”
Verzwaarde eisen
Hij zegt dat werken met online services steeds moeilijker wordt door de verzwaarde eisen van compliance, zoals de verscherping van de regels in de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft). “Daardoor begint het te kantelen. Mensen als Pablo van Klinken denken commercieel, maar als notarissen zijn wij verantwoordelijk voor de regelgeving, wíj worden aangesproken, wíj staan voor de tuchtrechter met twee vingers in de lucht, en als je dan ziet hoeveel je mag rekenen voor online services… Dan ben je als notaris vooral voor de online service aan het werk, in plaats van dat zij ondersteunend zijn aan het notariaat. Het oprichten van rechtspersonen via online diensten is haast niet meer te doen.”
Van Klinken brengt daar tegenin dat de DoeHetZelfNotaris de afgelopen vijf jaar 30.431 aktes heeft opgesteld. Firm24 doet meer dan 10.000 aktes per jaar, NuNotariaat passeerde de laatste vijf jaar 51.062. aktes. Van Klinken: “Dan is het toch een beetje vreemd dat Sterel de online notarisdiensten als marginaal afschildert.”
Dat de notaris vooral voor de online dienstverlener aan het werk is, klopt evenmin, zegt Van Klinken. “Voor het oprichten van een rechtspersoon betaalt Sterel 15 procent van het netto honorarium aan ons. Als hij extra kosten heeft, bijvoorbeeld van een vertaling, kan hij die rekenen aan de klant zonder ons een vergoeding te betalen.”
Een leuke ervaring
Volgens Isabelle Cox is de notaris bij uitstek de adviseur die maatwerk levert. “De inschatting die de cliënt maakt hoeft niet juist te zijn. Ik krijg ook wel eens cliënten die vinden dat ze een bepaald testament moeten hebben omdat ze dat ergens hebben gelezen, maar dan blijkt dat dat testament helemaal niet de beste optie voor hen is. De notaris moet adviseren en beoordelen of de keuzes van de cliënt de juiste zijn.”
Pablo van Klinken zegt dat de KNB een negatieve sfeer creëert tegenover online diensten. “De KNB heeft de mond vol over innovatie en toegang tot het recht, maar ze geven in het openbaar of in het hoofdredactioneel commentaar in Notariaat Magazine af op online dienstverlening, vooral als dat gedaan wordt door partijen die geen notaris zijn.” Volgens Van Klinken worden de online diensten door de KNB consequent weggezet als buitenstaanders die in de markt bedreigen. “Da’s best vreemd want die buitenstaanders weten kennelijk het notarieel proces te verbeteren waardoor mensen klant worden.” Volgens Van Klinken ontmoedigt de KNB notarissen om zich bij online diensten aan te sluiten.
Frank Sterel kwam in 2014 in aanvaring met de KNB omdat hij meewerkte aan de notarisservice van de Hema. De beroepsorganisatie spande in overleg met hem een tuchtrechtelijk proefproces tegen hem aan. In twee instanties kreeg deze notarisservice groen licht. “De KNB meldde dat er ze niet op uit waren om mij persoonlijk een maatregel op te leggen, maar dat het om een principezaak ging. Het was een leuke ervaring. Rechters kijken wat de publieke opinie vindt, en die vindt juridische dienstverlening al gauw te duur. De notarisservice van de Hema voorzag in een behoefte.”
Kruidvat-notaris
Hij voelt zich niet onder druk gezet door de KNB. “Tijdens een audit werd er kritisch gekeken naar de grote aantallen in mijn kantoor. Daar kon ik me in vinden. Als je teveel akten passeert, wordt je organisatie te zwaar belast en dat kan tot fouten leiden.”
Dat de vorige KNB-voorzitter Nick van Buitenen zich laatdunkend uitliet over de Kruidvat-notaris: Sterel kan er niet mee zitten. “Ik laat me daardoor niet van de wijs brengen. Mijn insteek: ons product is kennelijk een elementaire levensbehoefte, we liggen bij Kruidvat. Maar ik snap wat Nick bedoelde. Je kunt met online services best de kwaliteit overeind houden maar het moet niet het enige verdienmodel zijn van de notaris.”
Santhagens (Firm24) vindt het wel jammer dat de KNB de deur gesloten hield na contactverzoeken van FIRM24, maar daar ligt hij verder niet wakker van. “Ik sta er neutraal in, we steken onze energie in notarissen die met ons samenwerken.”
Isabelle Cox bestrijdt dat de KNB online diensten ontmoedigt. “Het is aan de notaris hoe hij zijn diensten verleent, als het maar gebeurt volgens de regels. Verder is het zo dat digitalisering van het notariaat heel belangrijk is.” Cox zegt dat de wetgever de KNB een essentiële rol heeft gegeven in het systeem dat leidt tot de totstandkoming van een digitale akte van oprichting van een BV. “Het stopt niet bij de digitale oprichting van een BV, ook andere digitale notariële akten zijn een belangrijk onderdeel van de KNB-agenda. Maar we zijn afhankelijk van wet- en regelgeving.”
Digitale wallet
Ze wijst erop dat de KNB ook andere innovaties stimuleert. “We zijn aan het kijken hoe de notaris kan meewerken aan de digitale wallet, waar mensen gegevens en documenten kunnen opslaan. Dat is ook vanuit Europa een belangrijk thema. We zijn met onze stakeholders in overleg over niveaus van digitaal identificeren en ondertekenen. Wij willen dat de notaris digitaal dezelfde hoge kwaliteit levert als offline.”
