Elk nieuw jaar maken we ze weer: goede voornemens. Niet alleen om te stoppen met roken, maar ook om te stoppen met een verstoord huwelijk of te stoppen met die slepende burenruzie. Ook op kantoor kan een goed voornemen worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het eindelijk digitaliseren van de papierwinkel. Een uitgelezen kans om met een schone lei te beginnen, in een heel eigen vorm van “supersnelrecht”.
Adieu chaos van vorig jaar, hallo opgeruimd en maagdelijk nieuwjaar! De maand januari vormt traditioneel het moment om schoon schip te maken: we moeten opruimen, afvallen, stoppen met roken en nu echt eens beginnen met sporten. Ook de rechterlijke macht probeert het oude jaar zo snel mogelijk achter zich te laten: reltrappers en vuurwerkdelinquenten werden dit jaar wéér sneller en kordater afgestraft tijdens de supersnelrechtzittingen vlak na de jaarwisseling.
Terwijl zo’n juridische afhandeling volgens sommigen niet de meest ideale oplossing is, wordt in het burgerlijk procesrecht ook geëxperimenteerd met vormen van snellere afwikkeling – maar dan wèl omkleed met de vertrouwde waarborgen. Dankzij nieuwe stappen in de digitalisering van de rechtspraak wordt het bijvoorbeeld voor familierechtadvocaten een stuk praktischer om echtscheidingen te begeleiden – in januari traditioneel een belangrijk onderwerp als tientallen echtparen na de feestdagen hun huwelijk willen ontbinden. Raadslieden kunnen het centraal gezagsregister nu ook digitaal raadplegen, wat een hoop tijd en rompslomp bespaart. Sneller en efficiënter van je partner afkomen – ook als die niet de bak in gaat als jaarwisselingcrimineel.
Ook op andere terreinen zijn er veranderingen waardoor digitale procesvoering weer dichterbij komt. Voor het eindelijk beslechten van die burenruzie is supersnelrecht mogelijk bij de digitale “burenrechter“, voor conflicten met werkgever of clientèle gaat het supersnelrecht van de “e-kantonrechter” dit voorjaar van start.
Op kantoor is daarom hét moment aangebroken om goede voornemens uit te voeren: hoogste tijd om de eigen administratie te reorganiseren. Wie nu aan de slag gaat met het digitaliseren van dossiers en kantooradministratie kan deze nieuwe ontwikkelingen goed voorbereid tegemoet zien.
Het digitaal stroomlijnen van dossiers is een eenvoudige en doeltreffende stap, die niet alleen financieel voordeel oplevert, maar ook een broodnodige dosis rust en overzicht brengt op kantoor. “Supersnelrecht” krijgt zo een geheel nieuwe betekenis: medewerkers en kantoorgenoten besparen zeeën van tijd met zoeken naar onvindbare dossiers, ergernissen over onzorgvuldigheid behoren tot het verleden. En ook voor de buitenwacht is digitaal archiveren wenselijk én veel veiliger:
- procesverbalen, vorderingen en dwangbevelen worden in de toekomst digitaal uitgereikt en moeten ook digitaal worden aangeleverd;
- de afwikkeling en communicatie met het OM en de rechterlijke macht gebeurt steeds vaker digitaal;
- de overdracht van een dossier aan een confrère is via het beveiligd digitaal systeem met één druk op de knop te bewerkstelligen;
- bij elk digitaal dossier is aan te geven wie bevoegd is om het in te zien: documenten kunnen een digitaal formeel waarmerk krijgen of worden versleuteld voor onbevoegde ogen.
Ook mooi meegenomen: een coach inhuren om bij medewerkers een burn-out te voorkomen is dan niet meer nodig. En wie weet wordt die echtscheiding dan ook nog even uitgesteld.
Bent u benieuwd hoeveel uw kantoor kan besparen door over te stappen op een digitaal dossierbeheer? Neem contact op met Paul Aantjes.