Zo kun je rekenen op een gebrek aan overzicht, dubbel werk en een verhoogde kans op fouten. Het samenbrengen van deze gegevensstromen is noodzakelijk geworden om efficiënt en concurrerend te blijven.
Het doorbreken van de datasilo’s
Het grootste struikelblok voor veel groeiende organisaties is de versnippering van data. Wanneer je relatiebeheer en dossierinformatie niet met elkaar communiceren, verlies je de grip op je processen. Je weet misschien wel wie je klant is, maar heb je ook direct inzicht in de laatste status van hun project of de openstaande facturen?
Om deze versnippering tegen te gaan, is het zaak om te kijken naar een integrale ERP oplossing die de verschillende bedrijfsprocessen aan elkaar knoopt. Zo’n oplossing zorgt ervoor dat data slechts één keer ingevoerd hoeft te worden en daarop overal in de organisatie beschikbaar is. Dit zorgt voor een zogenaamde single source of truth, waardoor iedereen binnen het kantoor altijd met dezelfde informatie werkt.
Relatiebeheer als de basis
De operationele kant van dossierbeheer is belangrijk voor de uitvoering, toch mag de commerciële en relationele kant nooit uit het oog verloren worden. Elke interactie met een cliënt of relatie laat sporen na. Als die sporen niet worden vastgelegd in een centraal CRM-systeem, gaat er waardevolle kennis verloren. Wie heeft de cliënt voor het laatst gesproken? Welke wensen zijn er besproken tijdens de laatste meeting?
Door deze data direct te koppelen aan je dossiers, ontstaat er een overzichtelijk beeld van je cliënten. Zo kun je proactiever reageren én kansen voor cross-selling of upselling eerder te herkennen. In de juridische sector betekent dit bijvoorbeeld dat je direct ziet welke dossiers er lopen voor een specifieke partij, maar ook wat de historie is van de samenwerking. Je versterkt hiermee de band met je cliënt omdat je altijd volledig op de hoogte bent.
Grip op de toekomst door integratie
Het samenbrengen van relatiebeheer en dossierinformatie is een proces dat vraagt om een doordachte strategie en de juiste methoden. Het gaat erom dat je de menselijke kant van je business verbindt met de inhoudelijke kant, de dossiers en de cijfers. Wanneer deze systemen fijn met elkaar samenwerken, ontstaat er rust in de organisatie. Medewerkers besteden minder tijd aan het zoeken naar informatie en meer tijd aan het leveren van kwaliteit aan de cliënt.
Ook zorgt een geïntegreerd systeem voor krachtige analysemogelijkheden. Je kunt patronen herkennen in je dossierafhandeling en de winstgevendheid van verschillende praktijkgroepen in kaart brengen. En wat te denken van de effectiviteit van je marketinginspanningen meten?
Grip verliezen is in deze context verleden tijd! Je stuurt namelijk niet meer op onderbuikgevoel, maar op feitelijke data.
