Midden in een heel ingewikkeld dossier met een wirwar van rechtspersonen verspreid over meerdere landen schiet ineens door je hoofd dat je in een ander dossier nog aan een collega moet vragen om een bespreking van je over te nemen. Je bent door het ziekenhuis opgeroepen voor een operatie aan je schouder en dat kan je natuurlijk niet verzetten. Tegelijkertijd zit je te bedenken of je nog meer werk moet overdragen en wat je thuis moet regelen. Je hebt eigenlijk geen idee hoeveel dagen je straks uit de running bent. Wat zijn de risico’s eigenlijk van deze operatie? Je ergert je aan jezelf. Waarom weet je dat niet? Je dwaalt steeds verder af in je hoofd en op een gegeven moment zit je een checklist te maken van alle dingen, die je nog voor je operatie moet afhandelen. Een half uur later is de wirwar van rechtspersonen in je hoofd niet meer te ontwarren en kan je de verleiding niet weerstaan om even je socials te checken.
Dit is een goed voorbeeld van teveel aan je hoofd hebben. Daardoor raak je je concentratie kwijt, met als gevolg dat je afgeleid raakt, minder productief bent en aan kwaliteit inboet. In deze serie ‘Afleiding is uit, focus is in’ behandel ik verschillende tips en tools om je focus te verbeteren. Dit is deel 2 en gaat over een te vol hoofd en wat je daaraan kunt doen.
Je brein als kapitaal
Wanneer heb je voor de laatste keer ongestoord een tekst kunnen lezen met volle aandacht, zonder afgeleid te raken? Waarschijnlijk kun je je dit niet meer herinneren. Er komt zoveel informatie op je af, dat je aandacht voortdurend wordt gekaapt. Door al die informatie schiet er gedurende de dag ineens van alles door je hoofd. Dat noemt men ook wel een interne prikkel: je leidt jezelf eigenlijk voortdurend af. Dat is voor niemand goed, maar voor een jurist al helemaal niet, want je brein is je kapitaal. Als je je niet goed kunt focussen en constant bent afgeleid, wat is dan nog de waarde van je brein? Kun je je werk dan nog wel goed doen?
Je hoofd leegmaken
Het is dus belangrijk om te leren je concentratie te managen, zodat je je brein goed kunt gebruiken. Het kan al helpen jezelf wat minder in de weg te zitten door interne prikkels te reduceren.
Je hoofd leeg maken is in dit verband een bekende remedie. Hoe meer zaken je uit je hoofd weghaalt, des te meer ruimte je creëert: je hoeft er niet meer aan te denken en daardoor krijg je meer rust in je hoofd. Hieronder een aantal tips om mee te beginnen.
Tip 1. Noteer alles wat je kan afleiden
Probeer zo weinig mogelijk aan je hoofd te hebben als je aan het werk bent. Opkomende gedachten in andere zaken dan waarmee je op dat moment bezig bent, taken die nog uitgevoerd moeten worden, boodschappenlijstjes of andere privézaken, haal het uit je hoofd en noteer het zodra het in je opkomt. Je kunt fysiek of digitaal notities maken, jezelf een mail of WhatsApp sturen of gebruikmaken van digitale hulpmiddelen, zoals de zeer populaire applicatie Braintoss. Hiermee kun je al je mentale input verzamelen en instructies naar je eigen inbox sturen. Aanrader!
Tip 2. Maak een overzicht van al je losse eindjes
Welke zaken moet je nog afmaken? Welke actiepunten knagen al een tijdje aan je? Wat moet er nog gebeuren? Noteer alles wat je nog te doen hebt, zodat het weg is uit je hoofd. Doe dit regelmatig.
Tip 3. Breid je eigen harde schijf uit
Dit betekent dat je ervoor zorgt dat je minder hoeft na te denken over zaken. Bv. een checklist maken, een timer gebruiken ter herinnering aan afspraken, een app gebruiken als takenmanager (bijvoorbeeld Things of Todoist).
Tip 4. Haal jezelf uit de emotie
Onderwerpen met een emotionele lading kunnen in je hoofd blijven hangen. Als je bijvoorbeeld over een zaak twijfelt of ergens boos over bent, word je vatbaar voor piekeren. Neem even een time-out als je een negatieve emotie voelt opkomen. Noteer vervolgens het probleem. Door het te noteren wordt het makkelijker om rationeler om te gaan met de situatie. Heb je eigenlijk wel een probleem? Zo niet, dan hoef je er ook niet langer of na te denken en kun je je emoties en gedachten hierover loslaten. Is er wel degelijk een probleem, dan doorloop je de navolgende stappen: 1) Bekijk per punt wat je moet accepteren en wat je nog kunt beïnvloeden. Bepaalde dingen gebeuren gewoon en die kun je maar beter aanvaarden. Een voorbeeld: Er zijn nu eenmaal lastige klanten; daar valt niets aan te doen. Maar je kunt wel beïnvloeden hoe je daarmee omgaat. (2) Bedenk oplossingen voor je probleem of bepaal wanneer je die gaat bedenken, zodat je het nu los kunt laten. Bv. het gesprek kort houden, niet met de klant in discussie gaan. (3) Vervolgens ga je iets doen wat je uit deze stemming haalt. Ga bijvoorbeeld even naar buiten, beweeg. Hierdoor wordt het emotiecentrum minder actief, waardoor je minder spanning zult ervaren.
Tip 5. Doe een breindump
Schrijf aan het begin van de avond alles op wat er dan nog in je hoofd rondspookt: mensen die je nog moet bellen, appjes die je nog moet afhandelen, privézaken enz. Maak een actielijst en bepaal wanneer je wat gaat doen. Dit zorgt ervoor dat je deze actiepunten kunt loslaten, omdat je ze hebt ingepland. Daardoor zal je waarschijnlijk ook beter slapen.
Tip 6. Eindig de dag rustig
Probeer na 21.00 uur zo prikkelvrij mogelijk te leven (weg met die telefoon!) en alleen nog maar activiteiten te ondernemen die je rustig maken. Bv. muziek luisteren of mediteren. Als je laat in de avond nog even je werkmails gaat beantwoorden, ga je zeker onrustig naar bed en werk je in de hand dat je hoofd in de nacht door blijft malen en daar heb je de volgende dag ook nog last van. Een goede nachtrust is uiteraard essentieel om je brein fit te houden.
Ergo: hoe leger dat hoofd, des te beter de focus. Een leeg hoofd is dus geen leeghoofd!
Lees ook: Afleiding is uit, focus is in (1) – De open bestanden en cliffhangers in je hoofd
