We zijn de afgelopen jaren gefocust geweest op de coronacrisis, maar we hebben eigenlijk een hele andere crisis, waar we nog lang niet vanaf zijn: een aandachtscrisis. Ons concentratievermogen holt namelijk hard achteruit. Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde professional zich drie minuten lang op één ding tegelijk kan concentreren en onder jongeren ligt dit percentage nog fors lager. Het gevolg daarvan is niet mis: we zijn verslaafd aan afleiding en daar worden we minder competent en minder gezond van. Een gebrek aan focus heeft een negatieve invloed op de kwaliteit en productiviteit van je werk en kan stress- en overbelastingsklachten veroorzaken. We moeten leren onze aandacht beter te managen, zodat we mentaal en fysiek gezond blijven en optimaal kunnen presteren. In deze serie ‘Afleiding is uit, focus is in’ behandel ik verschillende tips en tools om je focus te verbeteren. Dit is deel 1 en behandelt het fenomeen ‘open loops’ en wat je daaraan kunt doen.
De open loops in je hoofd
Een voorbeeld. Je staat op het punt om een meeting in te gaan en checkt van tevoren nog even gauw je mail en scrolt door je inbox. Je leest een paar mails, maar hebt geen tijd meer om deze voor je meeting te beantwoorden. Vervolgens zit je in de meeting niet rustig, omdat je die mails niet hebt afgehandeld en hoewel je er niet aan wilt denken, blijven deze mails je aandacht toch afleiden.
Een ander voorbeeld. Je bent begonnen met het lezen van stukken in een dossier ter voorbereiding van je advies, maar halverwege switch je naar een ander dossier en terwijl je daarmee bezig bent, blijft die onafgemaakte taak uit het eerste dossier als een hinderlijke vlieg in je gedachten rondzoemen.
Je hoofd wil altijd iets afmaken
Hoe kan dat? Zolang een taak niet is afgerond, blijft deze rondspoken in je hoofd als een cliffhanger en dat kost je brein energie. Je hersenen blijven je namelijk aan deze taken herinneren als een ‘open bestand’, dat nog gesloten moet worden. Het gaat pas weer uit je hoofd als je er werkelijk iets mee doet. Dit noemt men het ‘open loop-effect’ of ‘Zeigarnik-effect’: onvoltooide of onderbroken taken (‘de losse eindjes’) onthoud je net zolang totdat je deze hebt ‘afgetikt’.
Van nature hebben we behoefte aan een begin en een eind, anders worden we onrustig en zijn we bang de controle te verliezen. Daarom val je niet in slaap als je blijft malen over de losse eindjes, die je op je werk hebt achtergelaten of gaat dat ene probleem, dat nog niet is opgelost, maar niet uit je gedachten. Ook op privévlak zie je dit fenomeen terug: je hebt pas rust als je alle afleveringen van een serie hebt gezien, zodat je het seizoen af hebt; een oplopend cijfer ongelezen WhatsApp berichten kun je niet verdragen. Dat moet naar 0.
Met andere woorden, je brein heeft geen rust totdat er een streep door je taken gezet kan worden. Pas wanneer je deze af hebt gemaakt, stop je met erover na te denken.
Dit is terug te voeren op het feit dat je kortetermijngeheugen een beperkte capaciteit heeft. Je kunt niet veel onthouden en je moet informatie ook blijven herhalen om het te onthouden. Dat vergt een bepaalde mentale inspanning. Hoe meer je je kortetermijngeheugen belast, des te harder je moet werken. Daardoor ga je je ongemakkelijk voelen als een taak niet af is en ervaar je een zekere spanning en onrust tot je de taak voltooid hebt. Eenmaal klaar, kun je je eindelijk ontspannen.
De gevolgen van open loops
Als je te veel bestanden in je hoofd open hebt staan, kun je last krijgen van cognitieve overbelasting: een gevoel van stress dat ontstaat wanneer je mentaal te veel aan je hoofd hebt – te vergelijken met het geheugen van een computer dat volraakt en daardoor vastloopt. Daarnaast verstoren open loops je concentratie zodanig, dat je te afgeleid bent om je geplande werk af te krijgen en dat voedt weer gevoelens van frustratie, onvrede en negativiteit. In de meeste gevallen ga je met een katergevoel naar huis en blijft dat gevoel de hele avond hangen, met als gevolg dat je niet los komt van je werk en ook niet echt kunt ontspannen.
Hoe kun je open loops in je brein zoveel mogelijk voorkomen? Hieronder een aantal tips.
Tip 1. Beperk het aantal taken
Hoe minder taken je plant op een dag, des te groter de kans dat je deze taken ook echt kunt afmaken. Je kunt op een dag ook veel minder aan dan je denkt. Beperk je tot de top drie belangrijkste taken die je gedaan wilt hebben. Wat moet echt af om voldaan naar huis te gaan? Vink de voltooide taken af van je to-do-lijst. Dat motiveert en legt de nadruk op wat je wél hebt gedaan.
Tip 2. Maak een taak zoveel mogelijk af voordat je naar de volgende taak gaat
Doe aan singletasken. Werk je geplande taken één voor één af en niet door elkaar of naast elkaar. Dit voorkomt dat er een stuwmeer aan losse eindjes ontstaat, terwijl multitasken – constant switchen tussen taken – juist open loops veroorzaakt. Hak grote taken in stukken en maak er deeltaken van. Dat streept lekker weg van die to-do-lijst.
Tip 3. Als je een taak niet direct kunt afhandelen, begin er dan niet aan
Zoals in het voorbeeld: het checken van je mail voor een meeting. Je leest je mails, maar doet er op dat moment niets mee. Je kunt veel tijd winnen door je mails pas na de meeting te lezen en er dan ook meteen een actie aan te koppelen. En dat is ook rustiger voor je brein.
Tip 4. Werk in thema- of focusdagen/dagdelen
Bijvoorbeeld de hele dag aan een processtuk werken. Door je gedurende langere tijd met één taak bezig te houden, verminder je de kans op open loops.
Tip 5. Geef zo snel mogelijk opvolging
Je kunt bijvoorbeeld na elke bespreking tijd inplannen om een aantal acties uit te voeren. Je moet deze acties immers toch inplannen en op deze manier verdwijnt het meteen weer van de radar.
Tip. 6 Sluit tabbladen
Probeer slechts één tabblad tegelijk open te hebben staan. Dit voorkomt open loops.
Tip. 7 Only Handle It Once
Iets maar één keer in handen nemen. Dat houdt in dat je over mails, taken en andere zaken meteen een beslissing neemt en ook meteen bepaalt wat je eerstvolgende actie wordt, zodat je alles maar één keer in je hoofd hebt: wat ga je doen en wanneer? Doorgaans zijn we beslissingen en acties juist aan het uitstellen. We lezen een mail drie keer, maar beslissen niet wat we er mee gaan doen en wanneer. Intussen blijven we er in ons hoofd druk mee. Je brein zal ontspannen wanneer je een beslissing neemt. Alles wat minder dan een paar minuten kost, kun je het beste meteen afronden. Andere mogelijkheden: inplannen voor een later tijdstip, delegeren of er helemaal niets mee doen.
Tip. 8 Zorg voor een shutdown-ritueel
Dit houdt in dat je voordat je naar huis gaat de nog resterende open loops probeert te sluiten. Bijvoorbeeld je mail voor de laatste keer checken op dringende berichten en deze afhandelen of bepalen wat je er mee gaat doen en wanneer, alle nog openstaande taken bewust van je dagplanning wegstrepen en opnieuw inplannen, alle stressvolle gedachten die door je hoofd spoken opschrijven, vergezeld van acties die je kunt ondernemen om deze stressoren op te lossen. Je brein zal dit opvatten als een beslissing en op die manier kun je de open loops in je hoofd sluiten.
Met al die open bestanden en cliffhangers in je hoofd bewijs je jezelf dus geen dienst, dat moge duidelijk zijn. Niet harder, maar slimmer werken, dat is het devies!
Geraadpleegde en aanbevolen literatuur
Tigchelaar, M., Focus aan/uit, 9789000359691.
