De impact van het coronavirus op onze samenleving is ook voor studenten enorm. Als lid van het zevenkoppige bestuur van studievereniging Ad Informandum geef ik je een inkijkje in het organiseren van activiteiten in coronatijd, en hoe wij omgaan met de uitdagingen van deze tijd.
Het is bijna december, en dat betekent dat ik nu bijna drie maanden in het bestuur zit. Nota bene het 35e bestuur. De vereniging heeft vijf jaar gespaard om het lustrumjaar groots te vieren. Het gala gaat in ieder geval niet door, net als ‘de grote reis’ (vorig jaar zijn we naar New York gegaan). De rest van de activiteiten zijn omgeven met onzekerheid. Zo is niets meer vanzelfsprekend. Een activiteit in de verenigingsagenda zetten, biedt nu geen garantie meer dat het doorgaat.
Naast een beroep op onze flexibiliteit, worden we creatief ook enorm uitgedaagd. Als bestuur proberen we juist positief te blijven, en mee te bewegen met de maatregelen en vooral niet bij de pakken neer te zitten. Er is namelijk veel wél mogelijk. Zo hebben wij onze commissie kennismakingsdag via Microsoft Teams gehouden. Onze Commissaris Sociale Activiteiten Nienke Huisman heeft een hele leuke avond georganiseerd waarbij alle commissieleden na een plenaire opening in break-out rooms werden verdeeld (dat is dus niet alleen voor vergaderingen). In deze break-out rooms moesten de commissieleden het spel Crazy 35 (dit zijn vijfendertig ludieke opdrachten) spelen, waarbij je voor elke opdracht punten kon verdienen. Aan het eind werd gekeken welke commissie de meeste punten had. De opdrachten varieerden van ‘maak een koprol’ tot ‘maak een creatieve groepsfoto’, ‘eet een ui’ en ‘maak een gedichtje voor het bestuur’. Het was een geslaagde avond.
Daarnaast hebben wij ook excursies georganiseerd via Microsoft Teams. Zo heeft onze Commissaris Intern Lotte Wolf een online excursie georganiseerd met Inforsa. Wat eerst een rondleiding door de instelling zou zijn, werd een hele interessante webinar waarbij vooral inhoudelijk over de instelling werd verteld door twee medewerkers van Inforsa.
Naast online activiteiten organiseren wij ook nog steeds fysieke activiteiten als dat mogelijk is. Wij geloven er immers in dat fysiek elkaar zien, ook veel steun kan bieden aan studenten die het moeilijk hebben. Het sociale aspect van het samen zijn, brengt fysiek een andere energie met zich mee. Zo heeft Lotte geheel binnen de richtlijnen (vóór de huidige lockdown) een ruimte op de universiteit gereserveerd, en een pleittraining georganiseerd met maximaal dertig mensen. De deelnemers moesten voorafgaand aan de training verklaren geen Corona klachten of verschijnselen te hebben, en verder zat iedereen op ruim 1,5 meter afstand van elkaar in de collegebanken. Verder waren er schoonmaakmiddelen aanwezig, en hield iedereen zich netjes aan de eisen van de universiteit (looprichting, ontsmetten handen). Ook werd er na afloop geen borrel gehouden, maar ging iedereen naar huis. Ondanks deze beperkingen, merkte we daar nauwelijks wat van. Het was een geslaagde training, en iedereen had het naar zijn zin. Overigens is het bij de fysieke activiteiten vaak ook mogelijk om online aanwezig te zijn, zodat mensen met klachten of kwetsbaren ook aanwezig kunnen zijn.
Ook hebben wij begin dit jaar een lustrumreceptie gehouden. Overigens vond dit in september plaats, dus destijds waren de maatregelen wel een stuk soepeler dan nu. Dit werd georganiseerd door onze Commissaris Lustrum Jitske Kranendonk in café Hemingway in Utrecht. De maatregelen waren dezelfde als die bij de pleittraining van toepassing waren. Er waren niet meer dan dertig mensen, en we werden niet bediend met drankjes, maar iedereen moest zijn drankje beneden aan de reguliere bar halen om zo contactmomenten te vermijden. Verder hield iedereen zich aan de afstand, en hebben wij een feestelijke avond kunnen organiseren ter onthulling van ons lustrum thema ‘Raak!’.
Wij kijken ook vooruit! Immers organiseren wij elk jaar symposia. Dit jaar wordt het een hele uitdaging en moeten we vooral nadenken over de vormgeving: wordt het bijvoorbeeld fysiek of digitaal? Of beiden? Deze taak ligt grotendeels bij onze Commissaris Extern Martijn Vos. Wij waren (en zijn!) ervan overtuigd dat het zou plaatsvinden, allen hoe was de vraag. Uiteindelijk heeft Martijn een kerk kunnen afhuren, waarbij maximaal dertig mensen op geruime afstand van elkaar kunnen zitten voor de maand december! Ook hebben wij een professionele filmmaker ingehuurd om een Livestream te organiseren voor de thuisblijvers. De kijkers thuis kunnen dan alsnog genieten van het Symposium, en zelfs vragen insturen voor de sprekers. Het thema dit eerste symposium is ‘recht en moraal’, en de gasten zijn advocaat Gerald Roethof, rechter Geert Janssen, advocaten en mediators Klaartje Freeke en Wikke Monster. Het belooft een boeiende avond te worden. Je hoeft hiervoor geen lid te zijn. Wil je hier ook bij zijn, meld je dan aan via www.adinformandum.nl.
Voor nu, kan ik de conclusie trekken dat we als bestuur niet voor niets elke week uren vergaderen. De huidige situatie zorgt ervoor dat wij onze creativiteit, flexibiliteit en probleemoplossend vermogen maximaal moeten gebruiken. Ik kan overigens nog een hoop schrijven over alle andere bestuurstaken die door de huidige situatie worden bemoeilijkt, maar dat terzijde. We blijven bovenal positief en prijzen ons gelukkig met alles wat nog wél kan en dat we gezond zijn natuurlijk.
Onze boodschap aan zowel andere besturen alsook de lezers van dit artikel is dat met wat creativiteit en positiviteit ondanks Corona tóch veel wél kan, en dat bij de pakken neer zitten nergens voor nodig is!
