Koffie?” Ja, daar gaan we weer. Elke morgen hetzelfde ritueel. Je kamergenoot komt binnen met een espresso voor jou en begint over zijn scheiding, elke morgen weer. Natuurlijk vind je het naar voor hem dat zijn vrouw van plan is om 150 km verder op met hun kids in haar geboortedorp te gaan wonen, maar het probleem is dat jij de nasty verhalen over die echtscheiding dagelijks moet aanhoren en dat verstoort jouw dagritme. Sterker nog, het schopt jouw planning in de war. Niet zelden kom je met spoedklussen in tijdnood, omdat je het eerste uur van je dag meteen al kunt afschrijven. Daardoor krijg je stress. Tijdens de coronapandemie ben je erachter gekomen dat je hier behoorlijk last van hebt. Toen je gedurende een lange periode dagelijks thuis werkte, merkte je pas hoe belastend jouw collega al die tijd voor jou is geweest en hoe je productiviteit daaronder te lijden heeft gehad. Nu je weer minder thuis werkt, moet je hier iets mee. Je kiest er niet voor om dit met andere collega’s of je leidinggevende te bespreken. Je wilt het zelf oplossen, maar hoe maak je dit bespreekbaar?
Aanspreken is tegennatuurlijk
Een collega aanspreken op ongepast, vervelend of negatief gedrag wordt behoorlijk lastig gevonden. Het is ook niet makkelijk om dit te doen als je dagelijks met iemand samenwerkt of een kamer met elkaar deelt. Het voelt als een confrontatie en het is menselijk om een zekere angst te hebben voor een negatieve reactie. Je wilt de onderlinge verhoudingen en werksfeer natuurlijk goed houden en iemand kwetsen of de les lezen is het laatste wat je wilt. Volgens Gytha Heins, auteur van het boek: Aanspreken? Gewoon doen!, heeft dat vooral met onze aard te maken. “Aanspreken is eigenlijk heel tegennatuurlijk. We willen als mens empathisch overkomen, bij de groep horen. Doordat we van nature risicomijdend zijn, steken we niet zo snel ons hoofd boven het maaiveld uit.”
Ondanks de mentale drempel die je hiervoor vaak moet overwinnen, is het toch verstandig om lastig gedrag van een collega bespreekbaar te maken en hiermee ook niet te lang te wachten. Wanneer je dat te lang uitstelt, kunnen kleine ergernissen en frustraties onnodig escaleren tot een spreekwoordelijke ‘koude oorlog’. Daar kun je mentaal behoorlijk last van hebben en het kan je ook veel energie kosten. Bovendien kun je vluchtgedrag gaan ontwikkelen: je gaat het uit de weg. Dat kan weer tot gevolg hebben dat je voortdurend over je eigen grenzen gaat. In de geschetste casus zou je bijvoorbeeld de situatie uit de weg kunnen gaan door weer meer thuis te gaan werken, terwijl dat misschien helemaal niet wenselijk is.
Hoe kun je door jou als lastig, vervelend of negatief ervaren gedrag van een collega, zo goed mogelijk bespreekbaar maken?
Een aantal tips
Tip 1. Geef zo snel mogelijk feedback
Het advies is om zo snel mogelijk te laten weten dat je er last van hebt door de betreffende collega feedback te geven op zijn/haar gedrag. Dat betekent dat je zijn/haar gedrag en de gevolgen daarvan voor jou benoemt met als doel dat hij/zij zijn gedrag voortaan aanpast. De kans op het gewenste effect is dan het grootst en jouw grenzen worden voor jouw collega ook meteen duidelijk. Maar timing is wel belangrijk. In de ‘heat of the moment’ kunnen emoties je in de weg zitten. Dan is het misschien beter om even te wachten met jouw feedback. Ook ongelukkige momenten kunnen dealbreakers zijn. Als jouw collega op het punt staat te vertrekken naar een zitting of belangrijke bespreking, dan kun je maar beter even wachten met je feedback. Vraag dus altijd of het schikt om iets te bespreken.
Tip 2. Face to face
Het is belangrijk om je feedback persoonlijk te geven, dus niet met anderen erbij, via anderen of per WhatsApp of e-mail. Het is niet respectvol om anderen erbij te betrekken en onpersoonlijke manieren van aanspreken veroorzaken niet zelden ruis op de lijn: je weet niet hoe jouw boodschap overkomt en je kunt snel misverstanden krijgen.
Tip 3. Richt je kritiek op gedrag en niet op de persoon
Speel de bal, niet de man. Als je te veel op de man speelt, dan zal je collega zich al snel aangevallen voelen en/of veroordeeld. Daarmee werk je in de hand dat hij/zij zich zal gaan verdedigen. Dan ontstaat er al snel een discussie en is de kans op escalatie groot. Op de man spelen is bijvoorbeeld je collega verwijten maken of een oordeel over hem/haar geven.
Je kunt in de plaats daarvan beter het feitelijke gedrag van je collega beschrijven, zonder waardeoordeel en interpretaties. Daardoor blijf je veel neutraler en dat lokt minder snel een negatieve reactie uit. Bovendien zijn feiten lastig te ontkennen. Bijvoorbeeld: “Vanmorgen kwam je binnen met koffie voor mij en daarna heb ik je 20 minuten onafgebroken horen praten over de verhuizing van Els (echtgenote) en haar alimentatie eisen.” In plaats van: “Ik vind dat jij vanmorgen irritant lang zat door te praten over de verhuizing van Els en jullie gedoe met de alimentatie.” In het laatste geval krijg je vast als reactie dat het helemaal niet lang was en komt de boodschap daardoor niet goed over. Praat zoveel mogelijk in de ik-vorm. Dan hou je je het bij jezelf.
Geef je kritiek gestructureerd
Je kunt hiervoor een bekend feedbackmodel (het 4G-feedbackmodel: gedrag, gevoel, gevolg en gewenst) als basis gebruiken. Dit model luidt als volgt:
Stap 1: Benoem het (negatieve) gedrag (concrete waarneming).
Stap 2: Benoem wat het met jou doet/ wat voor gevoel het teweeg brengt (eigen interpretatie).
Stap 3: Benoem welke effecten/gevolgen dit gedrag heeft.
Stap 4: Geef aan wat je voor dit gedrag in de plaats wilt( gewenste situatie).
Mijn advies is om aan dit model een begin- en eindstap toe te voegen. Begin met begrip tonen. Laat bijvoorbeeld weten dat je wel snapt waarom je collega zo reageert of iets op een bepaalde manier aanpakt. Een begripvolle benadering als intro zorgt ervoor dat je collega niet meteen in de gordijnen vliegt. Positief eindigen is ook belangrijk. De laatste boodschap blijft nu eenmaal het langst hangen.
Een uitgewerkt voorbeeld van feedback geven:
Stap 1: Toon begrip.
Bijvoorbeeld: “Kees, ik begrijp dat die scheiding je dag en nacht bezighoudt en dat je daar met mij over wilt praten.”
Stap 2: Beschrijf het gedrag waarop je je collega wilt aanspreken zo concreet en feitelijk mogelijk, zonder interpretaties en waardeoordelen.
Het doel hiervan is dat je collega herkent waarop hij wordt aangesproken. Bijvoorbeeld: “Vanmorgen om 9.00 uur begon je te vertellen over de alimentatie die Els van jou eist en ik antwoordde: ‘Ik heb een spoedklus, Kees.’ Hoewel ik bleef doortypen, praatte jij onafgebroken verder over de alimentatieberekening, die je had gemaakt en dat stopte pas toen je om 10.00 uur een online vergadering had.”
Stap 3: Beschrijf vervolgens jouw gevoel hierover (vervelend, storend, onprofessioneel, …)
Bijvoorbeeld: “Ik vind het vervelend dat je me aan het begin van de werkdag zolang stoort en jouw verhalen over je scheiding gaan me eerlijk gezegd ook niet in de koude kleren zitten.”
Stap 4: Laat daarna weten wat het gevolg hiervan is (minder concentratie, slechtere sfeer, extra werk …)
Bijvoorbeeld: “Daardoor wordt mijn planning in de war geschopt en dat veroorzaakt stress, omdat mijn werkdag uitloopt terwijl ik de kinderen van de opvang moet halen.”
Stap 5: Geef aan wat het gedrag is dat je hiervoor in de plaats wilt (het gewenste gedrag) Hiermee kun je op een correcte manier kort maar krachtig duidelijk maken hoe het ook anders (en beter) kan. Bijvoorbeeld: “Ik zou het fijn vinden als je me voortaan eerst vraagt of en wanneer ik gelegenheid heb om met jou te praten over je scheiding, zodat ik mijn werktijd optimaal kan benutten.”
Stap 6: Eindig positief
De laatste boodschap blijft het langst hangen. Bijvoorbeeld: “Goed dat we dit hebben kunnen bespreken, Kees. Het is fijn om met je samen te werken.”
De meest voorkomende valkuilen
Valkuil 1. Verkeerde introductie
Je kunt met een verkeerd intro het effect van het gesprek geheel tenietdoen. Voorbeelden:
“Doe ermee wat je wil, maar …” Als je zo begint, zal je collega waarschijnlijk niet gemotiveerd raken om iets te veranderen. “Hoe vond je dit zelf?” Ook geen goed begin. Als je collega “Prima” antwoordt, is het gesprek meteen ten einde. Door met een vraag te beginnen geef je meteen de regie uit handen. Niet handig.
Valkuil 2. Om de hete brij heen draaien
Kom meteen to the point en ga niet eerst over koetjes en kalfjes praten. Dan weet je collega ook meteen waar hij/zij aan toe is. Je collega voelt wel aan dat je iets wilt bespreken en dat uitstellen komt het gesprek niet ten goede. Later, als de kou uit de lucht is, kun je altijd nog over andere dingen praten. En dat is juist goed, want op die manier kun je het gesprek positief afsluiten.
Valkuil 3. Jezelf verontschuldigen
“Sorry dat ik erover begin, maar …” Zo wek je de indruk dat je jezelf niet serieus neemt en dan zal je collega je zeker niet serieus nemen.
Valkuil 4. Bagatelliseren
Bagatelliseren betekent dat je iets kleiner of onbeduidender maakt dan het in werkelijkheid is. Bijvoorbeeld: “Zo erg is het nou ook weer niet.” “Het stelt ook niet zo veel voor.” “Het is iets heel kleins hoor …” Zo wek je de indruk dat het niets voorstelt, terwijl het voor jou wel degelijk belangrijk is. Je vergroot daarmee de kans dat je collega het voor jou lastige gedrag in de toekomst juist wéér gaat vertonen.
Jou vaak storen of constant om aandacht vragen, de hele dag door klagen, ongepaste opmerkingen maken, luidruchtig praten of bellen, vaak te laat komen op afspraken, dingen beloven, maar niet doen, genoeg om je er blauw aan te ergeren of last van te hebben. Collega’s feedback geven: moeilijk? Ja, dat is het zeker en het vergt dan ook veel oefening. Maar het is het waard, want het komt de relatie en de samenwerking ten goede. Door niets te zeggen, verpest je de relatie en samenwerking met je collega juist. Feedback is een cadeautje, weet je nog?!
Literatuur en bronnen
Koopmans, M., Groothuis, R., Feedback geven en ontvangen, 9789058716729.
Heins, G., Aanspreken? Gewoon doen!,9789024409266.
