De coachtip van de maand: Eerste hulp bij intervisie: hoe nu verder? (1)

Menig advocaat krijgt bij het woord ‘intervisie’ de kriebels, omdat het associaties oproept met vergaderingen, cursussen en andere groepssituaties die niet comfortabel voelen. Maar alle kritiek ten spijt, er is geen ontkomen aan. Met ingang van 1 maart a.s. treedt de wijzigingsverordening kwaliteitstoetsen in werking.

‘’Moeten wij nu echt aan die therapiesessies?’’ Rollenspel, 360 graden feedback, fuck-up bijeenkomsten, heisessies, groepshugs… Kan het nog erger? Met het in werking treden van de wijzigingsverordening kwaliteitstoetsen per 1 maart 2020 zijn advocaten gehouden jaarlijks te voldoen aan de kwaliteitstoetsen. Dat wil zeggen dat je moet deelnemen aan een vorm van gestructureerde feedback. Intervisie is op dit moment onder advocaten de meest toegepaste vorm van gestructureerde feedback. Hoe nu verder?

Intervisie: het nieuwe leren

Je kunt de kwaliteitstoetsen afkraken en deze afdoen als tijdverspilling, onterechte bemoeizucht of onwenselijk toezicht, maar je kunt het ook omdraaien: hoe kun je deze verplichting zinvol maken? Intercollegiale toetsing, zoals intervisie, is binnen menig beroepsgroep gebruikelijk en dat dit nog onvoldoende draagvlak heeft in de advocatuur zegt veel over de beroepsgroep zelf. Het wordt tijd voor vernieuwing: het gaat niet alleen om vakinhoud, maar ook om je vaardigheden, hoe je met situaties dealt en daar op reflecteert. Het vak is bovendien te complex geworden om in je eentje te behappen: je staat continu onder druk in een dynamische omgeving met veeleisende cliënten, waarbij je je steeds weer moet aanpassen aan nieuwe situaties en wetgeving. Om dat allemaal aan te kunnen heb je hulpbronnen nodig. Coaching, mentoring, intervisie, het zijn moderne middelen om je beter te maken in je vak. Een goed begeleide intervisie is zakelijk van aard en bijzonder nuttig voor advocaten: je deelt persoonsgebonden kennis en ervaring, je versterkt je vaardigheden en je leert nog creatiever te denken, wat als prettige bijkomstigheid heeft dat je nu echt eens afkomt van die vastgeroeste ideeën over hoe je een zaak zou moeten aanpakken.

Hoe organiseer je intervisie?

De afgelopen weken ben ik bestookt met vragen over intervisie. Zelf ben ik binnen de juridische werkomgeving al jaren actief als intervisiebegeleider van intervisiegroepen en tegenwoordig  organiseer ik samen met advocaat Noa de Leon-van den Berg intervisiebijeenkomsten voor advocaten en andere juristen (Lawyers2meet). In deze serie over intervisie beantwoord ik de belangrijkste vragen over intervisie en geef ik een aantal tips en do’s en dont’s.

We beginnen bij het begin: de organisatie van intervisie. In deze eerste bijdrage komt de vraag aan de orde hoe je als advocatenkantoor de intervisie in het kader van de kwaliteitstoets (8 uur intervisie per jaar) kan organiseren. Naar mijn mening niet de meest interessante vraag, maar deze is mij de afgelopen weken wel het vaakst gesteld.

Laten we de mogelijkheden eens op een rij zetten.

In alle gevallen geldt de eis dat de intervisie in het kader van de kwaliteitstoets moet plaatsvinden onder begeleiding van een deskundige gespreksleider (ook wel intervisiebegeleider, voorzitter of intervisiecoach genoemd), die wordt aangewezen door de algemene raad van de NOvA. Om als zodanig te worden aangewezen, moet je eerst een cursus volgen op het gebied van gespreksleiding voor intervisie bestaande uit ten minste twee dagdelen en een terugkombijeenkomst. Daarna kan je vanaf 1 maart 2020 bij de NOvA een aanvraag indienen om door de algemene raad als gespreksleider te worden aangewezen.

Met in acht name van de eis om de intervisie onder leiding van een door de algemene raad aangewezen gespreksleider te doen plaatsvinden, zijn de vier meest voorkomende manieren om intervisie als advocatenkantoor te organiseren:

1. Intervisie wordt incompany georganiseerd met externe gespreksleiding.
2. Intervisie wordt incompany georganiseerd door middel van ‘training on the job’.
3. Intervisie wordt incompany georganiseerd met interne (roulerende) gespreksleiding.
4. Intervisie wordt niet incompany gefaciliteerd. Alle advocaten organiseren hun eigen intervisie buiten kantoor. Dit geldt ook voor advocaten die alleen of in klein kantoorverband werken.

Intervisie met externe gespreksleiding

Bij deze variant wordt de intervisie aangestuurd door een externe (bij de algemene raad geregistreerde) gespreksleider. De externe gespreksleider zal voorafgaand aan de intervisie in gesprek met de opdrachtgever treden en een aantal zaken kortsluiten, bijvoorbeeld ten aanzien van de precieze doelstelling en verwachting van de intervisie, de randvoorwaarden en spelregels alsmede het aantal bijeenkomsten. De deelnemers en de gespreksleider tekenen daarna doorgaans een intervisiecontract, waarin de gemaakte afspraken over de intervisie zijn vastgelegd (b.v. over geheimhouding) in overeenstemming met de voorwaarden van de kwaliteitstoets.

Een variant op de eerste optie is een combinatie van cursus en intervisie. De beschikbare tijd wordt opgeknipt in een deel cursus en een deel intervisie. Deze praktische en tijdbesparende combinatie van twee leermethodes is momenteel sterk in opkomst. B.v. een actualiteitencursus familierecht gevolgd door een intervisie met casusposities uit de familierechtpraktijk. Voorwaarde is dan wel dat de docent van de cursus tevens gekwalificeerd is om op te treden als gespreksleider van de intervisie.

Voordelen

• Een externe gespreksleider is over het algemeen neutraal en niet belast met typische cultuurkenmerken van de organisatie of vooroordelen over de deelnemers.
• Doorgaans is de intervisie professioneel en van hoge kwaliteit, omdat vreemde ogen nu eenmaal dwingen.
• Het leerrendement van intervisie ligt bij externe begeleiding gemiddeld hoger, omdat de intervisiegroep zich doorgaans veiliger voelt dan bij interne begeleiding. Hoe groter de veiligheid, des te meer verdieping.
• Binnen de organisatie hoeven geen advocaten te worden vrijgemaakt om opgeleid te worden als gespreksleider.

Nadelen

• Kostenaspect
• Minder flexibel. Je moet rekening houden met de agenda van de externe gespreksleider en het verplaatsen van de bijeenkomsten is lastiger.
• Bij het volledig extern faciliteren van intervisie houd je als organisatie de know how buitenshuis en blijf je afhankelijk van externe gespreksleiding.

2. Intervisie door middel van ‘training on the job’

Dit houdt een intervisieprogramma van meerdere bijeenkomsten op locatie in onder leiding van een externe (bij de algemene raad geregistreerde) gespreksleider met als doel om één of meerdere zelfsturende intervisiegroepen binnen de organisatie te realiseren. De externe gespreksleider zal begeleiding geven bij het opstarten van de intervisie en ondersteuning bieden bij de invulling van het voorzitterschap, waardoor de professionalíteit en kwaliteit van de intervisie geborgd kunnen worden.  Een cursus gespreksleider intervisie kan onderdeel van zo’n programma uitmaken.

Voordelen

• De kwaliteit van de intervisie is doorgaans hoog, omdat de deelnemers goed getraind zijn.
• De intervisiegroepen worden zelfsturend en dat verhoogt de motivatie voor intervisie. Daardoor hebben de intervisiegroepen meestal ook een lange levensduur.
• Je houdt als organisatie de know how in eigen huis en bent op een gegeven moment niet meer afhankelijk van externe gespreksleiding.

Nadelen

• Kostenaspect
• Het is relatief tijdrovend.
• Advocaten binnen de eigen gelederen moeten vrij worden gemaakt voor de gespreksleiding en de opleiding daarvan, omdat je anders de intervisie niet zelfsturend kan uitvoeren binnen de kwaliteitstoets. Daarvoor zijn nu eenmaal bij de algemene raad geregistreerde gespreksleiders voor nodig.

3. Intervisie met interne (roulerende) gespreksleiding

Bij deze variant wordt de intervisie aangestuurd door interne gespreksleiders (eventueel roulerend), die voldoen aan de eisen van de NOvA en dus als gespreksleider zijn aangewezen door de algemene raad. Dat impliceert dat advocaten binnen de eigen gelederen vrij moeten worden gemaakt voor de gespreksleiding en de opleiding daarvan.

Voorafgaand aan het intervisietraject zullen de deelnemers aan de intervisie de verwachting en doelstelling van de intervisie, randvoorwaarden, aantal bijeenkomsten en spelregels met elkaar afstemmen en daarover duidelijke afspraken met elkaar maken (intervisiecontract) in overeenstemming met de kwaliteitstoets.

Voordelen

• Kostenbesparend
• Makkelijk te organiseren.
• Het kan een nuttige exercitie zijn om met een groep kantoorgenoten de verplichte tweedaagse cursus gespreksleider intervisie te volgen. Daarmee leer je vaardigheden, die breed toepasbaar zijn binnen de organisatie.

Nadelen

• Het is soms door gebrek aan ervaring met intervisie als organisatie moeilijk om de randvoorwaarden en spelregels van de intervisie goed te borgen.
• De intervisie heeft in drukke praktijken meestal geen prioriteit. Op het laatst afzeggen is dan ook een veel voorkomend euvel bij intervisiebijeenkomsten die intern worden begeleid. Het gevolg daarvan is dat andere oplossingen moeten worden gezocht om aan de kwaliteitstoets te voldoen.
• Door tijdgebrek kan het gebeuren dat er geen duidelijke afspraken worden gemaakt over de intervisie of dat taken om de intervisie goed te organiseren worden verwaarloosd. Dit gaat ten koste van de kwaliteit van de intervisie.
• De interne gespreksleider kent de eigen cultuur en is betrokken bij de eigen organisatie, waardoor hij minder objectief kan zijn.
• Doorgaans is de openheid in intervisiegroepen met gespreksleiders uit de eigen gelederen minder groot. Deelnemers kunnen zich onveilig of beoordeeld voelen. Hierdoor kan de intervisie aan kracht verliezen en een soort toneelstuk worden, omdat deelnemers zich op de vlakte houden.
• De factor tijd is in het algemeen een belangrijk obstakel om advocaten binnen de eigen gelederen vrij te maken voor de gespreksleiding en de opleiding daarvan.
• Met gespreksleiders uit de eigen gelederen kan de intervisie snel afglijden naar een ‘gewoon kantooroverleg’.

De belangrijkste randvoorwaarde van de varianten 1 tot en met 3 is bovendien dat het management zich verantwoordelijk voelt voor de ontwikkeling van intervisie en bereid is daarvoor de faciliteiten te creëren. Anders komt de intervisie niet goed van de grond.

4. Advocaten organiseren hun eigen intervisie

Het is niet per definitie noodzakelijk en soms zelfs niet mogelijk om intervisie incompany te faciliteren en organiseren. Zeker binnen de wat kleinere kantoorverbanden kan het raadzaam zijn om als advocaat zelf je intervisie te organiseren, bijvoorbeeld binnen een specialistenvereniging of samenwerkingsverband dan wel met een groep bevriende advocaten. Het kan zelfs noodzakelijk zijn andere advocaten op te zoeken, omdat je helemaal geen collega’s hebt of misschien heb je geen collega’s, die min of meer op hetzelfde rechtsgebied werkzaam zijn, en dat is wel een vereiste om aan de kwaliteitstoets te kunnen voldoen. Het kan ook zijn dat je de vaste stokpaardjes van je collega’s nu wel kent en behoefte hebt aan nieuwe strategieën en ideeën. Dat hoeft niet hardop gezegd te worden, maar na een aantal jaren kan je soms tot de conclusie komen dat je niet meer leert van elkaar en dan kan een frisse blik van een niet-kantoorgenoot heilzaam werken. Het kan ook zijn dat het veiliger voelt om buiten kantoorverband aan intervisie te doen of wellicht is dit een manier om je netwerk uit te breiden. Het is ook niet perse noodzakelijk om steeds met dezelfde groep advocaten aan intervisie te doen. Het kan juist nuttig zijn om elke keer met een andere groep te sparren.

Stel je wilt als advocaat je intervisie zelf organiseren, wat zijn dan de mogelijkheden?

• Je geeft je op voor een extern georganiseerde intervisiebijeenkomst, individueel of als groep. Er zijn een aantal commerciële instellingen die dat aanbieden. B.v. Lawyers2meet, OSR.
• Je huurt met een intervisiegroep een externe gespreksleider op locatie in. Je formeert een eigen intervisiegroep (met advocaten uit de regio of met advocaten uit een specialistenvereniging of samenwerkingsverband) en huurt een externe (bij de algemene raad geregistreerde) gespreksleider in die je op locatie laat komen. Je kunt deze externe gespreksleider ook opdracht geven om de intervisiegroep tijdelijk te begeleiden naar zelfstandigheid, zodat de intervisiegroep op termijn zelf de intervisie kan gaan begeleiden. Tegen die tijd moet de intervisiegroep dan wel beschikken over gespreksleiders, die bij de algemene raad als zodanig geregistreerd zijn.
• Je begeleidt met een intervisiegroep je eigen intervisiebijeenkomsten. Je formeert een intervisiegroep (met advocaten uit de regio of met advocaten uit een specialistenvereniging of samenwerkingsverband) en volgt eerst met de hele groep of een deel daarvan de verplichte tweedaagse cursus gespreksleider intervisie, om de algemene raad daarna te verzoeken als gespreksleider te worden aangewezen. Vervolgens kun je om de beurt je eigen intervisiebijeenkomsten begeleiden.

Voordelen

• Je bent in het algemeen gemotiveerder als je zelf kan bepalen met wie je aan intervisie doet en in welke vorm. Daardoor kun je ook het maximale uit intervisie halen.
• Je bouwt aan je eigen netwerk onder het motto: ‘samenwerken is het nieuwe concurreren’.

Nadelen

• Kostenaspect
• Je moet zelf initiatief nemen om met andere advocaten in contact te komen
• Het organiseren van intervisies met eigen groepen kost veel tijd.

Wat is nu wijsheid? Intervisie is met voorwaarden en spelregels omgeven. De vraag is of advocaten- kantoren zelf voldoende kennis en ervaring in huis hebben om dit te waarborgen zonder externe expertise. Ik waag dat te betwijfelen en vrees vooral dat er onderling onvoldoende veiligheid en vertrouwen aanwezig zal zijn om intervisie verantwoord te organiseren. Je moet als gespreksleider namelijk best veel bagage hebben om de communicatie in een intervisiegroep goed te laten verlopen, zonder haantjesgedrag, weerstand, stekeligheden en andere ruis op de communicatielijn. Aan de andere kant maakt het volledig extern faciliteren van intervisie je als kantoor ook afhankelijk, omdat je de know how dan buitenshuis houdt. Variant 2 biedt eigenlijk the best of both worlds. Je leert van een externe deskundige hoe je intervisie moet opzetten en begeleiden en zodra je voldoende zelfsturend bent als organisatie, gaat deze persoon ook weer weg en kan je het zelf verder gaan doen. Dat biedt advocatenkantoren waarschijnlijk de meeste kans op een professioneel en duurzaam intervisietraject, waarmee iedereen kan leven. Werk je alleen of in een klein kantoorverband, dan heb je eigenlijk veel meer mogelijkheden om intervisie vorm te geven, waarbij geldt: steeds wisselende partners hoeft niet slecht te zijn!

Hoe nu verder?

Ik zou zeggen, ga gewoon beginnen met één van de opties. Bevalt het niet dan probeer je volgend jaar iets anders en al doende vind je vanzelf je weg. Het laatste woord is hier vast nog niet over gezegd. Wordt vervolgd!