Een roeiwedstrijd tussen de gestuurde achten van Sony en Philips: Sony stuurde acht roeiers en een stuurman, Philips acht stuurlieden en een roeier. Sony won. Bij Philips ontsloegen ze de roeier. Deze anecdote deed de ronde bij Philips in de tijd van Operatie Centurion, begin jaren ‘90. De andere, echt gebeurd, was dat het management, de hei op gestuurd, de opdracht kreeg om een plan te maken voor het faillissement van Philips. Dat was een nieuwe, schokkende ervaring voor ze. Het gaat weer heel goed met Philips, dus je zou kunnen denken dat het heeft geholpen.
Columnisten schrijven dezer dagen alom over manieren om te bezuinigen en toch de kwaliteit van het leven te behouden, en daar sluit ik me nu bij aan.
De financiering van de rechtspraak werkt in principe zo, dat er wordt betaald voor elke zaak die wordt gedaan. Het systeem is ietsje ingewikkelder, maar dat is wel het uitgangspunt. Dus je zou zeggen dat de minister van justitie betaalt voor de zaken, en als die minder geld geeft voor rechtspraak er minder zaken tegelijk gedaan kunnen worden. De wachttijden zullen dus oplopen.
Op de nieuwjaarsreceptie van de rechtbank viel zelfs het woord gedwongen ontslagen. Niet van die kinderachtige dingen als betalen voor je koffie, nee, gedwongen ontslagen.
Laten we eens kijken hoe we kunnen zorgen dat de wachttijden niet oplopen, gebruikers goed bediend blijven worden en er ook geen gedwongen ontslagen hoeven te vallen.
In Denver, Colorado stond dit thema afgelopen september tijdens de Court Technology Conference hoog op de agenda. Wat doen ze in de VS zoal? Op de voorgrond staan manieren om te automatiseren en zo arbeidsplaatsen te verminderen. Bijvoorbeeld in de incasso van verkeersboetes, die hier door de gerechten wordt gedaan. Er worden hier en daar on line hulpprogramma’s opgezet voor mensen die hun baan verliezen of uit hun huis gezet worden en die geen rechtshulp kunnen betalen. Daar had ik in september al over geblogd, dus dat hoeft niet nog een keer.
Wat me nu interesseert is wat de traditioneel slecht gefinancierde State Courts doen om niet in de rode cijfers te belanden en toch de voordelen van de technologie te behouden. In Orange County, California doen ze er alles aan om innovatief te blijven door hun projecten nauwkeurig op elkaar af te stemmen, goed te plannen en de juiste mensen op de juiste plek te hebben. Veel gerechten hebben trouwens juist meer werk gekregen omdat ze de parallelle papieren processen zoals archiveren gewoon laten voortbestaan. Daar is dus de invoering in de beginfase blijven steken en zijn de processen niet meegegaan met de nieuwe technologie, met alle extra kosten van dien en zonder de winst van vermindering van arbeid. Er waren voorbeelden van door de gerechten zelf met geringe kosten ontwikkelde systemen. Er waren ook voorbeelden van technologie die de toegang tot gerechten verbetert voor mensen die geen rechtshulp hebben. Met die technologie kan op het web eenvoudig informatie worden gegeven zonder dat dat veel hoeft te kosten. Ook niet duur waren eenvoudige dingen die court web sites gebruikersvriendelijker kunnen maken door een beter begrip van de manier waarop mensen web sites gebruiken.
Wat kunnen we met dit lijstje in de hand hier in Nederland leren?
Eén: er valt met de bestaande technologie nog een hoop te verbeteren. We gebruiken die nog lang niet goed genoeg, en bovendien hebben we onze werkwijzen nog lang niet goed aangepast aan technologie die we al lang gebruiken.Camilo Schutte signaleert dat er behoefte is om per email met de gerechten te communiceren. Dat gebeurt trouwens ook wel. Ik zie dat er in het buitenland richtlijnen worden gemaakt voor emailgebruik. Dat zouden we hier ook kunnen doen, en dat zou een hoop gedoe schelen. Rechtbank die niet digitaal willen gaan kunnen die emails altijd nog gewoon afdrukken en in hun papieren dossier doen. Ook in Nederland zijn er voorbeelden van technologie waar de invoering niet ver gekomen is. Een voorbeeld: drie rechters en een griffier kunnen samen via het intranet vonnissen redigeren met standaard functionaliteit in de tekstverwerker. Het blijkt dat je daar wel een werkwijze voor moet ontwikkelen. Sommige gerechten zijn daar verder mee dan andere, en we zouden van elkaar kunnen leren hoe je dat het meest effectief kunt doen.
Twee: tot nog toe blijft de rechtspraak nog een papierverwerkende fabriek. Ik heb een bureaula vol met hulpmiddelen om papier bij elkaar te houden: paperclips, nietjes, elastieken in alle maten en soorten. En niet te vergeten een groot formaat rolkoffer, zo een waar je drie weken strandvakantie in een ver zonnig land mee de baas kunt, om de dossiers in naar de zittingszaal te vervoeren.
Los daarvan heb ik ook nog wel een paar wensen voor een informatiesysteem. Ik zoek me nu wild naar allerlei dingen die makkelijk op te slaan zijn. Hoeveel dagen is de verdachte al gedetineerd? Waarom moet ik dat nog steeds met de hand uitrekenen? Zit de verdachte überhaupt nog vast, en waar blijft het reclasseringsrapport? Hoe staat het met het appèl tegen de gevangenhouding? Heeft het Hof dat al behandeld en wat was de uitkomst? Nu de rest van mijn leven zo gedigitaliseerd is gaat het gezoek me steeds meer storen. Ik maak me trouwens sterk dat de buitenwereld niet gelooft dat wij dat soort dingen niet gewoon in een systeem hebben staan. Als deze informatie beter toegankelijk wordt kost het voorbereiden van zaken beslist minder tijd, en dan hoeven de doorlooptijden niet zo te lijden onder de bezuiniging.
Tenslotte: ik zag een commentaar op de Toekomstvisie van de rechtspraak langskomen. Daarin wordt vastgesteld dat digitalisering een prominente factor is om rekening mee te houden voor de toekomst, maar dat de Visie dat heeft verzuimd. Daar kom ik nog op terug.