De krant staat op ons tablet en we bankieren per smartphone. Bankafschriften en facturen staan online opgeslagen, ja zelfs verjaardagswensen wisselen we digitaal uit. Toch blijft op kantoor de papierstapel hardnekkig bestaan. Ondanks, of juist vanwege, het scala aan computerprogramma’s om administratie en work flow te organiseren, raken bedrijven verstrikt in verschillende softwaresystemen. Zo verwordt de overstap naar een papierloos kantoor alsnog een struikelblok.
Om een echt flinke stap te zetten naar een papierloos kantoor moet de softwarejungle voorgoed verlaten. We roepen 2014 dan ook uit tot het jaar van de software-integratie: voor tekstverwerken, post afhandelen, tijdschrijven, e-mail en archiefbeheer zijn niet langer verschillende dure programma’s nodig, alle taken worden uitgevoerd binnen één digitaal systeem. Het papierloze kantoor komt nu écht dichtbij.
En juist voor juristen is digitaal documentbeheer actueler dan ooit. Via de e-Kantonrechter kan al digitaal een zaak worden opgestart, zodat eenvoudige geschillen per computer kunnen opgelost. Ook in het strafrecht is de tijd van dikke ordners voorbij, nu de komst van het elektronisch strafdossier het gesleep met rolkoffers vol papieren overbodig maakt.
Veiligheid is daarbij van cruciaal belang. Digitaal dossierbeheer is dan bij uitstek ideaal, omdat het beter beveiligd is dan klassieke ordners. Ga maar na: terwijl een slingerende aktetas vol vertrouwelijke stukken een makkelijke prooi is voor grijpgrage handen, zitten dossiers binnen een digitaal systeem achter slot en grendel. Door toegangscodes toe te kennen aan specifieke documenten is informatie uitsluitend beschikbaar voor de bevoegde personen.
Het steeds heen en weer sturen van papieren stukken (naar de rechtbank, naar de cliënt, naar een confrère) en de bijbehorende risico’s van verlies of diefstal behoren daarmee ook tot het verleden. Gedigitaliseerde dossiers kunnen via beveiligde en versleutelde verbindingen eenvoudig en gericht worden gedeeld en verstuurd naar de beoogde betrokkenen.
Bovendien is het ondersteboven keren van archiefkasten om dat ene document te zoeken niet meer nodig. Op woordniveau kan op trefwoord gezocht worden binnen een volledig, gedigitaliseerd archief. Zo worden zoekuren ingeperkt en kunnen medewerkers nuttiger taken uitvoeren.
Elk document krijgt automatisch een dossiernummer, en alle relevante e-mails of andere stukken worden daaraan gekoppeld. Terwijl u werkt aan een notitie wordt de tijd bijgehouden voor de latere declaratie. Vervolgens kunt u vanaf elke locatie met laptop of tablet inloggen op uw kantoorsysteem en dossiers raadplegen, verder schrijven aan die pleitnota, aantekeningen maken, stukken versturen of zelfs BTW-aangifte doen. Alles in één hand, met optimale beveiliging en tijdbesparend gebruiksgemak dat de ongezond hoge overheadkosten substantieel omlaag brengt. Het enige dat in de papieren loopt? Dat is straks uw banksaldo.
Bent u benieuwd hoeveel uw kantoor kan besparen door over te stappen op een digitaal dossierbeheer? Neem contact op met Paul Aantjes.
