Met dit programma wil de Rechtspraak bestaande achterstanden wegwerken en in de toekomst voorkomen. Ook moeten rechtszaken in de toekomst sneller zijn afgerond, en moet het voor de rechtzoekende duidelijker zijn hoe lang een zaak duurt.
Door het invoeren van onder andere een datumprikker wil de Rechtspraak de regie op de planning verstevigen en daarmee voorkomen dat zaken onnodige vertraging oplopen. Een track and trace systeem moet ervoor zorgen dat procespartijen en advocaten de voortgang van hun eigen zaak kunnen volgen. “De rechtspraak is voor de mensen nog te veel een black box,” zegt Mendlik.
Deze plannen maken deel uit van de aanpak van lange doorlooptijden waarmee de Rechtspraak al jaren kampt. In 2019 presenteerde Mendlik als voorzitter van het project ‘Doorlooptijden in beweging’ standaard doorlooptijden van juridische procedures. Aan die normen wil de Rechtspraak voldoen. Een uitvloeisel van dat project was een waaier aan maatregelen: de opleiding tot rechter-plaatsvervanger werd ingekort en er werden meer juridisch medewerkers aangetrokken om vonnissen voor te bereiden en uit te werken. Wie eenmaal plaatsvervanger is, kan doorgroeien tot rechter of raadsheer. Waar mogelijk worden zaken meer enkelvoudig afgehandeld. Er komen meer mondelinge vonnissen, en gepensioneerde rechters jonger dan 70 kunnen bijspringen.
Inloopteams
Later in 2019 kwam daar het programma Tijdige Rechtspraak bij, ook onder regie van Julia Mendlik. Het achterliggende idee is dat optimale doorlooptijden alleen te bereiken zijn als de achterstanden zoveel mogelijk zijn weggewerkt en er genoeg mensen zijn om de instroom van zaken te verwerken. Mendlik: “Als je kasten vol zaken over de datum hebt, is het moeilijk om ruimte te vinden voor nieuwe zaken.”
In het begin van de coronatijd, toen de gerechten tijdelijk dichtgingen en de achterstanden weer opliepen, werden vliegende brigades opgestart en konden ook gepensioneerde rechters ouder dan 70 jaar aan de slag.
Het meest in het oog lopende initiatief van het Programma Tijdige Rechtspraak is de zogeheten landelijke inloopkamer, die bestaat uit verschillende inloopteams. Ze ondersteunen gerechten die daar behoefte aan hebben bij het afhandelen van werkvoorraden. Andere onderdelen van het programma: effectiever roosteren van medewerkers en plannen van zittingen, gebruik maken van cijfers om de stappen in de procedure goed in de gaten te houden en rechtzoekenden beter informeren over het verloop van de procedure.
Hoe staat het nu met de doorlooptijden?
Mendlik: “Zo’n 50 tot 60 procent van de zaken wordt behandeld binnen de afgesproken doorlooptijden, blijkt uit managementinformatie. We hebben dus nog 40 tot 50 procent te gaan. Dat lijkt een enorme berg. Tegelijkertijd ben ik er trots op dat we in coronatijd zelfs vooruitgang hebben geboekt. We gingen door corona nog meer nadenken over hoe we processen logischer konden inrichten om tijdige rechtspraak te bereiken.”
Heeft de inloopkamer het beoogde resultaat?
“Ja, want het helpt gerechten deskundigheid bij elkaar kunnen brengen. Daardoor kunnen ze één werkstroom wegwerken in plaats van werkstromen door elkaar heen te behandelen. Daardoor kun je sneller werken, er kan meer gedelegeerd worden aan juridisch medewerkers. In de inloopkamer familierecht worden bijvoorbeeld alleen alimentatiezaken gedaan, door heel gespecialiseerde mensen.”
Wat is belangrijker, voorspelbaarheid of snelheid?
“Snelheid is belangrijk, omdat een uitspraak die te laat komt, er minder toe doet. Daarmee verliezen we gezag. Voorspelbaarheid is een onderdeel van tijdigheid. Uit onderzoek dat we hebben laten doen, is gebleken dat cliënten voorspelbaarheid het belangrijkst vinden. De rechtspraak is voor de mensen nog te veel een black box. Ze weten niet wat hun te wachten staat, hoe lang de stappen duren. Een stappenplan met statusinformatie over de procedure moet ervoor zorgen dat de rechtzoekende meer grip krijgt op zijn zaak. Daar moeten we voorlichting over geven. Wij zijn ook bezig met het opzetten van een track and trace systeem, waarmee mensen de voortgang van hun eigen zaak kunnen volgen. Deze initiatieven hebben weer effect op ons interne proces: hoe reserveer je voldoende tijd voor mensen om direct na de zitting een vonnis te schrijven, en hoe communiceer je daar helder over? Vergelijk het met het ziekenhuis. Als je moet haasten om je afspraak te halen, en je zit te wachten zonder dat je iets weet…heel irritant. Dan helpt het enorm als je te horen krijgt dat de arts is weggeroepen en dat het nog drie kwartier kan duren.”
In een interview in Rechtstreeks zegt u dat de Rechtspraak meer regie moeten pakken. Bijvoorbeeld: Als een zitting in een zaak binnen twaalf weken moet plaatsvinden, geeft de rechtbank vijf mogelijke data. Lukt dat niet, dan bepaalt de rechtbank zelf een datum. Daar zult u geen vrienden mee maken in de advocatuur.
“Wij stemmen dit af met de advocatuur. Als wij als Rechtspraak doen wat we moeten doen, kunnen we ook vragen dat de advocatuur eraan meewerkt dat zittingen op tijd plaatsvinden. Nu zijn we heel afhankelijk van alle agenda’s. Leuk en aardig dat een advocaat nooit op maandag, dinsdag en donderdag kan… Daarover moeten we het gesprek voeren, en wij als Rechtspraak kunnen dat proces makkelijker maken met een datumprikker. Als het desondanks niet lukt, moeten wij zelf als Rechtspraak een datum kunnen vaststellen. Je moet je voorstellen: we sturen nu aan alle betrokken advocaten een brief het verzoek om verhinderdata op te geven. En als daar geen geschikte datum uitrolt, moet er een paar weken later weer een brief uit. Zo zijn we soms heel inefficiënt bezig.”
Gaat snelheid ten koste van kwaliteit?
“Dat hoeft niet. Door inefficiënties in het systeem is er nu veel loze tijd. Soms hebben mensen onvoldoende tijd om een zitting te voorbereiden, waardoor ze na afloop niet snel een beslissing kunnen nemen. We hebben nu ook veel dubbel werk. Als een rechter pas vijf weken na de zitting een vonnis kan schrijven, moet hij opnieuw het dossier lezen.”
U heeft uw licht opgestoken bij een ziekenhuis in Deventer. Wat kan de Rechtspraak daarvan leren?
“We zien bij de Rechtspraak soms onrust rondom de roosters, en we hebben in het ziekenhuis gezien wat voor rust het artsen geeft als het planningsproces goed is geregeld door logistiek deskundigen. Het ziekenhuis is qua planning niet zoveel anders dan een rechtbank. Artsen en verpleegkundigen kun je vergelijken met rechters en juridisch medewerkers. Je hebt spoed en geen spoed. Je hebt patiënten en rechtzoekenden, operatiekamers en zittingszalen et cetera. Door de deskundigheid van artsen en verpleegkundigen op elkaar af te stemmen kunnen ze hun aandacht veel beter richten op de casus.”
In Rechtstreeks noemt Ruth de Bock (AG bij de Hoge Raad) de inloopkamer een goed idee, maar alleen als de schrijfjurist die het concept-vonnis maakt ook bij de mondelinge behandeling aanwezig is.
“De rechter die de zitting doet moet ook verantwoordelijk zijn voor de uitspraak. Dat is de lijn van de Hoge Raad, en daar sta ik helemaal achter. In de ideale situatie doet de juridisch medewerker samen met de rechter de zitting en de uitspraak, en dat gebeurt in de overgrote meerderheid van de gevallen ook. Maar dat kan niet altijd, ook nu niet. Soms schrijft een andere juridisch medewerker een uitspraak, bijvoorbeeld omdat iemand ziek is, of dat het anders te lang duurt. Met de instructie van een rechter kan een juridisch medewerker dat heel goed, ook al was hij niet bij de zitting. Het is grondwettelijk of vanuit oogpunt van kwaliteit niet altijd nodig dat een juridisch medewerker ook op de zitting aanwezig was.”
Vorige week liet voorzitter Henk Naves van de Raad voor de rechtspraak weten dat de Rechtspraak er 150 miljoen euro extra per jaar bij moet hebben om meer rechters op te leiden zodat werkvoorraden kunnen worden teruggedrongen.
“Voldoende personeel is een absolute voorwaarde, en daarbij is rechterlijke capaciteit essentieel. Maar afgezien van de capaciteit kunnen we dingen verbeteren. Alleen maar uitbreiding van capaciteit kan ook uitbreiding van inefficiëntie opleveren. Dus parallel aan capaciteitsuitbreiding moeten we blijven nadenken over efficiënter werken. Ook om het nieuwe personeel efficiënter te laten werken.”
Wanneer is uw missie geslaagd?
“Als we de doorlooptijden halen die we hebben gedefinieerd, en mensen daarop kunnen rekenen. Dat zal binnen twee jaar niet bereikt zijn, maar we doen er alles aan om zover mogelijk te komen.”
Klik hier voor de podcast waarin rechter Jan Bram de Groot en advocaat Rob van Coolwijk zeggen dat ze een tijdig vonnis belangrijker vinden dan een inhoudelijk perfect vonnis.
