Net begonnen met het lezen van een complex dossier ter voorbereiding van een overleg later op de dag, word je gestoord door een jongere collega met een vraag: ‘Heb je even tijd om te sparren?’ Natuurlijk help je jouw collega even. Probeer je er vervolgens na een kwartiertje overleg weer in te komen, word je afgeleid door de ping van je e-mail en helaas kun je je nieuwsgierigheid niet bedwingen: je leest de betreffende mail en beantwoordt deze ook. Dan ben je er maar meteen vanaf. Vervolgens kost het even tijd om weer op te pakken waar je was gebleven met lezen in het dossier en op het moment dat je daar bent, is de volgende onderbreking alweer een feit: een app van het thuisfront. De oppas meldt zich voor de zoveelste keer af en terwijl je afgeleid bent door je ergernissen hierover, komt er nog een stroom met appjes van je leidinggevende overheen: waarom je niet op zijn mails reageert. Ja, hallo, alsof je niets te doen hebt vandaag. Nadat je het micromanagement van je leidinggevende weer even van je hebt afgeschud door zijn vragen naar de bekende weg maar meteen te beantwoorden, probeer je de draad weer op te pakken. Maar als je er voor je gevoel net lekker inzit, gooit de telefoon weer roet in het eten: er is ergens brand. Spoedadviesje. Geeft altijd een goed gevoel. Of toch niet? Want die Teams- vergadering kondigt zich op je scherm aan en om nu te zeggen dat je het dossier in je vingers hebt, nou, nee.
In deze serie ‘Afleiding is uit, focus is in’ behandel ik verschillende tips en tools om je focus te verbeteren. Deel 5 staat in het teken van full focus: waarom het zo belangrijk is om af en toe langere tijd ongestoord aan je taken te kunnen werken.
De hele dag door liggen de interrupties, dat wat je afleidt van je werk – of beter gezegd – de ‘verleidingen’, op de loer. Vroeger werd je voornamelijk uit je werk gehaald door een binnenlopende collega of door een paar via het secretariaat doorverbonden telefoontjes; tegenwoordig word je van alle kanten en overal belaagd: kantoortuinen met veel geluid, WhatsApp, e-mail, Zoom, Teams, 24/7 rechtstreekse telefoon, social media enz. Daardoor kom je nauwelijks toe aan het ‘echte werk’, dat wat je eigenlijk wilt doen. De continue afleiding op je werk heeft met name voor kenniswerkers ook nog eens tot gevolg dat je je niet meer goed kunt concentreren op het ‘deep work’, het werk waarvoor je echt even moet gaan zitten, bijvoorbeeld omdat het veelomvattend of complex is of veel uitzoek, lees-of denkwerk vergt. De geschetste casus is daar een goed voorbeeld van.
De mythe van urgentie
Dat onze aandacht van alle kanten gekaapt wordt en we daardoor steeds sneller uit onze concentratie worden gehaald, heeft vooral te maken met hoe we omgaan met urgentie. Tegenwoordig is – of je kunt eigenlijk beter zeggen lijkt – alles urgent. Daarom zijn we ervan overtuigd dat bepaalde zaken nu eenmaal niet te plannen zijn en dat het oké is (en zelfs aangemoedigd wordt) om elkaar te pas en te onpas te storen. Overal meteen op in- springen toont aan dat je ‘hands on’ bent en snel handelt, zo luidt de mythe. We zijn alleen vergeten wat ‘urgent’ écht betekent. Urgent betekent zó dringend, dat het ernstige gevolgen heeft als je nu niet meteen stopt met waarmee je bezig bent en overgaat tot actie: een deadline die verstrijkt, een klant die dreigt weg te lopen, een zaak die ontploft. Maar in de praktijk verwarren we dit soort situaties met belangrijke zaken, die wel moeten gebeuren, alleen niet per se NU. Het gevolg daarvan is dat je ‘deep work’ blijft liggen en je met zaken bezig bent waarmee je op dat moment niet bezig moet zijn, zoals de hoofdpersoon in de casus die zich laat afleiden door een app van het thuisfront, een collega met een vraag, e-mail e.d. Allesbehalve professioneel en vooral heel onproductief. Alleen dat besef is nog niet overal doorgedrongen.
Omgaan met urgentie is in de juridische praktijk, waarin de schijn van urgentie sowieso op de loer ligt, nog niet zo makkelijk. Zodra je leidinggevende, een collega, klant of andere stakeholder belt of mailt met een spoedje, dan ga je daarop in. Je accepteert de interruptie en laat alles uit je handen vallen. Je gaat er immers vanuit dat de gevraagde spoedeisendheid gegrond is, want wie ben jij om te twijfelen aan de urgentie die wordt benadrukt. Toch ligt daar het probleem: jij laat je meevoeren in wat voor een ander urgent voelt en daardoor ben je op een gegeven moment 100 mails tegelijk aan het beantwoorden. Of het werkelijk allemaal zo urgent is, dat is maar zeer de vraag. Had de leidinggevende in de geschetste casus bijvoorbeeld echt iets urgents? De betreffende persoon doet het misschien voorkomen alsof zijn of haar verzoek spoed heeft, maar misschien geeft het hem/haar gewoon een goed gevoel dat iemand meteen met het dossier bezig gaat, bijvoorbeeld om de klant te pleasen. Of wellicht heeft de betreffende persoon de verantwoordelijkheid in de zaak en wordt om die reden een bepaalde druk ervaren, maar écht urgent is het eigenlijk niet. En in de allerergste gevallen: hij/zij heeft het werk zelf te lang laten liggen.
Het is belangrijk dat je het gesprek durft aan te gaan over de ad hoc-cultuur, zeker wanneer deze jou van je ‘deep work’ afhoudt. Definieer met elkaar wat als urgent wordt beschouwd en hoe daarmee om te gaan. Je kunt bijvoorbeeld met elkaar afspreken dat er geen verplichting is om continu (online) bereikbaar te zijn. Je kunt ook een communicatieprotocol invoeren, waarin het stellen van vragen en bespreekmomenten wordt geregeld. Bv. een SOS-WhatsApp groep voor bloedspoedkwesties, belafspraken voor iets minder dringende zaken die echter wel binnen 24 uur moeten worden afgehandeld en alles wat langer kan wachten, wordt op de mail gezet. Maak het bespreekbaar!
Waarom constante interrupties slecht zijn voor je brein
Uit diverse onderzoek is gebleken dat we op ons werk gemiddeld elke drie minuten worden onderbroken ofwel door een externe prikkel (‘bliep bliep!’) een collega (‘Hey, kun je me even verder helpen?’) of door onszelf (‘Héél even mijn mail checken’). Het probleem is dat je brein slecht tegen geschakel tussen taken en activiteiten (multitasken) kan en dat is wat er gebeurt als je onderbroken wordt: je gaat eerst uit een taak of activiteit, vervolgens verleg je je aandacht naar iets anders en daarna ga je weer terug naar de oorspronkelijke bezigheid. Je brein kan dit moeilijk verwerken. Wanneer je aan iets begint start je brein als een motor steeds opnieuw op en moet vervolgens warmdraaien om er goed in te komen. Dat kost gemiddeld zo’n 20 tot 25 minuten. Bij elke afleiding of interruptie begint dit proces opnieuw. Dat betekent dus dat je zo’n 20 tot 25 minuten nodig hebt om er weer in te komen en/of terug te keren naar waar je was gebleven. Voor je brein is dat heel vermoeiend. Hoe complexer het werk, hoe dieper je moet nadenken en des te slechter onderbrekingen voor je brein zijn. Je hebt voor het echte ‘deep work’ nu eenmaal een diepe flow van opperste concentratie nodig.
De gevolgen van constante interrupties
Constante interrupties hebben veel meer impact dan je misschien denkt.
In de eerste plaats ga je na een interruptie meestal niet meteen terug naar het werk waarmee je bezig was. Vaak doe je er nog even iets kleins tussendoor voordat je terugkeert naar de oorspronkelijke bezigheid, zoals de hoofdpersoon in de casus eerst de binnengekomen mails ging beantwoorden alvorens terug te keren naar het betreffende dossier. Sommige professionals vergeten überhaupt waar ze eigenlijk mee bezig waren! Als je op voorhand al weet dat er veel interrupties zullen zijn op een dag, dan is er ook een grotere kans op het uitstellen van ‘deep work’. Onbewust ga je je richten op minder complexe taken dan de lastige klus waarvoor je echt even moet gaan zitten. Dat is wellicht dan ook de reden dat veel complexe of omvangrijke dossiers langer blijven liggen dan zou moeten.
In de tweede plaats zijn de vele interrupties funest voor de productiviteit en kwaliteit van je werk. Door het geschakel tussen verschillende werkzaamheden ga je langer over taken doen. Wat je geconcentreerd in 1 uur kunt doen, kost met onderbrekingen al gauw zo’n 2 uur. Als gevolg van de vele interrupties, krijg je ook steeds minder (complexe) taken af. Je bent voor je gevoel wel druk, maar dat blijkt niet uit je productiviteit, zoals de hoofdpersoon in de casus maar niet toekwam aan de belangrijkste taak: het complexe dossier voorbereiden voor de Teams-vergadering. Daarnaast daalt je IQ als gevolg van constante interrupties tijdelijk met gemiddeld 10%, kun je minder diep in stukken duiken, problemen minder goed oplossen en ga je meer fouten maken. De afname van productiviteit en kwaliteit is een belangrijk effect van de vele interrupties op de werkvloer. Dit effect treedt al op bij de kleinste wisseling van aandacht; een korte blik op je telefoon is daarvoor al genoeg. Maar de vele interrupties hebben nog een belangrijk neveneffect: je hersenen raken er zo aangewend, dat je onbewust op zoek gaat naar nóg meer afleiding, waardoor je in een vicieuze cirkel terecht dreigt te komen.
Dat interrupties op de werkvloer ook je arbeidsvreugde en gezondheid negatief kunnen beïnvloeden is veelal onderbelicht. De vele onderbrekingen hebben in veel gevallen tot gevolg dat je niet afkrijgt wat je gepland had te doen. Het gevolg daarvan is dat je door alle onafgemaakte zaken, die in je hoofd blijven hangen, stress en werkdruk kunt gaan ervaren. Bovendien hou je na werktijd al snel een ontevreden gevoel over aan de dag als je regelmatig je werk verlaat met de gedachte dat je het wel druk hebt gehad, maar weinig hebt bereikt. Dat werkt ook weer in de hand dat je werk moeilijker kunt loslaten en/of dat je in de avonduren gaat compenseren wat je overdag niet hebt kunnen doen. Daardoor sta je als het ware altijd op standje ‘aan’, met alle gevolgen van dien voor je gezondheid, gevoel van welbevinden en persoonlijke balans.
Picasso’s Rule: in afzondering bereiken we de beste resultaten
De feiten spreken dus voor zich: om mentaal en fysiek gezond te blijven en kwalitatief en kwantitatief goed werk af te leveren, is het belangrijk om af en toe langere tijd ongestoord aan je taken te kunnen werken. Voor het echte ‘deep work’ had Picasso een mooie slogan, ook wel bekend als Picasso’s Rule: ‘Without great solitude no serious work is possible’. Afzondering is noodzaak om iets te bereiken. Af en toe even uitpluggen en in full focus je werk doen, thuis, in een stilteruimte, met een koptelefoon op, ergens waar niemand je kan storen. Dan kun je echt even de diepte induiken en meters maken in dat dikke dossier om uiteindelijk een meesterwerk af te leveren, zoals Picasso.
Ergo: full focus is goed voor heel veel dingen, maar zeker voor je mentale en fysieke gezondheid. An hour focus a day keeps the doctor away! Ik weet niet van wie deze uitspraak is, maar het lijkt me een goed begin. Een uurtje full focus, dat is te doen, toch?
Literatuur en bronnen
Tigchelaar, M., Focus aan/uit, 9789000359691.
Crabbe, T., Nooit meer te druk, 9789024572687.
Hari, J., De aandacht verloren, 9789038809588.
Labee, Ch., Overprikkeld brein, 9789043924887.
Sitskoorn, M., Hersenhack. Update je brein, 9789044639124.
Mark G., en Robinson J., Too Many Interrupions at Work?: Office Distractions Are Worse Than You Think, Business Journal (8 juni 2006).
Jett, Q. R., & George, J. M. (2003). Work interrupted: A closer look at the role of interruptions in organizational life. The Academy of Management Review, 28(3), 494–507.
https://doi.org/10.2307/30040736.
https://www.ad.nl/werk/een-mail-haalt-je-25-minuten-uit-je-concentratie~aba83216/
https://progressiegerichtwerken.nl/onderbrekingen-verminderen-de-kwaliteit-van-je-werk/
https://www.nrc.nl/nieuws/2022/04/14/we-hebben-nog-maar-een-aandachtsspanne-van-drie-minuten-a4113362.
