Rüna Honig

De coachtip van de maand: At your service!

Netflixend op de bank na een lange dag werken, wijntje binnen bereik, lijkt de avond niet meer stuk te kunnen. Totdat je bruut uit je droomwereld gehaald wordt door de piepende smartphone naast je op de bank. Kort bericht van een opdrachtgever: ‘Zie mail’. Nadat je Netflix op pauze hebt gezet scrol je jachtig door je inbox: 10 brandberichten en heel veel bijlagen. Enigszins opgefokt grijp je naar je laptop om die bijlagen nog eens goed te kunnen lezen. Een overeenkomst van 30 pagina’s, een dagvaarding en nog wat shit. Je levenspartner vraagt intussen ‘waar je mee bezig bent’ en herinnert je nog even fijntjes ‘aan de gezellige avond samen’. Met een licht schuldgevoel klap je je laptop dicht en ploft weer op de bank. Maar die serie is ineens niet meer leuk en je gedachten dwalen steeds af naar morgen: wat staat je allemaal te wachten, hoe druk gaat het worden, hoe ga je dat allemaal fixen…..?

Als er iets duidelijk naar voren is gekomen uit mijn recente blogs over stress en overbelasting, is het wel de constante bereikbaarheid en beschikbaarheid voor werk als enorme stressor in ons drukke juristenleven. Waarom wordt dit toch zo schromelijk onderschat? Willen we niet zien dat dit ons de das om doet of komt het ons niet goed uit? Tijd voor een nadere analyse.

Eerst nog een paar praktijkvoorbeelden

Maandagmorgen, de week begint weer, maar jij voelt je als op vrijdagmiddag: moe en hard toe aan even niets. Heb je eigenlijk wel écht een weekend gehad? Zaterdag heb je de hele middag heen en weer zitten bellen en mailen in een zaak, zondag tijdens familiebezoek heb je regelmatig gekeken of je nog belangrijke berichten hebt gemist en gisteren heb je eigenlijk de hele avond zitten appen met een collega over de strategie in die bewuste zaak…..

Ander voorbeeld. Je moet in een complex dossier adviseren over de haalbaarheid van een procedure en probeert in de ochtenduren voor jezelf tot een analyse te komen. Maar je wordt voortdurend gestoord: je telefoon, je mail, collega’s, van alles fietst door het dossier heen en aan het eind van de ochtend ben je gespannen en rusteloos, omdat je niet klaar bent met deze zaak en in de middag heb je er geen tijd meer voor en morgen ook niet en je opdrachtgever zit met smart op jouw advies te wachten……

Wat de genoemde voorbeelden gemeen hebben is dat de betrokken juristen bereikbaar blijven en daardoor de schijn van beschikbaarheid oproepen, terwijl ze eigenlijk niet beschikbaar zijn of niet zouden moeten zijn. Wat heeft het voor zin bereikbaar te zijn, als je eigenlijk niet beschikbaar bent en/of dat niet zou moeten zijn? Mijns inziens legt de perceptie dat je bereikbaar én beschikbaar bent heel veel onnodige druk en zorgt het ervoor dat je prioriteiten gaat verdraaien en/of te weinig tot rust komt.

De 24-uurs moraal

Bereikbaarheid is eigenlijk toegankelijkheid, b.v. via mail, telefoon, social media, face to face e.d. Beschikbaarheid is de mate waarin je in staat bent om ook daadwerkelijk iets te kunnen doen. Helaas worden deze begrippen in de praktijk van alle dag in één adem genoemd. Altijd bereikbaar en beschikbaar zijn is de nieuwe norm, terwijl je dat laatste soms helemaal niet bent, omdat je met iets anders bezig bent, omdat het weekend is enz.

In feite vatten we bereikbaar en beschikbaar zijn op als ‘altijd met je werk bezig moeten zijn’. ’Avonds laat worden er nog vragen op je afgevuurd, waarop de vragensteller ook meteen antwoord wil. Laat jij de vraag even voor wat het is, omdat jij op dat moment de behoefte hebt om even te ontspannen, dan scoor je daarmee meestal geen bonuspunten. Het is niet dat we elkaar willen pesten, maar het is gewoonte geworden om zo met elkaar om te gaan. Als je niet altijd bereikbaar en beschikbaar bent, loop je bovendien het risico dat er getwijfeld wordt aan je motivatie. Het aantal uren dat je werkt wordt vaak verward met betrokkenheid en inzet.

Het spanningsveld tussen beschikbaarheid en capaciteit

Altijd bereikbaar en beschikbaar, managers en kantoordirecteuren zijn er dol op, vooral als ze zelf geen jurist zijn. Het liefst zetten ze je in een kantoortuin tussen je interne klanten of verwachten ze dat je zelf altijd de telefoon aanneemt, zogenaamd om de toegankelijkheid te vergroten. Maar tegelijkertijd wordt er ook bezuinigd op personeel. Je hebt geen secretaresse en staat je eigen bijlagen te kopiëren. En er is ook niemand die jouw inbox met 500 mails per dag even screent op onzin. Intussen moet je de hele dag in de houding klaar staan, elk mailtje meteen beantwoorden, elk verzoek meteen behandelen, omdat het management klantgerichtheid en kostenbeheersing tot kunst heeft verheven. Een spanningsveld tussen beschikbaarheid en capaciteit. Je kunt wel altijd bereikbaar en beschikbaar willen zijn als organisatie, maar als de mankracht onvoldoende is, dan lukt dat gewoon niet en wordt de werkdruk voor het personeel te hoog en de tijd dat ze met hun werk bezig zijn gemiddeld te lang.

Van werken op hoog niveau en onder hoge druk kun je fysiek en mentaal moe worden. Misschien voelt het niet altijd zo, maar je hebt gewoon tijd nodig om te herstellen. Harde werkers hebben de neiging gedragspatronen te ontwikkelen, die ongezond zijn en direct invloed hebben op het kwalitatieve werkvermogen. Lange werkdagen leiden tot laat en vaak slecht eten, minder slaap, minder beweging, spanning en meestal is er ook minder tijd voor sociale contacten. Onderzoek van het Amerikaanse onderzoeksbureau Gallup naar bereikbaarheid van werknemers voor hun werk wijst bovendien uit dat constante bereikbaarheid werkstress verhoogt en er ook voor zorgt dat je het werk minder makkelijk loslaat.

En erger nog, wie zich verplicht voelt om altijd bereikbaar en beschikbaar te zijn, geeft een deel van zijn zelfbeschikking op. Anderen bepalen jouw leven, jouw stemming, jouw tijdsbesteding. Waarom zou je dat willen?

Wil je als organisatie continue bereikbaarheid en beschikbaarheid, dan weet je dus bij voorbaat al wat er gaat gebeuren: vermoeide, overprikkelde, opgefokte, ontevreden juristen die dan waarschijnlijk ook nog een stuwmeer van losse eindjes hebben liggen: wie op elke binnenkomende prikkel reageert, verdraait zijn prioriteiten voortdurend, multitaskt de dag door en krijgt daardoor heel veel dingen niet af.

Hoe moet het dan wel?

Ideaal wordt het nooit; er zal altijd een spanningsveld blijven tussen jouw eigen behoeften en die van anderen. De omgeving zal blijven proberen om jouw aandacht te kapen, elke dag weer. Het is aan jou te bepalen in welke mate jij jouw leven in handen wilt geven van je werkgever, stakeholders, cliënten of andere betrokkenen.

Hierbij een aantal tips om jezelf staande te houden in dit bijkans onmogelijke spanningsveld:

Neem zelf de verantwoordelijkheid. De zwakste schakel ben jezelf. Je kunt de schuld geven aan anderen, maar je moet de fout primair bij jezelf zoeken. Jij bent degene die constant bereikbaar en beschikbaar is. Analyseer je gedrag en kijk wat in jouw context mogelijk is om je bereikbaarheid en beschikbaarheid te begrenzen.

At your service, maar dan op jouw manier. Zet je bereikbaarheid en beschikbaarheid naar je hand. Breng in kaart voor wie jij vaak bereikbaar en beschikbaar moet zijn en waarom. Meestal gaat het om steeds dezelfde personen die een claim op je leggen en vaak ook nog eens om dezelfde redenen. Probeer met deze personen vervolgens afspraken te maken over je bereikbaarheid en beschikbaarheid. B.v. je kunt een belafspraak maken, vaste overlegmomenten afspreken e.d. Maak ook je omgeving duidelijk wanneer je wel en niet (zelf) bereikbaar bent: je kunt in bereikbaarheidsblokken werken (je bent een deel van de dag wel en een deel van de dag niet bereikbaar), je kunt intern aangeven wanneer je wel en niet gestoord kan worden, je kunt interne afspraken maken over interrupties (b.v. in een bepaalde tijdzone storen we elkaar niet) enz.

Manage de verwachtingen. Als jij er een gewoonte van maakt dat je op elk bericht vanuit je werkomgeving meteen antwoordt, ook in de avonduren, dan creëer je zelf de verwachting dat je dat in volgende keren ook zal doen. Niet handig. Zorg voor reële verwachtingen. Benoem wat wel en niet haalbaar is en markeer je eigen grenzen. Het is aan jou om te bepalen hoever je anderen wil laten binnendringen in jouw leven. Mogen opdrachtgevers jou tot in bed achtervolgen? Waar ligt de grens? Je bepaalt het zelf.

Wees alleen (zelf) bereikbaar als je ook beschikbaar bent. De mentale belasting van bereikbaarheid en beschikbaarheid gaat extra zwaar drukken als je berichten wel ontvangt, maar er niets mee kan op dat moment. Je kunt beter niet (zelf) bereikbaar zijn als je niet ook tevens beschikbaar bent om iets te doen. Dit wil niet zeggen dat je niet bereikbaar bent: je kunt anderen inschakelen om voor jou bereikbaar te zijn: secretaresse, receptioniste, externe telefoondienst e.d. Zelfs in het weekend kun je tegenwoordig met een telefoondienst je bereikbaarheid regelen.

Herwaardeer de momenten waarop je onbereikbaar bent. Sporten, familiebezoek, een etentje, wandelen in de natuur, heerlijk om eens geen telefoon bij je te hebben en te ervaren hoe het is om op te gaan in je activiteiten zonder stoorzenders, die in je achterhoofd blijven hangen.

Conclusie

We zijn doorgeschoten in onze bereikbaarheid en beschikbaarheid. Tijd voor verandering. Zie je bereikbaarheid en beschikbaarheid als een keuze. Neem zelf de regie en laat niet anderen voor jou bepalen hoe jij je tijd doorbrengt. Als je een avond geen e-mail en andere berichten beantwoordt, hoef je je niet schuldig te voelen; als je geniet van de natuur of een andere vorm van ontspanning, mag je ervoor kiezen om je telefoon even niet op te nemen of zelfs helemaal uit te zetten. Het is aan jou om de verwachtingen op een gezonde manier te managen en de omgeving naar je hand te zetten. Waarschijnlijk hou je het dan langer vol dan je collega’s die denken dat permanent op ‘aan’ staan effectief is.

Wilt u geen belangrijk juridisch nieuws meer missen?

Abonneer u op de Mr. nieuwsbrief: elke dinsdag rond de lunch een update van het nieuws van de afgelopen week, de laatste loopbaanwijzigingen en de recentste vacatures. Meld u direct aan en ontvang elke dinsdag de Mr. nieuwsbrief.

Over de auteur

Rüna Honig

Rüna Honig

Rüna Honig, voormalig advocaat-partner, is coach, docent en intervisiebegeleider en directeur van Honig Coaching B.V., een opleidingsinstituut gespecialiseerd in de coaching en vaardigheidstraining van juristen. Daarnaast is Rüna oprichter van The Practical Lawyer Online (vaardigheidstrainingen online) en medeoprichter van Lawyers2meet (intervisie). Rüna houdt zich vooral bezig met het opleiden en begeleiden van de jurist "nieuwe stijl", de moderne professional met eigentijdse vaardigheden en persoonlijk leiderschap. In dit weblog op Mr online zal Rüna vooral coachtips geven en actualiteiten uit haar vakgebied belichten.

Recente vacatures

Recente vacatures