De coachtip van de maand: de Wet van Parkinson

Delen:

Herken je dit? Als je pas over een week een antwoord moet hebben op een bepaalde vraag, dan duurt het meestal ook een week voordat je het antwoord hebt. Heb je nog 2 maanden de tijd voor die conclusie van antwoord, dan doe je er 2 maanden over en met een beetje pech moet je het meeste werk nog vlak van te voren doen ook. Een vergadering duurt standaard de tijd die ervoor uit is getrokken, ook al zijn er maar weinig punten te bespreken. We leuteren de tijd gewoon vol en gaan discussies op detail aan, die we niet zouden voeren als er veel punten te bespreken waren.

Allemaal voorbeelden van de Wet van Parkinson. En nee, het heeft niets te maken met die vreselijke ziekte van de hersenen. De Wet van Parkinson is vernoemd naar zijn ontdekker, C.N. Parkinson. De econoom rekende uit dat het aantal mensen in een organisatie, ongeacht het werkaanbod, met 5 – 7% per jaar toeneemt. Een organisatie groeit, of er nu meer werk is of niet. Parkinson kwam tot deze ontdekking toen hij in Engeland onderzoek deed naar het gegeven dat de ministeries niet krompen toen alle koloniën verzelfstandigden. Logisch zou zijn dat het werk met minder mensen zou kunnen worden gedaan, omdat het werk dat ze deden was vervallen. Maar dat gebeurde niet. De resterende taken werden een paar slagen complexer, processen werden langer en iedereen was de hele dag druk. De stijging van het aantal ambtenaren verklaarde hij met de Wet van Parkinson: “Work expands to fill the time available for its completion.”, of te wel: ‘’arbeid dijt uit naarmate er meer tijd beschikbaar is voor zijn voltooiing.’’; anders gezegd:  een taak breidt zich uit om de tijd op te vullen die ervoor beschikbaar is. Of te wel: “If you have 15 minutes, it takes 15 minutes. If you have a day, it takes a day.” Dus het komt er op neer dat we, als we genoeg tijd voor iets hebben, we vanzelf gaan lanterfanten; maar we gaan tevens inefficiënter werken en het werk wat we te doen hebben ingewikkelder maken. Dus we gaan bijvoorbeeld nog een keer aan een stuk schaven en er nog wat jurisprudentie infietsen, waardoor we in een soort ‘schijndrukte’ opereren. Het omgekeerde is ook waar: onder tijdsdruk kunnen we bergen werk verzetten en neemt de efficiency toe. Wanneer we minder tijd hebben, moeten we ons automatisch richten naar dat wat het belangrijkste is. Deze Wet geniet alom brede bekendheid en managers zijn er dol op.

Een voorbeeld uit de praktijk. Binnen het juridische team  van een grote ICT-organisatie was een jurist voor een tijdelijke opdracht  aangenomen. Zijn opdracht was om de arbeidsovereenkomsten van bepaalde werknemers door te lichten, omdat een ontslagen ex- werknemer met gevoelige know how naar een klant was overgestapt. Er was niet een duidelijke deadline afgesproken en het aantal uren mocht hij zelf invullen. De beste man was grondig en had nog al veel op-en aanmerkingen. Uiteindelijk bekeek hij alle personeelsdossiers  en de formele documenten daaromheen, zoals de bedrijfsreglementen, het personeelshandboek e.d. en hij stelde voor om alles op de schop te gooien. In de dagelijkse werkprocessen leverde dat een bocht op die zoveel tijd kostte, dat deze jurist al snel een volledige baan had. De kwaliteit van de dienstverlening voor de echte klanten van deze onderneming ging er zeker niet op vooruit…..

Had deze jurist een vast omlijnde opdracht gekregen met een duidelijke deadline voor de uitvoering, dan was deze opdracht vast en zeker niet verzand in de sideline.

Voor juristen is dit een interessante Wet. Vroeger konden we eeuwig aan een stuk schaven. De klant(intern of extern) wachtte geduldig en/of betaalde de uurtjes wel. Nu worden we opgejaagd door kleine en grote heerschappen, die graag zelf de touwtjes strak in handen houden. Het mag niets kosten, we moeten permanent in de houding staan en het moet allemaal snel. En dan roepen wij dat we geen goed product kunnen afleveren, als we de tijd en de mankracht niet krijgen. In mijn coachingspraktijk maak ik regelmatig mee dat juristen uitbreiding  van het personeelsbestand als de oplossing zien van deze nieuwe situatie. Ik zeg dan altijd:’’ Probeer eerst eens je tijd anders te gebruiken. Doe je eigenlijk wel wat belangrijk is of vul je je dag ook met een hoop onzin?’’ Dat valt meestal niet heel goed. We hebben namelijk de neiging de dag te vullen met onbelangrijke zaken en het is best pijnlijk dat onder ogen te moeten zien. Er wordt vooral veel kostbare tijd verspild. Je kunt een dag doen over een simpel advies, als je je tussendoor voortdurend laat interruperen door collega’s, continue je inbox checkt en na een onderbreking steeds weer opnieuw begint met waar je was gebleven. Je kunt iemand een processtuk of advies laten schrijven in een zaak die hij niet kent en dat zelf vervolgens allemaal weer gaan zitten corrigeren. Lekker handig! Ook wordt er teveel onnodig werk gedaan. Om maar wat voorbeelden te noemen: een halve dag bezig zijn met het kopiëren van jurisprudentie, met 2 juristen naar een comparitie van partijen gaan, 10 mensen over de nieuwe zeepbakjes in de toilet laten meebeslissen en daar ook nog eens uitvoerig per mail over gaan discussiëren, de lijst is lang en de tijd vult zich lekker op….

Het is mitsdien raadzaam jezelf als organisatie en als individu een paar vragen te stellen.

Op organisatieniveau:

  • Waar gaan we eens mee ophouden?
  • Welke vergadering/dienst/taak/functie levert de minste waarde op en gaan we schrappen of minder tijd aan besteden?
  • Wat is te complex geworden en gaan we weer terugbrengen naar de basis?

Individueel:

  • Wat kan ik doen met de uren die ik ter beschikking heb? Wat draagt bij aan mijn doelen en resultaten en levert dus de meeste waarde op?
  • Wat is mogelijk overbodig? Waar kan ik acuut mee stoppen?      
  • Is het me echt duidelijk waarom ik deze actie ooit op mijn lijst heb gezet?(reflecteren)
  • Wil ik, gegeven mijn huidige werksituatie vandaag, deze actie nog steeds doen (her-onderhandelen)?
  • Is deze actie zo duidelijk dat ik hem ook kán doen (verhelderen)?

Tips

  • Verbind aan alles een (kunstmatige) deadline. Stel voor jezelf exact vast wanneer je een bepaald doel(b.v. advies klaar voor klant x) uiterlijk bereikt wil hebben en laat iemand anders (b.v. je secretaresse) je controleren op die afspraak met jezelf. Op deze manier dwing je jezelf tot actie en dat voorkomt dat je de tijd nodeloos gaat ‘opvullen’.
  • Werk met tijdslimieten. Bepaal van te voren hoeveel tijd je een bepaalde taak of zaak waard vindt, gezien de toegevoegde waarde die deze heeft en houd jezelf aan deze tijd.
  • Hak de zaak in blokken. Breek grote of complexe zaken in kleinere stukken en maak er deeltaken van met een (kunstmatige) deadline voor elke deeltaak.

Moraal van het verhaal: De Wet van Parkinson is eigenlijk een timemanagement-tool. Het geheim zit ‘m in het stellen van prioriteiten. Wanneer je prioriteiten stelt en de belangrijkste zaken eerst doet, zul je veel sneller verder komen dan wanneer je meer tijd zou hebben, omdat je je dan gaat richten op details die er niet zozeer toe doen. Wat je weglaat onder druk is werk van minder waarde.

Delen:

Het belangrijkste nieuws wekelijks in uw inbox?

Abonneer u op de Mr. nieuwsbrief: elke dinsdag rond de lunch een update van het nieuws van de afgelopen week, de laatste loopbaanwijzigingen en de recentste vacatures. Meld u direct aan en ontvang elke dinsdag de Mr. nieuwsbrief.

Meest gelezen berichten

Van onze kennispartners

Juridische vacatures

Scroll naar boven