Rüna Honig

De coachtip van de maand: Energy vampires (1)

Hoe ga je om met negatieve mensen in je werkomgeving? Het wordt me vaak voorgelegd in mijn coachingspraktijk. Je hebt ze in alle soorten en maten. Klagers, zeurders, manipulators, slachtoffers, dramaqueens, narcisten, mensen die onophoudelijk negatief praten enz. en je treft ze zowel in je interne omgeving (collega’s e.d.) als externe omgeving (klanten, burgers, opdrachtgevers e.d.) aan. Ze hebben allemaal één ding gemeen. Ze zuigen aan je als een vampier. Negatieve mensen vreten energie en beïnvloeden je gemoedstoestand en welzijn, het zijn ware ´energy vampires´. Dit is deel 1 en richt zich op de externe omgeving.  Collega’s met hun zeur-en klaagverhalen komen in deel 2 aan bod.

De negatieve gevolgen van negativiteit in je werkomgeving

De reden dat ik dit onderwerp wil bespreken is dat negativiteit in je omgeving niet zonder risico’s is. Onderzoek van o.a. psycholoog Elaine Hatfield wijst namelijk uit dat negativiteit besmettelijk is. Je neemt het gedrag, het gevoel en de mentale staat van negatieve mensen over. En het gevolg daarvan is dat je je gezondheid schaadt. Een negatieve instelling is volgens onderzoek van Dr. Karen Lawson namelijk slecht voor de mentale én fysieke gezondheid. Het veroorzaakt chronische stress en sloopt je immuunsysteem. Recente onderzoeken wijzen zelfs op versnelling van het ouderdomsproces met risico op dementie en verkorting van de levensduur. En dat allemaal omdat je een pessimist bent of zo iemand in je buurt hebt.

Een interessante conclusie voor juristen is dat negativiteit ook je probleemoplossend vermogen vermindert. Je ziet vooral de beren op de weg en wordt minder creatief. Daarnaast wordt het moeilijker om je vaardigheden te ontwikkelen, zo wijst onderzoek van psycholoog Barbara Fredrickson uit. Negativiteit beïnvloedt dus óók je functioneren wezenlijk.

Waarom zijn mensen negatief?

Het is lang geleden, maar ik weet de details van de zaak nog steeds: de tot op het bot verbitterde piloten-vrouw met haar repeterende en vooral gedetailleerde verhandelingen over het vreemdgaan van haar echtgenoot met ‘de hoeren’ in de lucht. Als dramatische filmscenes werd in detail beschreven wat er gebeurde nadat ze een zwangerschapstest in de prullenbak van haar slaapkamer had aangetroffen en……. ik kwam er niet tussen, met geen mogelijkheid.

Letsel oplopen, je baan verliezen, je huwelijk op de klippen, financiële problemen, conflicten, een onmogelijke werkgever, machtsspelletjes, het is frustrerend en pijnlijk. Maar toch is er een verschil in ‘omgaan met’. Je hebt mensen die hun eigen situatie constructief kunnen aanvliegen en je hebt mensen die blijven hangen in negativiteit. Het is een natuurlijke neiging om je te verzetten tegen verandering. Alles wat anders is, is beangstigend en sommige mensen verzanden dan in gezeur en geklaag in de hoop de verandering te kunnen pareren of in ieder geval niet te hoeven bewegen. Maar negatief doen levert vaak ook aandacht op en daardoor voel je je gezien. Een bepaalde categorie negatieve mensen wil gewoon een uitlaatklep, weer een andere groep heeft gewoon bevestiging nodig van bepaalde emoties, zorgen, behoeften of status.

Het grootste misverstand is wel dat je negatieve mensen voornamelijk in de persoonsgerelateerde praktijken zou aantreffen, zoals het familierecht, strafrecht, letselschadepraktijk e.d. en niet in de corporate praktijk. Niets is minder waar. Negativiteit komt evenzeer in de corporate praktijk voor, maar is subtieler en uit zich bijvoorbeeld in vertrouwensondermijnend gedrag (b.v. informatie met opzet niet delen, altijd kritiek hebben en die dan ook nog in de cc zetten) of in het opvoeren van de druk (b.v. het onmogelijke van je eisen, je constant het gevoel geven dat er voor jou tien andere adviseurs klaar staan, je adviezen voortdurend in twijfel trekken enz.). Vaak wordt hierbij op een negatieve manier gebruik gemaakt van de machtspositie van de betrokken persoon.

Natuurlijk kun je niet iedereen over één kam scheren en is er ook niet één aanpak die voor iedereen werkt; veel zal afhangen van de persoon en de casuïstiek. Hierbij tien multi-toepasbare tips. Voor elk wat wils!

1. Hou professionele afstand

Als jurist krijg je de nodige bagger over je heen. Net als artsen, psychologen en andere dienstverleners lijkt de maatschappij te zeggen: ‘Part of the deal’. Het is een kunst om goed te scheiden wat van jou en wat van de ander is. Het probleem van de ander is niet jouw probleem en moet dat ook niet worden. Je hoeft de frustraties, woede, angst, pijn, ontevredenheid e.d. van een ander niet over te nemen. Je kunt heel goed bij iemand betrokken zijn, maar tegelijk een professionele afstand houden en een soort ‘unplugged’ zijn. Soms helpt het daarbij om fysiek op afstand van de persoon te blijven (b.v. helemaal aan de andere kant van de tafel gaan zitten). Rechters hebben die fysieke afstand bijvoorbeeld al. We hebben nu eenmaal minder last van mensen die niet in onze intieme ruimte verkeren.

2. Baken je rol duidelijk af en verwijs

Je kunt negativiteit voor een deel pareren door heel duidelijk te refereren aan je rol en de beperkingen daarvan. Je bent jurist en geen arts, psycholoog, maatschappelijk werker of organisatieadviseur. Zorg dat je over een netwerk van goede organisaties en mensen beschikt, zodat je adequaat kunt verwijzen en op die manier ook nog een goed advies geeft.

Bijvoorbeeld:

‘’Ik snap dat de dood van uw echtgenoot geestelijk voor u heel zwaar is. Het is bijna niet te doen. Als jurist ben ik er voor om uw zaak tegen de overheid in goede banen te leiden, maar ik ben geen psycholoog. Het lijkt me een goed idee als u naar iemand toegaat om hierover te praten. Zal ik u helpen met het zoeken van een goede psycholoog in rouwverwerking?’’

3. Beperk het contact

De meest simpele oplossing om zo weinig mogelijk last te hebben van negativiteit is het beperken van het contact met de betrokken persoon. In de meeste gevallen kun je het contact bewust beperken door gesprekken in frequentie te verminderen of gewoon kort te houden. Je kunt bijvoorbeeld op voorhand een limiet stellen aan de tijd die je ter beschikking hebt. B.v. ‘’Ik heb vijf minuten, waarmee kan ik u helpen?’’ Voor bepaalde personen kun je je bereikbaarheid beperkt houden door er een secretaresse tussen te zetten. Doe een beroep op haar en vraag of ze jou hierbij wil ondersteunen.

4. Als er contact is, geef eerst persoonlijke aandacht en erkenning

Het is vast herkenbaar: je gesprekspartner komt met een klaagverhaal en jij antwoordt meteen met een advies of standpunt, waarna het net lijkt of jouw advies of standpunt niet gehoord wordt en het geklaag verergert. Negatieve mensen gebruiken je aandacht om hun ellende bij je te parkeren en zitten niet te wachten op jouw oplossingen of standpunt, maar vragen vooral om begrip en een luisterend oor. Ze willen hun verhaal doen, hun ei kwijt, stoom afblazen. Neem daar gewoon even de tijd voor. De negativiteit wordt juist erger als je die aandacht en dus erkenning in eerste instantie niet geeft.

In de corporate wereld gaat het hierbij vaak om erkenning van iemands macht, positie of  deskundigheid. Als jij laat merken dat je iemands gezag of deskundigheid erkent, respecteert en je daar ook ondergeschikt aan wil maken, zal de negativiteit mogelijk verminderen. Heeft deze persoon daarentegen de indruk dat jij hem de les probeert te lezen en hem probeert aan te tasten in zijn imago, dan gaat hij er alles aan doen om het jou moeilijk te maken. Adviezen van de advocaat worden door de Head Legal bijvoorbeeld voortdurend afgedaan als ‘niet bruikbaar’, waarna er ook nog over de kosten wordt gezeurd.

5. Achterhaal de werkelijke zorg, angst of behoefte

Cliënten, opdrachtgevers, burgers enz. hebben vaak goede redenen om negatief te zijn. Vaak voelen ze zich ongelukkig, onzeker of ontevreden. Probeer daarom te achterhalen wat de achterliggende angst,  zorg of behoefte is. Wat wil je gesprekspartner nu eigenlijk zeggen? Wat wordt hier niet gezien, of waar heeft hij eigenlijk behoefte aan? Iemand die manager is en een directiefunctie ambieert, kan een reële angst hebben dat dit niet gaat lukken als boven tafel komt dat hij een onvoordelig contract wilde gaan sluiten met een bepaalde partij. Natuurlijk zal hij jouw harde commentaar op het contract dan met de nodige scepsis bekijken.

Zodra je weet wat de achterliggende oorzaak van de negativiteit is, kan je je gesprekspartner beter geven wat hij nodig heeft en daardoor zal het negatieve gedrag waarschijnlijk geleidelijk afnemen.

In het voorbeeld van die manager: hij heeft jouw steun nodig in plaats van commentaar, dus wellicht moet je hem zelf richting directie bepaalde zaken laten aanvullen of aanpassen. Dat voorkomt gezichtsverlies.

6. Probeer de negativiteit af te zwakken

Het heeft bij negatieve mensen weinig zin om de negativiteit te negeren. Wat je wel kunt doen is de negativiteit afzwakken, waardoor je daarna een basis hebt om constructief door te gaan.

Bijvoorbeeld:

Cliënt: “Mijn werkgever heeft mijn hele leven kapot gemaakt”
Jij: “U bent inderdaad niet goed behandeld door uw werkgever.”
“Zullen we eens kijken, hoe we hier nu het maximale voor u uit kunnen slepen?”

7. Vraag naar hulpbronnen

Als we een vraag horen dan gaan we automatisch antwoord geven. Een vraag behoeft een antwoord, zo werkt ons brein. Je kunt van dit mechanisme handig gebruik maken door positieve vragen aan je gesprekspartner te stellen, waarmee je hem/haar helpt om zijn hulpbronnen aan te boren, waardoor hij moeilijker in negativiteit kan vervallen.

Bijvoorbeeld:

‘’Hoe kan ik u helpen?’’
‘’Wat hebt u van mij nodig?’’
”Wat is een kleine stap die u vandaag zou kunnen zetten om de situatie beter te maken?’’

8. Vraag om feedback en evalueer regelmatig

Zeker als je met cliënten en andere opdrachtgevers werkt, is het verstandig om regelmatig om feedback te vragen en te evalueren hoe het contact met jou wordt ervaren. Hierdoor ben je mogelijke kritiek voor die voorkomt uit frustratie, ontevredenheid of uit iets anders waar mensen mee zitten en daardoor is de kans ook groter dat ze zich in het vervolg van de relatie gedeisd houden, omdat ze zich gehoord voelen.

9. Stel grenzen

Er zitten grenzen aan de tijd en het geduld dat je hebt voor mensen. Het is belangrijk om op een vriendelijke en invoelende manier duidelijk grenzen te stellen. Op een gegeven moment is het genoeg en moet je negatieve mensen afkappen.

Bijvoorbeeld:

‘’Ik begrijp dat u erg veel lichamelijk pijn hebt, alleen we moeten omwille van de tijd nu de strategie voor de zitting gaan bespreken. Ik moet namelijk over 30 minuten echt weg’’.

10. Wijs op de kosten van de betaalde aandacht

Gaat het om betalende cliënten of opdrachtgevers? Dan helpt het meestal om op de financiële consequenties te wijzen. B.v. ‘’We kunnen nog heel lang over uw slechte huwelijk doorpraten, alleen zit u al beperkt in uw budget en de uren lopen door, dus ik stel voor dat we nu de zitting gaan bespreken’’.

De conclusie is duidelijk: negatieve mensen moet je ver weg houden en gelukkig kun je met gericht beleid de last van ‘energy vampires’ beperken. Of dat ook geldt voor je collega’s is nog maar de vraag.  Daarover volgende keer meer!

Wilt u geen belangrijk juridisch nieuws meer missen?

Abonneer u op de Mr. nieuwsbrief: elke dinsdag rond de lunch een update van het nieuws van de afgelopen week, de laatste loopbaanwijzigingen en de recentste vacatures. Meld u direct aan en ontvang elke dinsdag de Mr. nieuwsbrief.

Over de auteur

Rüna Honig

Rüna Honig

Rüna Honig, voormalig advocaat-partner, is coach, docent en intervisiebegeleider en tevens directeur van Honig Coaching B.V., een opleidingsinstituut gespecialiseerd in de coaching en vaardigheidstraining van juristen. Rüna houdt zich vooral bezig met het opleiden en begeleiden van de jurist "nieuwe stijl", die door praktijkgerichte coaching en scholing in persoonlijke en professionele vaardigheden meer wil bieden dan vakinhoudelijke deskundigheid. In dit weblog op Mr online zal Rüna vooral coachtips geven en actualiteiten uit haar vakgebied belichten.

Recente vacatures

Recente vacatures

Winkelmand