33% van de werknemers denkt dat er op het werk bewust wordt gesjoemeld met declaraties. Het zijn voornamelijk mannen die achterdochtig zijn als het gaat om werkethos van collega’s.
Dit blijkt uit onafhankelijk onderzoek van softwarebedrijf Klippa, uitgevoerd onder 1228 Nederlandse werknemers die werken bij bedrijven met 100+ medewerkers. Toch geeft slechts 6% toe dat zij zelf weleens bewust een onjuiste declaratie indienen.
“Soms maken mensen fouten bij de financiële administratie, zij vergeten bijvoorbeeld een bon aan te leveren. Maar liefst 15% van alle declaraties gaat fout. Bewust sjoemelen is natuurlijk heel wat anders, maar helaas gebeurt ook dit vaak. Zo fraudeerde een wijkverpleegkundige een tijd terug nog voor 170.000 euro aan declaraties. Met corona en thuiswerken wordt dit probleem alleen maar groter, door een gebrek aan controle”, vertelt Yeelen Knegtering, ceo van software scale-up Klippa.
Achterdochtige mannen
Opvallend genoeg zijn mannen op veel vlakken een stuk minder goed van vertrouwen dan hun vrouwelijke collega’s. Ook dertigers, zeker mannelijke dertigers, laten een piek zien in wantrouwen: 46% gelooft dat er op werk wordt gesjoemeld met declaraties. Bij vrouwen van dezelfde leeftijd ligt dit percentage op slechts 31%.
Een vorm van sjoemelen is een uitgave twee keer of vaker declareren. Slechts één op de zeven vrouwen gelooft dat collega’s weleens bewust uitgaven dubbel declareren. Onder mannen gelooft één op vijf dit, en onder mannen van in de dertig zelfs bijna één op drie. Knegtering: “Ik denk dat als je zelf in staat bent tot iets, je sneller geneigd bent hetzelfde gedrag bij een ander te verwachten. Het is best mogelijk dat mannen van in de dertig meer dan de andere groepen zouden sjoemelen met het indienen van onkosten.”
Toch is voor dit argument in het onderzoek geen hard bewijs gevonden, want zelf toegeven dat zij weleens sjoemelen, doen zowel mannen als vrouwen niet graag. Slechts 6% geeft toe zelf weleens bewust een declaratie te hebben ingediend die niet helemaal juist was, zoals een te hoog bedrag of verkeerde omschrijving. Jongere werknemers zijn daar iets makkelijker in, 8% van de werknemers onder de dertig jaar geeft toe dit weleens gedaan te hebben.
Groningen versus Drenthe
Niet alleen dubbele declaraties, ook te hoge bedragen zijn iets waarvan veel werkende Nederlanders (bijna een derde) hun collega’s verdenken. In Groningen denkt zelfs 41% dat collega’s weleens euro’s bovenop het werkelijke bedrag tellen bij het declareren. In buurprovincie Drenthe gelooft slechts de helft daarvan, 21%, dit.
Oplossing
“Organisaties kunnen dergelijke foute declaraties tegengaan door hun declaratieproces te automatiseren. Veel bedrijven werken nog met papieren Excel-sheets, en als ze al iets gedigitaliseerd hebben, komt er alsnog handmatig werk bij kijken bij het indienen, goedkeuren en het uitbetalen. Dit kost organisaties klauwen met geld en dat is niet nodig. Met een automatisch systeem worden fraude, fouten en duplicaten automatisch herkend en geweigerd”, aldus de ceo.
Maar liefst 59% van de ondervraagden is het ermee eens dat organisaties geld zouden kunnen besparen door hun declaratieproces (verder) te automatiseren. Aangezien mannen over het algemeen in grotere getale geloven dat er wordt gesjoemeld met declaraties, is het niet verrassend dat ook zij (62%) meer dan vrouwen (56%) geloven dat automatisering kan leiden tot geldbesparing.
