“Schadelijk, voor de hele juridische wereld en voor het notariaat in het bijzonder,” is het eerste wat bij voorzitter Annerie Ploumen van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) opkomt als ze denkt aan de kwestie Pels Rijcken. “Natuurlijk krijg je vragen over dergelijke zaken, maar een kamikazeactie van één foute notaris zegt niets over het notariaat als geheel.”
Twee jaar geleden lichtte het Openbaar Ministerie het kantoor van de landsadvocaat Pels Rijcken in over de verdenking van een grote fraude door bestuursvoorzitter en notaris Frank Oranje. Hij had, door gerommel met escrow stichtingen die geld van cliënten beheerden, meer dan twaalf miljoen euro achterovergedrukt.
De juridische wereld was geschokt. De twee grote vragen waren: hoe kon dit gebeuren? En: hoe kunnen we dit in de toekomst voorkomen? Pels Rijcken benoemde Susi Zijderveld als interim-bestuurder. Zij introduceerde drie beschermingswallen (de advocaten zelf, een nieuwe afdeling risk & compliance en een interne audit) plus een raad van commissarissen. Ook beroepsorganisaties en toezichthouders zaten niet stil.
Drie punten
“Door zo’n fraude ga je weer nadenken of je nog meer sloten op de deur kunt zetten,” zegt voorzitter Annerie Ploumen van de KNB. “Dat deden we al, maar deze zaak was aanleiding om te kijken wat we nog meer kunnen doen. Er zijn drie punten waar we wat mee kunnen.”
Twee daarvan zijn opgenomen in nieuwe beleidsregels. Ten eerste heeft de KNB alle notarissen gevraagd om hun nevenfuncties door te geven, zodat er een compleet beeld ontstaat wat de notaris naast de hoofdbetrekking doet. In een nieuwe beleidsregel daarover staat dat de notaris alleen onder bepaalde voorwaarden zitting kan nemen in een escrow-stichting. Hij moet niet in zijn eentje over gelden van derden kunnen beschikken en moet ook zorgen dat de administratieve organisatie van zo’n stichting in orde is.
Een tweede nieuwe beleidsregel gaat over uitbetalingen. “We hebben gekeken naar de interne controlemechanismes op de kantoren,” legt Ploumen uit. “Dan denkt iedereen direct aan het vierogenprincipe, maar de meeste kantoren hebben dat vierogenprincipe al, soms wordt er zelfs met zes en acht ogen gekeken. Maar er zijn ook veel kleinere kantoren met slechts één notaris en in veel gevallen slechts één of geen kandidaat-notaris Die willen we niet vastpinnen op allerlei voorwaarden waaraan ze niet kunnen voldoen. Maar ook daar geldt: fiatteren moet je nooit alleen doen. Doe je dat toch omdat het echt niet anders kan, dan moet dat geregistreerd worden in het dossier.”
Consignatiekas
Een derde rechtstreeks gevolg van de kwestie Pels Rijcken is dat de KNB opnieuw aandacht vraagt voor een langlopend dossier: de consignatiekas. Daarin zit geld dat het ministerie van Financiën in bewaring heeft kregen. Gelden die lang op een derdengeldrekening of escrow staan moeten in de consignatiekas gestort kunnen worden, vindt de KNB. Zo wordt een drempel opgeworpen voor fraude. Ploumen: “We zijn dat vuurtje nu aan het opstoken in het overleg met de ministeries van Justitie en Veiligheid en Financiën. Dat loopt al lang en vergt veel tijd.”
Hoe notariskantoren hun controlemechanismen inrichten, is grotendeels aan de kantoren zelf, vindt Ploumen. “De compliance officer en interne audit komen uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Hoe je die functies invult, is afhankelijk van de omvang van de het kantoor.” Het Bureau Financieel Toezicht (BFT), dat toezicht houdt op het notariaat, heeft de compliance officer verplicht gesteld voor notariskantoren met vijftig of meer medewerkers.
Het BFT startte, zodra het in november 2020 werd geïnformeerd, een onderzoek naar de fraude bij Pels Rijcken. Dit onderzoek was een jaar later klaar en leidde tot tuchtklachten tegen vier (kandidaat-/toegevoegd) notarissen van het kantoor. De Kamer voor het Notariaat te Den Haag heeft op 25 mei 2022 in drie van de vier gevallen geoordeeld dat sprake was van nalatig handelen. Dat leidde tot berispingen. “Het interne en collegiale toezicht heeft tekort geschoten,” licht BFT-directeur Yolanda de Groot toe. “Het BFT-onderzoek heeft geen aanwijzingen opgeleverd dat andere notarissen van Pels Rijcken betrokken waren bij de fraude.”
Oneigenlijk gebruik
De Kamer voor het Notariaat heeft daarbij ook geoordeeld dat sprake was van oneigenlijk gebruik van de derdenrekening van een notaris, omdat aan de escrow-dossiers geen notariële werkzaamheden waren verbonden. De Groot: “Escrow-activiteiten in het notariaat kunnen nog steeds plaatsvinden, mits er concrete notariële werkzaamheden aan verbonden zijn. Wat in deze dossiers niet kon en kan, is dat dit ontbreekt en er dan eigenlijk via de derdenrekening gebankierd wordt. Dat is bevestigd door de Kamer van het Notariaat.”
Daarnaast heeft het BFT naar aanleiding van zijn onderzoek aanbevelingen gedaan aan het kantoor Pels Rijcken. Tot 1 juli 2022 (de datum waarop Pels Rijcken de notariële tak heeft afgestoten) heeft het BFT op de naleving toegezien. Dit ging onder meer over het aanpassen en naleven van de financiële en administratieve processen van het kantoor en het helder inrichten van een compliance-functie. Overigens hield ook de Haagse Deken hield (verscherpt) toezicht, en dan op de advocaten van Pels Rijcken.
Ook heeft het BFT de afgelopen tijd de samenwerking geïntensiveerd met andere instanties die een rol kunnen hebben bij het signaleren en voorkomen van misstanden, zoals het Openbaar Ministerie, de Nederlandse Orde van Advocaten en de banken. De Groot: “Er gaat een preventieve werking uit van zichtbare aanwezigheid van het BFT en van bewustwording van de bestaande wet- en regelgeving.”
Risicogericht toezicht
Naar aanleiding van deze fraudezaak heeft het BFT zijn risicogerichte toezicht op grote en kantoren met interdisciplinaire samenwerkingsverbanden herzien en de onderzoeksfrequentie in 2021 al verhoogd. “Hierbij krijgt niet alleen de inrichting, maar ook de werking van de administratieve procedures meer aandacht,” licht Yolanda de Groot toe. Een positief effect is volgens De Groot dat het notariaat nu nog meer belang hecht aan de invulling van de compliance- en audit functie.” De Groot tekent daar bij aan dat fraude ook op kleine kantoren kan plaatsvinden.
Volgens Ploumen is het risico op fraude onafhankelijk van de grootte en samenstelling van het kantoor. “Je kunt je risico’s beperken door je kantoororganisatie op orde te houden,” meent zij. “Of je nu groot, klein, gemengd of niet bent, je moet duidelijke afspraken en protocollen maken, de awareness moet er zijn.” Ze voegt daaraan toe dat de KNB proactief interne audits uitvoert bij alle kantoren, groot en klein.
Of het partnermodel, waarin onderling vertrouwen de basis is, een voedingsbodem kan zijn voor malversaties kan advocatuurwatcher Maarten de Haas niet zeggen. “Pels Rijcken was geen standaard voor de sector,” meent De Haas die kantoordirecteur van Boekel en consultant bij RvdB was en nu actief is als zelfstandig adviseur. “Het onderling vertrouwen leek mij bij Pels Rijcken redelijk hoog. Dat is nu in heel hoog tempo aangevuld met controles. En dat zal waarschijnlijk ook zo zijn bij andere kantoren waar veel onderling vertrouwen is.”
Vertrouwenscultuur
Kantoren die hun zaken niet op orde hebben vormen volgens De Haas een minderheid. “Die zullen zeker geschrokken zijn. Ze weten van zichzelf dat ze kwetsbaar zijn, zijn door de kwestie Pels met de neus op de feiten gedrukt en hebben een aantal controlevereisten aangescherpt. In elk geval bij transacties boven een bepaalde waarde, het oprichten van een vennootschap en het veranderen van statuten zal toestemming van een andere partner nodig zijn. Typisch voor organisaties als Pels Rijcken is dat de controller of iemand anders die verdachte zaken signaleert, niet snel gehoor krijgt of zich niet makkelijk uitspreekt. Ik denk dat deze posities de afgelopen tijd versterkt zijn. Dat de niet-partners en de niet-advocaten een belangrijkere signalerings- of controlefunctie krijgen en dat er beter naar hen wordt geluisterd.”
Verhoudingsgewijs komt de vertrouwenscultuur onder partners het vaakst voor bij kleine kantoren, zegt De Haas. “Daar zijn formele mechanismes minder ontwikkeld. Aan de andere kant: bij Pels Rijcken kon Oranje zich voor een deel aan het toezicht van het BFT onttrekken omdat hij niet alleen optrad als notaris, maar ook als bestuurder. Dat risico heb je bij kleine kantoren minder.”
Annerie Ploumen noemt het onderling vertrouwen de basis van het partnermodel. “Ik zie dat niet als iets negatiefs. Om te voorkomen dat het vertrouwen geschonden wordt, kun je zaken meer formaliseren en externe controles laten doen. Maar om nu het partnermodel ter discussie te stellen, gaat mij te ver.”
Gezond evenwicht
Volgens Yolanda de Groot (BFT) blijkt uit deze zaak dat het hebben van een open kantoorcultuur van belang is, waarbij er een gezond evenwicht moet zijn tussen onderling vertrouwen en het hebben van een eigen verantwoordelijkheid, zeker als onafhankelijk beroepsbeoefenaar.
Maarten de Haas denkt dat er niet veel is veranderd sinds de kwestie Pels Rijcken begon te spelen. “De meeste kantoren hadden de controlemechanismen redelijk op orde. Idealiter moet de compliance officer of controller toestemming geven voor grote transacties, maar zover zullen kantoren zeker nooit gaan. Het is meer signaleren, zorgen dat de regels bekend zijn en dat er op wordt gecontroleerd. Het bestuur moet dan actie ondernemen.”
Maar ja, bij Pels Rijcken was Oranje het bestuur. De Haas: “Inderdaad. Hij was zelf de controlerende instantie, en dat is vragen om moeilijkheden.” Maar De Haas zegt ook: “Als iemand echt de boel wil belazeren, kun je daar meestal niet zoveel tegen beginnen. Je kunt de gelegenheid beperken, maar je houdt altijd risico’s. Kijk maar naar het bankwezen. Daar zijn tienduizenden mensen aan het werk in de strijd tegen witwassen, maar het lijkt niet zoveel uit te halen.”
Gevolgen voor toezicht op de advocatuur
De affaire Pels Rijcken heeft ook gevolgen voor het toezicht op de advocatuur. Dat toezicht wordt nu uitgevoerd door de dekens in de elf arrondissementen. Minister Weerwind (Rechtsbescherming) wil daarvan af. Hij introduceert daarom een nieuw stelsel van toezicht op de advocatuur met drie niveaus: lokale toezichthouders, een landelijke toezichthouder op de advocatuur (LTA) die de toezicht houdt op de lokale toezichthouders en een ‘toezicht op het toezicht’ dat nu wordt uitgeoefend door het College van Toezicht. De lokale dekens verliezen hun toezichthoudende taak.
Dat blijkt uit de brief van 26 september van Weerwind aan de Tweede Kamer. Met deze brief borduurt hij voort op de plannen die hij openbaarde op 13 juni, waarin de minister verwees naar de affaire Pels Rijcken en de kwestie rond de neef van Ridouan T., de hoofdverdachte in het Marengo-proces. Deze neef, Youssef T., werd eerder dit jaar opgepakt omdat hij zich als advocaat van T. zou hebben bezighouden met ontsnappingsplannen.
Vorige week stapte Jeroen Kremers op als lid van het College van Toezicht van de advocatuur (CvT), omdat volgens hem de effectiviteit, onafhankelijkheid en transparantie van het toezicht onder druk staan. In een brief aan Weerwind schrijft Kremers dat het CvT al enige tijd geen medewerking meer krijgt van de Nederlandse orde van advocaten. Het is Kremers een doorn in het oog dat algemeen deken Robert Crince le Roy meerdere petten op heeft.
De voorzitter van het dekenberaad, Eef van de Wiel, heeft begrip voor de stap van Kremers. Van de Wiel noemt de constellatie van twee kroonleden en een algemeen deken in het CvT een weeffout. “Jeroen Kremers heeft dit als problematisch ervaren, en wij begrijpen dat hij aandacht vraagt voor de governance.” Ze noemt de twee petten van de algemeen deken onhandig. “Je vraagt dan het onmogelijke van iemand. Je kunt iets niet ‘ontweten’.” Van de Wiel hoopt en verwacht dat onafhankelijk en effectief toezicht beter is geborgd in het nieuwe bestel.
