Na een drukke werkdag waarin je multitaskend door de dag bent gevlogen, ben je nog steeds niet te stoppen en gaat het afvinken van je lijstjes met to-do’s thuis gewoon door: wasjes draaien, rekeningen betalen, opruimen, pakketjes ophalen. En kan dit allemaal niet wachten dan? Zeker wel, maar de drang is te groot om het toch te doen. Herkenbaar?
Het leven lijkt steeds meer op een race tegen de klok. Er is altijd haast, onze to-do lijsten zijn oneindig en we doen steeds meer dingen in minder tijd om nog meer dingen in minder tijd te doen. Het is dan ook niet zo gek dat we een moeilijke relatie hebben met tijd. We hebben er een chronisch tekort aan. Hoe komt dat en wat kan je eraan doen? Dit is een serie over de strijd met de tijd. In deel 1 behandelen we precrastinatie als veroorzaker van een chronisch tekort aan tijd.
Procrastinatie versus precrastinatie
Taken onnodig uitstellen – in psychologische termen procrastinatie genoemd – is een bekend timemanagement probleem onder professionals. De tegenhanger van uitstelgedrag is minder bekend: precrastinatie, een term die door psycholoog en onderzoeker David Rosenbaum is geïntroduceerd en door neuropsycholoog en hoogleraar klinische neuropsychologie Margriet Sitskoorn, auteur van Tijd tekort/Tijd genoeg, verder onder de aandacht is gebracht.
Precrastinatie kan worden gedefinieerd als de neiging om taken zo snel mogelijk af te ronden, vaak sneller dan nodig is, zelfs als dit onnodige extra inspanningen met zich meebrengt. Het is een vorm van schijnproductiviteit: je bent druk met van alles, zonder toe te komen aan wat er werkelijk moet gebeuren. Er zijn tientallen belangrijke zaken te doen, maar minder belangrijke dingen lijken om jouw aandacht te schreeuwen. Je bent dus eigenlijk als een kip zonder kop bezig. Je geeft toe aan interne tijdsdruk – de druk die je jezelf oplegt – door toch nog even de vaatwasser uit te ruimen of dat ene mailtje te sturen. Dwangmatig afstreepgedrag dus.
In tegenstelling tot uitstelgedrag, waarbij je verantwoordelijkheden onnodig uitstelt tot het laatste moment, voel je bij precrastinatie juist de behoefte om taken onmiddellijk op te pakken. Toch zijn de gevolgen hetzelfde: zowel bij procrastinatie als bij precrastinatie blijven de zaken die écht belangrijk zijn liggen.
Voorbeelden van precrastinatie
-
- Onmiddellijk reageren op binnengekomen e-mails, ook al zijn deze niet urgent.
- Eerst de gemakkelijkste of minst belangrijke taken uitvoeren, minder aandacht voor taken met een hogere prioriteit. Je moet bijvoorbeeld een zitting voorbereiden, maar in plaats daarvan ga je eerst dat etentje met vrienden regelen.
- Snel nog even dit, snel nog even dat, ook al ontbreekt de tijd daarvoor. Bv. op het moment dat de vergadering begint, verstuur je snel nog even een e-mail.
- Elk dood moment opvullen. Ben je te vroeg op een afspraak of zit er even ruimte tussen twee vergaderingen, dan ga je de cijfers van je kinderen checken op Magister, scrol je door je inbox of werk je je socials bij.
- Altijd bezig zijn en toch het constante gevoel hebben van tijd tekort.
- Een groot aantal taken achterelkaar of door elkaar in haast uitvoeren.
- Het lukt je niet om je computer uit te zetten om op tijd thuis te zijn voor een belangrijke afspraak.
- Je hebt voortdurend het gevoel dat je nog van alles moet, terwijl het eigenlijk best kan wachten.
- Als een afspraak wordt afgezegd ben je opgelucht, omdat je je tijd dan weer voor iets anders nuttigs kunt gebruiken.
Oorzaken van precrastinatie
Er zijn verschillende oorzaken aan te wijzen voor precrastinatie. De bekendste oorzaak is dat we onbewust de neiging hebben ons werkgeheugen – dat deel van je geheugen dat bijhoudt wat je allemaal nog moet doen – te ontlasten. Door een taak meteen te doen, hoef je niet meer te onthouden dat je deze (nog) moet doen. Afgetikt! Om jezelf cognitief te ontlasten krijgt de taak waarmee je bezig bent – of die zich aanstonds aandient – altijd voorrang in je hoofd, of die taak nu belangrijk is of niet. Die taken worden in je brein gelabeld als zeer belangrijk en daardoor hebben ze een grote aantrekkingskracht. Kortom, je gaat niet voor je prioriteiten, maar voor je automatismen. Je wilt meteen in actie komen. Een gevolg daarvan is ook dat er als het ware een competitie tussen taken ontstaat: de taken die je meteen wilt gaan doen, maar dat eigenlijk niet waard zijn en taken die dat wel waard zijn, maar die deze prioriteit ten onrechte niet krijgen.
Zo kan een belangrijk doel om voor jezelf te zorgen en op tijd thuis te zijn, het afleggen tegen allerlei kleine klusjes op je werk, die helemaal geen deadline hebben. Met andere woorden, je geeft toe aan de tijdsdruk die je jezelf oplegt, terwijl het net zo goed belangrijk is om te sporten en op tijd een gezonde maaltijd te eten of te ontspannen.
Een andere veel genoemde oorzaak van precrastinatie is de behoefte aan controle. Precrastinators voelen vaak de drang om taken onmiddellijk uit te voeren om het gevoel te krijgen dat ze de situatie onder controle hebben. Deze behoefte aan controle kan hen ertoe aanzetten overhaast te handelen, zelfs als dit niet de meest efficiënte optie is.
En last but not least: we vinden het fijn om ons lekker te voelen. ‘Een taakje doen’, geeft ons al snel dat gevoel van beloning: we kunnen iets afvinken en dat voelt goed. Dat zorgt er weer voor dat we allerlei taken blijven doen, die ons meteen een goed gevoel geven, terwijl wat werkelijk van belang is op de langere termijn daardoor blijft liggen.
De negatieve gevolgen van precrastinatie
Met productief zijn is niets mis, maar precrastinatie is schijnproductiviteit: je bent voortdurend hard aan het werk, maar doet toch niet wat je moet doen, omdat je niet werkt aan de taken waar je eigenlijk aan zou moeten werken. Het gevolg daarvan is dat je voortdurende tijdsdruk ervaart, waardoor je je opgejaagd gaat voelen en dat zie je vaak letterlijk terug in gedrag: sneller lopen, sneller praten, ongeduldig in de interactie met de omgeving. Precrastinators gaan je onderbreken tijdens een vergadering, omdat het niet snel genoeg gaat. Een gebrek aan een goede planning kan bovendien de kwaliteit van je werk negatief beïnvloeden en gaat ook nog eens ten koste van je reputatie. Multitaskend loop je de gaten maar half dicht en steeds vaker wordt er tevergeefs op jouw input gewacht. De dwangmatige behoefte om nieuwe taken snel uit te voeren kost bovendien bakken met energie en kan leiden tot stressklachten en overbelasting. En uiteindelijk kun je precastineren tot je een ons weegt: er komt nooit een moment dat je to-do lijst afgehandeld is en dat je je werk en leven helemaal op orde hebt. Dat is frustrerend en het brengt je gevoel van welbevinden en welzijn behoorlijk in gevaar.
Tips en aanbevelingen
De conclusie is onvermijdelijk: precrastinatie is een negatieve gewoonte waar je zo snel mogelijk vanaf moet zien te komen. Maar hoe kun je ervoor zorgen dat je minder gaat precrastineren? Hierbij een aantal tips en aanbevelingen om uit te proberen. De essentie is dat je op zoek gaat naar strategieën om jouw relatie met taken en verantwoordelijkheden (op je werk en thuis) effectiever te managen.
- Leer beter te prioriteren. De kunst is om belangrijkheid in je leven en werk te laten overheersen en niet urgentie. Dus niet impulsief door de dag te hypen en op elke prikkel die urgent voelt meteen te reageren, maar bewust keuzes te maken en te doen wat belangrijk is. Hulpmiddelen: 1) De meest gebruikte tool is het alom bekende Eisenhowerschema (meer info en meer info), waarbij je je taken aan de hand van twee vragen categoriseert en daarmee bepaalt of je het meteen gaat doen of niet: Hoe belangrijk is de taak? en Hoe urgent is de taak? Alleen als de taak én belangrijk én urgent is komt deze in aanmerking om meteen te doen, anders plan je de taak in, delegeer je deze of doe je de taak helemaal niet. Een deadline vergt meteen actie, het voorbereiden van een vergadering later in de week kan ingepland worden en social media checken kun je eigenlijk helemaal weglaten. 2) Werk met MIT’s: Most Important Tasks. Dat dwingt je om te bepalen wat écht belangrijk is en wat geschrapt kan worden. Je hebt meestal meer to do’s dan tijd. Het spel gaat vooral om wat je kiest niet te doen. Maak dagelijks een top drie van de belangrijkste taken voor die dag die je echt gedaan moet hebben (dat kan zowel op je werk als thuis zijn). Deze krijgen voorrang boven al jouw andere taken. Het enige wat je hoeft te doen is jezelf te dwingen deze taken ook echt als eerste te doen. Of kies dagelijks een ‘Daily Highlight’: die ene belangrijke tevens urgente taak waarop je je volledig focust.
- Zet een bewuste rem op ACTIE en het NU plaatsvinden van die actie. Er is een simpel ezelsbruggetje voorhanden om bewust dingen niet te doen, niet ZELF of niet NU. Je stelt jezelf de navolgende vragen: Moet er iets worden GEDAAN? Moet IK dat doen? En moet het echt NU? Dit is een veel toegepast alternatief voor het Eisenhowerschema. Als er een taak (op je werk of thuis) op je afkomt zou je overweging er zo uit kunnen zien: Moet er eigenlijk wel iets gedaan worden of kan het ook worden weggelaten? Ben ik dan degene die het moet doen of kan ik het ook delegeren en moet ik het nu doen of kan het ook op een later moment?
- Maak dagelijks een lijst met to-dont’s. In de volksmond ook wel ‘fuck-it lijst’ genoemd. Hierop noteer je alles wat je bewust NIET gaat doen. Bv. je gaat niet aan de slag met een ingewikkelde hulpvraag van een familielid, je gaat je presentatie niet voor de vijfde keer aanpassen. Waarschijnlijk zul je je hierdoor ook meer bewust worden van de triggers die je aanzetten tot onmiddellijke actie. Bv. dat je erachter komt dat je sneller precrastineert als je thuis bent, omdat daar heel veel kleine klusjes op je wachten.
- Probeer vaker voor je persoonlijke doelen te kiezen. Wat vind jij echt belangrijk in je leven? Waar krijg jij energie van? Ga na wat ertoe doet. Dat is vast niet de badkamer schoonmaken. Je kunt je dag starten met de vraag: Wat vind ik vandaag belangrijk om te doen en hoe ga ik dat inpassen in mijn dagschema? Geef ook vaker toe aan persoonlijke behoeften. Heb je zin om lekker in de zon te zitten, ga dat dan doen, al is het maar een paar minuten.
Ergo: to do or not to do, that’s the question!
Literatuur en bronnen
Sitskoorn, M., Tijd Tekort/ Tijd genoeg, 9789044651249.
Mogilner, C., Chance, Z., Norton, M.I., Giving time gives your time. Psychol Sci. 1 oktober 1212, 23(10), 1233 1238.doi:10.1177/0956797612442551.Epub 12 september 2012. PMID:22972905.
Rosenbaum, D.A., Human Motor Control, 9780080571089.
Van der Lippe, T., Waar blijft mijn tijd?, 9789044641868.
