Het werk van juristen bestaat voor een groot deel uit het oplossen van problemen van anderen. Je wordt vooral ingeschakeld als er wat mis is. Daardoor raak je gewend aan een probleemgerichte mindset: eerst het probleem goed onderzoeken en analyseren en daarna (hopelijk) oplossen. Maar is dat altijd effectief? In interactie met anderen – zoals in relatie tot jouw medewerkers – in veel gevallen niet. De oorzaak van een probleem is soms niet (snel genoeg) te vinden, te complex of kan simpelweg niet worden weggenomen. Ga je je dan te veel op het probleem focussen, dan raak je juist verder af van de oplossing.
Hoe coach je een medewerker met een probleem? Oplossingsgericht coachen is daarvoor een handige methode, die bovendien ook kan worden ingezet bij intercollegiale coaching of cliëntcoaching en je kunt deze tool ook gebruiken om jezelf te coachen. Dit is deel 10 in de serie ‘Lessen in leiderschap’.
Casus
Een ervaren medewerker komt bij je met een probleem: hij/zij heeft enorm veel stress, omdat hij/zij een interne opdrachtgever een advies heeft toegezegd en hij/zij is bang dat hij dit niet afkrijgt voor de deadline van morgen. Hoe coach je deze medewerker?
De meeste leidinggevende juristen zullen deze casus probleem onderzoekend aanvliegen. Wat is er misgegaan? Waarom heb je je werk niet op tijd af? Waarom heb je een toezegging gedaan? enz. Of ze geven meteen een advies: ‘Je moet je niet zo druk maken, ga even een rondje lopen’. De kans dat je medewerker een diepe zucht slaakt en zijn/haar schouders laat hangen is vrij groot, omdat hij/zij geconfronteerd wordt met zijn/haar eigen onvermogen.
Oplossingsgericht coachen
Gelukkig worden er steeds meer methoden ontwikkeld vanuit een oplossingsgerichte mindset. De methodiek oplossingsgericht coachen is zo’n methode. Bij oplossingsgericht coachen ontkoppel je het probleem van de oplossing. Daardoor maak je de weg vrij voor creativiteit. Je kunt deze methode in een aansturende rol gebruiken om je medewerkers te coachen, maar bijvoorbeeld ook om problemen van (interne of externe) klanten op een moderne manier aan te vliegen. De oplossingsgerichte methode wordt o.a. gebruikt door trusted advisors.
De grondleggers van de methode oplossingsgericht coachen, psychotherapeuten S. de Shazer en I. Kim Berg, ontdekten dat niet het blijven praten over problemen, maar juist het bespreken van kleine successen mensen stimuleerden om oplossingen te vinden. Daarom bedachten zij een methode waarbij de gewenste situatie vanuit het perspectief van de coachee als uitgangspunt wordt genomen. Oplossingsgericht coachen is daarom gericht op het doel van de coachee: waar wil de coachee naartoe en met welke (kleine) stappen kan hij/zij dichter bij de gewenste situatie komen? Het probleem wordt niet geanalyseerd en ook het ontstaan daarvan wordt niet onderzocht, maar de focus ligt op de mogelijkheden en op wat er al goed gaat. Waar de neiging bestaat om de aandacht op het probleem te richten en op wat de coachee NIET wil, probeert de methodiek oplossingsgericht coachen de coachee in contact te brengen met de gewenste situatie en zichzelf in de gewenste situatie. Er wordt gezocht naar oplossingen, die de coachee zelf al kan toepassen, maar misschien nog te weinig heeft beproefd. Als de coachee successen boekt, draagt dat bij aan het besef dat hij/zij de invloed heeft om zijn eigen leven vorm te geven. Het interessante is dat de zo gevonden ‘oplossing’ dikwijls niet de rechtstreekse oplossing is van het eerder geformuleerde probleem.
Belangrijke uitgangspunten van oplossingsgericht coachen zijn:
- De coachee bezit zelf alle kwaliteiten om tot een oplossing te komen.
- Het is niet altijd noodzakelijk de oorzaken van een probleem te onderzoeken: er is geen noodzakelijk verband tussen problemen, oorzaken en oplossingen.
- Een probleem is een wens tot veranderen: daar zit de uitdaging.
- De focus ligt op het positieve: dat wat al eerder heeft gewerkt, behaalde successen. Dat geeft de coachee het vertrouwen dat er echt mogelijkheden zijn.
- Geen enkel probleem is er altijd: in de uitzondering bevindt zich vaak de sleutel tot de oplossing.
Bij oplossingsgericht coachen staat de veerkracht van de coachee centraal. De coachee is expert van zijn/haar eigen vraagstuk; met de juiste vragen van de leidinggevende coach vindt de coachee zijn/haar eigen oplossingen. Zo is en blijft de coachee zelf eigenaar van zijn/haar probleem en ervaart hij/zij ook invloed en controle op de situatie: ‘Ik kan het wel’ of ‘Ik kom er wel’. Dit creëert bij de coachee het vertrouwen dat je altijd een (soms bescheiden) positieve verandering kunt bereiken, het stimuleert de vaardigheid om te zien waar je naartoe wilt én ontwikkelt mogelijke pathways om daar te komen. Ook versterkt deze methodiek het vermogen om bij tegenslag weer op te staan en vergroot het de zelfredzaamheid en het zelfvertrouwen van de coachee. Daarnaast leert de coachee meer denken in mogelijkheden en alternatieven, in plaats van in onmogelijkheden. Hij/zij ziet problemen daardoor niet als onoverkomelijk en voelt zich minder snel machteloos. Mogelijk heeft deze methodiek ook een gunstig effect op het voorkomen van stress.
Oplossingsgericht bevragen
Hoe kun je oplossingsgericht coachen? Oplossingsgericht coachen kent enkele specifieke invalshoeken waarmee veel wordt gewerkt.
- Gericht op de toekomst
- Wat werkte voorheen goed?
- Het glas is halfvol
- De positieve uitzonderingen
Gericht op de toekomst
Het verleden is voorbij, daar kun je niets meer aan veranderen, dus richt je je op de toekomst. Zoals in de geschetste casus: de stress is een feit, dat is al gebeurd en dus neem je de gewenste situatie als uitgangspunt en onderzoek je met je coachee wat de gewenste situatie is. Dat is iets anders dan het probleem onderzoeken. Alle vragen zijn erop gericht om jouw coachee te laten beschrijven wat hij/zij zou willen – of wat er in de plaats kan komen van iets wat hij/zij niet wil. Als een medewerker bijvoorbeeld begint te vertellen over een probleem met een bepaalde klant, kun je hem onderbreken met de vraag naar iets positiefs: ‘En wat zou je willen? Wat zal er anders zijn als je dit probleem niet hebt?’ in plaats van in te gaan op het probleem.
Voorbeeldvragen: ‘Als X (probleem) was opgelost of Y (doelstelling) was bereikt, wat zou er dan anders zijn? En hoe zou jij dan anders zijn?’ ‘Wat is het eerste signaal waaraan je zou merken dat je op de goede weg zit?’ ‘Hoe wil je dat de situatie wordt?’
Voorbeeldvragen in de geschetste casus: ‘Stel dat je de deadline gehaald hebt, wat doe je dan anders dan nu?’ ‘Stel, we zijn een week verder en jij bent helemaal tevreden met hoe je dit probleem hebt opgelost. Wat vertel je me dan?’
Wat werkte voorheen goed?
Je onderzoekt met je coachee hoe eerdere ervaringen kunnen helpen bij de huidige situatie. Je brengt hierbij ook de hulpbronnen in kaart. Oplossingsgericht coachen gaat ervan uit dat je tal van hulpbronnen hebt, zonder dat je dat eigenlijk beseft. Een hulpbron is elk mogelijk en denkbaar middel dat je kunt inzetten om oplossingen te genereren en je welzijn te bevorderen.
Voorbeeldvragen: ‘Heb je dit soort situaties eerder bij de hand gehad en kunnen oplossen?’ ‘Welke personen of welke hulpmiddelen hebben je eerder geholpen?’
’Voorbeeldvragen in de geschetste casus: ‘Je staat onder druk om dit advies voor de deadline af te krijgen. Hoe is je dat in vergelijkbare gevallen gelukt?’
Het glas is halfvol
Oplossingsgericht coachen gaat ervan uit dat het glas halfvol is en niet halfleeg. Je stimuleert de coachee om te focussen op wat er al wel is bereikt en/of goed is gegaan. Dat versterkt het zelfvertrouwen.
Voorbeeldvragen: ‘Je hebt deze zaak verloren, maar wat ging er deze week wèl goed?’ ‘Wat heb je al wèl bereikt?’ ‘Hoe ben je gekomen op de plek waar je nu bent?’ ‘Welke vorderingen heb je al wèl gemaakt?’ ‘Wat zijn je succesfactoren in de afgelopen tijd geweest?’
Voorbeeldvraag in de geschetste casus: ‘Je hebt nu last van die aankomende deadline, maar wat is er deze week al wèl goed gegaan?’
De positieve uitzonderingen
Een probleem is meestal contextgericht. Er zijn altijd situaties waarin een probleem niet speelt. Iemand die moeilijk grenzen kan stellen, zal dat in sommige contexten bijvoorbeeld wel kunnen. Wanneer de coachee benoemt wat hem niet lukt of waar hij last van heeft, kun je samen met hem zoeken naar de positieve uitzonderingen.
Voorbeeldvragen: ‘Je vond de zitting erg stressvol, maar heb je dat elke zitting of zijn er ook zittingen, waarbij je dat niet hebt en het juist goed gaat?’ ‘Kan je je een moment herinneren waarop je wèl plezier had in je werk?’
Voorbeeldvraag in de casus: ‘Heb je altijd last van tijdsdruk of zijn er ook momenten dat je er geen of minder last van hebt?’
Tips voor leidinggevenden:
- Geef veel positieve feedback. Grijp elke gelegenheid aan om te benoemen wat jouw medewerker goed doet. Door specifieke aandacht te geven aan wat goed gaat, versterk je zijn/haar zelfvertrouwen.
- Laat je medewerker regelmatig aanvullen: ‘Om succes te behalen moet ik het volgende meer of vaker doen:…(bv. vaste tijden voor ontspanning inbouwen). Daarmee bekrachtig je positief gedrag.
- Geef je medewerker als tip mee om elke werkdag positief af te sluiten. Bijvoorbeeld met de vraag: ‘Wat heb ik vandaag in positieve zin bereikt, waar ben ik tevreden over?’ De focus komt dan nog meer te liggen op wat goed gaat.
- Maak van negatieve ervaringen leermomenten. Jouw medewerker kan een uitbrander van de rechter hebben gekregen tijdens een zitting, maar dat kan ook hele waardevolle lessen opleveren. Negatieve ervaringen worden op deze manier positief gekaderd.
Zoals één van de grondleggers van deze methode, S. de Shazer, zegt: ‘Problem-talk creates problems. Solution-talk creates solutions’. Niet alleen bij het coachen van je medewerkers een aandachtspunt, maar wellicht ook een eyeopener voor de manier waarop je problemen van klanten en andere stakeholders aanvliegt.
Geraadpleegde literatuur en bronnen
Kim Berg, I., Szabo, P., Oplossingsgericht coachen, 9789058718174.
Steeneveld, M., Optimisme Hoop Veerkracht Zelfvertrouwen, 9789024409372.
