De coachtip van de maand: de 5 meest gemaakte timemanagement fouten

Delen:

Een  reguliere woensdagochtend en om 8.30 uur zit ik in gezelschap van een kingsize mok zwarte koffie door mijn e-mails te scrollen. Zit er iets tussen dat mijn dagplanning in de war kan schoppen? Het is altijd weer afwachten wat mijn adrenalinepeil dit keer omhoog gaat jagen.

Ik kom niet veel verder, want de ping van mijn whatsapp leidt me af: een groepswhatsapp van mijn meidenclubje ‘40 something’. Hebben we al ergens gereserveerd voor morgen?, klinkt het retorisch. Er ontspint zich een discussie over de locatie en hoewel we allemaal drukke banen hebben, is iedereen online. Voordat ik het goed en wel in de gaten heb zit ik op internet naar nieuwe hotspots te speuren. Zo ben je al snel een half uur verder. Een bak koffie is altijd een goed moment voor een reset en daarna ga ik weer full speed. Een paar e-mails zijn, hoewel niet spoedeisend, makkelijk te beantwoorden en het voelt lekker om dat afgehandeld te hebben, ook al weet ik drommels goed dat mijn cursus persoonlijke effectiviteit ten onrechte in de wacht staat. Heb juist op ‘zend’ geklikt als er op de deur geklopt wordt en de verhuurder zijn hoofd om de hoek steekt. ‘Of ik er aan gedacht heb dat er vandaag nieuw tapijt wordt gelegd in het pand en dat ik mijn verdieping moet ontruimen’. Op de achtergrond hoor ik het beginnend lawaai van een grote pleister die wordt losgetrokken. Nee, vergeten natuurlijk. De verhuurder is nog niet weg of de vaste telefoon gaat. Mijn secretaresse. Het advocatenkantoor waar ik volgende week de cursus persoonlijke effectiviteit geef vraagt of er een parkeerplaats voor mij moet worden gereserveerd. Kan ze dat niet zelf bedenken? Zo’n treinfanaat ben ik nu ook weer niet. Ik voel de irritatie door mijn lijf stromen. Bijna 11.00 uur inmiddels en ik ben nog steeds niet aan de cursus begonnen en vanmiddag wachten ook nog 2 coachingsessies. Lichtelijk opgefokt besluit ik mijn e-mails verder te laten zitten en met de sheets voor mijn pp-presentatie van de cursus te beginnen, want die moet ik om duidelijke redenen vandaag al aanleveren en de klant is koning natuurlijk. Een sheet of wat verder haalt de indringende tune van mijn mobiel me uit mijn concentratie. Ik herken het nummer niet, maar neem toch op. Aan de andere kant een huilende stagiaire. Haar gehuil klinkt hol en ze blijkt dan ook in de toilet te staan. Haar functioneringsgesprek is dramatisch slecht verlopen en ze wil eigenlijk niets liever ‘dan ontslag nemen’. Ik praat het uit haar hoofd en stel voor om binnenkort een ‘spoedsessie’ in te lassen om het eens rustig op een rijtje te zetten. Ze gaat akkoord en driekwartier later kan ik dan eindelijk met de cursus verder. Na een korte koffiebreak ben ik er helemaal klaar voor. Alleen jammer dat ik de verleiding niet kan weerstaan om tussendoor naar mijn e-mail te kijken. Ik  zie een paar verontrustende e-mailtjes voorbijkomen met teksten als: ‘Ik vertrek om 16.00 uur vanmiddag naar Londen. Wil nog even met je klankborden. Kan je me NU bellen?’ Ook zie ik een e-mailtje met een verwijzing naar een bijlage die ontbreekt. De advocaat in mij kan het niet laten meteen te reageren. Door de werklui in het pand wordt mij intussen gemeld ‘dat ik nu echt moet gaan ontruimen en dat ik de rest van de dag niet naar de wc kan’. Een paar minuten later sta ik me in mijn Karen Millen-jurkje in het stof te werken. 13.30 uur en ik moet voor mijn gevoel nog beginnen…..

Zoek de valkuilen: Wat gaat hier allemaal fout?

Valkuil 1: Alles meteen doen wat er op je afkomt. We hebben de neiging geen keuzes te maken, maar gewoon te doen wat zich aandient. Veel juristen laten zich leiden door de waan van de dag en komen daardoor in tijdnood. Oplossing: maak elke dag een lijst van max 3 taken die prioriteit hebben en doe die zoveel mogelijk eerst voordat u aan iets anders begint en laat u zo weinig mogelijk storen. Plan het bekijken van uw e-mail als een apart blok in uw dagindeling en eventueel kunt u daarmee beginnen voordat u uw prioriteitenlijstje afwerkt, zodat u overzicht hebt. Maar ga geen e-mails beantwoorden, tenzij u dit minder dan 2 minuten per mail kost.  

Valkuil 2: De hele dag je mailbox open. We hebben het gevoel dat we meteen op een e-mailtje moeten reageren en daardoor gaan we steeds in en uit het werk waarmee we eigenlijk bezig waren. Oplossing: open uw e-mail slechts op gezette tijden tot max 4 keer per dag en verder niet. Zet e-mailnotifications en pop-ups uit, zodat u niet onbewust herinnerd wordt. Een stuk efficiënter en rustiger.

Valkuil 3: Het idee dat je altijd bereikbaar moet zijn. In dit voorbeeld word ik steeds uit mijn werk gehaald door telefoon en andere onderbrekingen. Daardoor gaat kostbare tijd verloren en we worden er ook nog eens gestrest en ongeconcentreerd van. Oplossing: als u bezig bent met een belangrijke taak, zet dan uw telefoons uit of doorgeschakeld en bepaal zoveel mogelijk zelf wanneer u gestoord wilt worden. Belafspraken, vaste overlegmomenten e.d. kunnen hiertoe bijdragen.

Valkuil 4: Multitasking tot een kunst verheffen. We hebben de neiging de losse eindjes aan elkaar te knopen en de dingen door elkaar te doen. Maar multitasken is heel inefficiënt. U verliest er volgens onderzoek kostbare tijd mee, tot wel 30 procent van uw dag, en u gaat er fouten door maken. Oplossing: werk in blokken van gelijksoortige werkzaamheden waardoor u minder wisselt van taak en doe 1 ding tegelijk. Pas als u dat heeft afgemaakt gaat u naar de volgende taak.

Valkuil 5: Alles zelf doen. In dit voorbeeld sta ik zelf de meubels te versjouwen, neem ik de telefoon zelf op en worden mij vragen gesteld die een ander ook kan beantwoorden. Oplossing: Dingen NIET ZELF doen levert enorm veel tijdwinst op. Zie dus uw mogelijkheden om te delegeren.

Delen:

Het belangrijkste nieuws wekelijks in uw inbox?

Abonneer u op de Mr. nieuwsbrief: elke dinsdag rond de lunch een update van het nieuws van de afgelopen week, de laatste loopbaanwijzigingen en de recentste vacatures. Meld u direct aan en ontvang elke dinsdag de Mr. nieuwsbrief.

Meest gelezen berichten

Van onze kennispartners

Juridische vacatures

Scroll naar boven