Er zijn tegenwoordig maar weinig professionals die op hun werk optimaal productief zijn en kwalitatief op topniveau presteren. Een belangrijke oorzaak daarvan is een gebrek aan focus. Onze aandacht wordt voortdurend gekaapt. De gemiddelde mens is zo geobsedeerd door draagbare technologie en sociale media, dat we ons nog moeilijk voor lange tijd kunnen concentreren op een ding. Voeg daar de stroom aan informatie, stoorzenders en afleiding op de werkplek aan toe en je hebt alle ingrediënten voor een permanente distraction. In mijn eerste blog over focusmanagement meldde ik al dat onze focus tegenwoordig nog korter is dan die van een goudvis. We kunnen ons maar 8 seconden totaal gefocust op een taak richten en daarna gaat het al weer fout. Alle aanleiding om de strijd met de goudvis aan te gaan en dus is dit deel 2 over focusmanagement. Kom maar op met die goudvis!
Graham Allcott, auteur van het boek ‘Zo word je een Productiviteits Ninja’ zegt in dit boek: ‘Je moet je aandacht kunnen richten om succesvol te zijn. Aandacht is de sleutel tot productiviteit en kwaliteit. Net als de Ninja, die een enorme focus als kernkwaliteit heeft’. Wat kunnen we van de Ninja leren?
Wees Zen-kalm
De kunst is om, als je met een taak bezig bent waar je de volle aandacht voor nodig hebt, niet tegelijkertijd van alles aan je hoofd te hebben dat kan afleiden. Je kunt je beter focussen, als je gedachten in het hier en nu zijn.
Tip: Maak voordat je start een ‘breindump’: je pakt een leeg vel papier en schrijft alles op wat je nog in je hoofd hebt hangen. Geheid werk je daarna een stuk geconcentreerder.
Wees meedogenloos
Zorg dat je de juiste voorwaarden creëert om je goed te kunnen concentreren. Dat betekent dat je ervoor zorgt dat je zo weinig mogelijk afgeleid kunt raken en dat je zoveel mogelijk van de stoorzenders om je heen op voorhand uitschakelt.
Tip 1: Werk zoveel mogelijk in een vast patroon. Hoe meer routine, des te meer energie je overhoudt om je te concentreren op andere belangrijke zaken.
Tip 2: Oefen in de kunst van het beginnen en ophouden; bij voorkeur stel je bij elke taak een duidelijke begin- en eindtijd. Dit vinden veel juristen lastig, maar zoals mijn patroon altijd zei: ‘Je begint met tien kantjes en na verloop van jaren kan je het op 1 A-4tje’. ‘In der Beschränkung zeigt sich erst der Meister’!
Tip 3: Zorg voor een rustige werkomgeving. Prikkels op de werkvloer zijn even irritant als slecht voor je focus. We zijn heel gevoelig voor zintuigelijke prikkels, zoals geluid in de vorm van pratende collega’s, piepende smartphones; het is allemaal afleiding. Ban harde geluiden uit openstaande ramen en deuren, van langslopende of pratende mensen e.d. zoveel mogelijk uit. Dat betekent in de meeste gevallen: ramen en deuren dicht en niet werken in de buurt van koffiecorners en open zithoeken. Kan dat niet, gebruik dan een koptelefoon, oordoppen of de headset van je mobiel om geluid en ruis te dempen. Maak duidelijke afspraken met je omgeving over hoe je met de beschikbare werkruimtes omgaat. Niet alleen de plekken zelf maar ook afspraken kunnen de functionaliteit van plekken bepalen (bijvoorbeeld stiltezones, goede akoestische maatregelen, visuele afscheidingen, geen overleg in open ruimtes enz).
Gebruik camouflage
Uit onderzoek is gebleken dat we op ons werk gemiddeld elke drie tot vijf minuten worden onderbroken. Niet alleen de onderbreking zelf kost je tijd, maar je hebt ook tijd nodig om er weer in te komen. Zo verlies je in de loop van de dag enorm veel kostbare tijd en wat je doet is niet eens goed door de vele interrupties. Een Ninja beheerst de kunst van het onzichtbaar zijn. Hij zorgt ervoor dat hij zo weinig mogelijk interrupties heeft, die hem van zijn focus afhouden.
Tip 1: Probeer zoveel mogelijk zelf de regie te houden. A. Bepaal zelf wanneer je gestoord wilt worden en B. Regisseer communicatiemomenten door b.v. vaste afspraken te maken per e-mail over wanneer je contact hebt met elkaar. Tip 2: Maak met je collega’s afspraken over interrupties. Waarom zou je niet met elkaar kunnen afspreken dat het gedurende bepaalde tijden op de dag gewoon stil is en niemand elkaar stoort? Gewoon eens doen en je zult op den duur merken dat je niet anders meer wilt.
Schakel irritante collega’s uit
Soms kan je er niet meer tegen. Die ene collega staat voortdurend aan je bureau en blijft als een lastige vlieg hangen met kletsverhalen, die je maar matig kunnen boeien. Kan jou het schelen wie de Voice of Holland heeft gewonnen….. En denk niet dat hij/zij het aanvoelt dat jij door wil met je werk. Gelukkig is er licht in de duisternis: de Google Chrome extension Nope, een knop in je browser die je kunt indrukken wanneer iemand te lang blijft kletsen; een robot belt naar je telefoon, zodat je het gesprek meteen kunt afbreken, omdat je gebeld wordt. Een geweldige tool om pratende collega’s af te wimpelen!
Ik ben al een aantal jaren met dit onderwerp bezig en ik maak mezelf niet altijd even populair, maar het begint zo langzamerhand toch wel te dagen dat 24/7 bereikbaarheid en beschikbaarheid eigenlijk de grootste mythe is die we onszelf hebben aangepraat. Kwaliteit en productiviteit als jurist bereik je door regelmatig diep gefocust en ongestoord te werken, niet door veel uren te maken als gevolg van continue onderbrekingen en heen en weer geschakel tussen diverse taken.
