Onze aandacht is bijna nooit langer dan 3 minuten ergens bij. Het gevolg hiervan is dat we vooral heel vaak zijn afgeleid en daar goed in zijn geworden, terwijl onze focusvaardigheid steeds verder afneemt, omdat we juist die belangrijke vaardigheid niet verder ontwikkelen. In deze serie ‘Afleiding is uit, focus is in’ behandel ik verschillende tips en tools om je focus te verbeteren. In dit laatste deel 7 behandelen we nog een aantal tips om je focus te trainen.
Afleiden versus focussen
De hele dag door ben je aan het doen wat je niet moet doen: je laat je afleiden, steeds weer, terwijl je gefocust moet zijn, maar dat lukt je niet als je op elke prikkel reageert en constant op je telefoon kijkt en voortdurend schakelt tussen je bezigheden. Elk geluid, elke piep van een apparaat, het is altijd raak: je bent afgeleid van dat waar je mee bezig was. Het aantal prikkels dat op ons afkomt en ons afleidt is sinds de jaren 80 vervijfvoudigd. Als je de hele dag ingaat op al deze prikkels, ontwikkel je dus vooral je afleidingsvaardigheid en niet je focusvaardigheid en dat is wat je juist zou moeten ontwikkelen. Vandaar dat het je niet lukt om ongestoord een tekst te lezen, vandaar dat je met een onbevredigend gevoel naar huis gaat, omdat je niet af hebt gekregen wat je gepland had te gaan doen of zelfs helemaal niet productief bent geweest, hoewel je je dag als heel druk hebt ervaren.
The Law of Practice
Je wordt doorgaans goed in wat je aandacht geeft en veel traint, zo simpel is het. Wat aandacht krijgt groeit. Laat je je de hele dag afleiden, dan word je daar dus goed in en dat is wat er bij de meeste kenniswerkers gebeurt. Niet de ideële randvoorwaarden om optimaal te presteren. Om optimaal te presteren moet je juist gefocust zijn: de vaardigheid om je langere tijd te concentreren en je aandacht te richten op één ding tegelijk, zonder je te laten afleiden. Hoe kun je dit patroon doorbreken? Gewoon door training: je moet het gaan DOEN. De manier waarop je je focus kunt trainen, is door je zoveel mogelijk af te sluiten van prikkels om je heen en door tegelijkertijd jezelf uit te dagen zo lang mogelijk gefocust te werken, zonder onderbreking. Hoe vaker je dat lukt, des te beter wordt je focus en des te sneller zal je afleidingsvaardigheid aan kracht inboeten. Door het gewoon te DOEN ontwikkel je stap voor stap de vaardigheid om je voor langere tijd te focussen.
Makkelijker gezegd dan gedaan natuurlijk. Waar te beginnen? Vraag jezelf af: wat heb ik nodig, wat kan mij helpen om me beter te focussen? Maak vervolgens je eigen persoonlijke toolkit aan de hand van de volgende tips:
Tip 1. Minimaliseer het aantal wisselingen van aandacht
Je moet gewoon zo weinig mogelijk multitasken. Dus niet te veel zaken tegelijk of door elkaar doen, maar één taak tegelijk. Hoe beter je dat kunt, des te beter je focus zal zijn. Zie bijdrage 1. Zorg dat je taken meteen afmaakt, zodat er geen reservoir van onafgemaakte taken ontstaat waartussen je gaat switchen om deze alsnog af te maken. Dit kan je bijvoorbeeld doen door het aantal taken per dag te beperken, door van grote taken deeltaken te maken of door taken één voor één af te werken. En gewoon niet aan een taak beginnen, als je al weet dat je het niet meteen kunt afhandelen. Dus niet nog even je inbox checken voor een meeting, want met die mails kun je toch niets doen op dat moment.
Tip 2. Dicht je concentratielekken: de factoren die ervoor zorgen dat je van aandacht wisselt
Je hebt gemiddeld 500 concentratielekken op een dag. Je kunt last hebben van: te veel interne prikkels: te druk in het hoofd (zie bijdrage 2), te weinig prikkels: verveling (zie bijdrage 3), onvoldoende brandstof (zie bijdrage 4), te veel externe prikkels: inbrekers en stoorzenders (zie bijdrage 5 en 6). Stel vast waar jouw grootste lek zit en probeer de tips uit die in de genoemde bijdragen worden gegeven.
Tip 3. Focus op een olifant
Hier past een uitdrukking van de Amerikaanse zakenmagnaat Thomas Boone Pickens: ‘When you are hunting elephants, don’t get distracted chasing rabbits.’ Oftewel: als je een belangrijke zaak moet doen, laat je dan niet afleiden door minder belangrijke zaken. Neuropsychologe Elke Geraerts pleit ervoor dat we onze taken plannen op basis van onze aandachtspieken, de momenten waarop je op je best bent. Kun jij je ‘s ochtends het beste focussen? Start je dag dan met de activiteit die de meeste aandacht vraagt en doe waar minder concentratie voor nodig is later op de dag. Dus als je het slim aanpakt ben je tijdens een aandachtspiek (prime time) gefocust op een olifant: de aandachtsintensieve activiteiten.
Tip 4. Elimineer afleidingsbronnen zoveel mogelijk
Uit onderzoek How Many Productive Hours in a Work Day? Just 2 Hours, 23 Minutes… (vouchercloud.com)blijkt dat we gemiddeld maar twee uur en 23 minuten echt efficiënt bezig zijn tijdens een werkdag. De rest van de tijd zijn we afgeleid met het lezen van nieuwsberichten, het checken van onze inbox, privézaken, social media, het praten met collega’s enz. en dat houdt ons van onze focus af. We hebben allemaal te maken met afleiding op de werkplek, maar we zijn zelf voor een groot deel verantwoordelijk voor het toelaten van die afleiding. Je weet vast wel wat jouw grootste zwakte is als het op afleiding aankomt. De gevoeligheid voor afleiding is in hoge mate gekoppeld aan de prikkels die je krijgt uit de omgeving en veel prikkels kun je elimineren of op z’n minst beperken. Breng in kaart wat jou afleidt van je werk en wat je eraan kunt doen om ervoor te zorgen dat deze afleiders minder kans krijgen om jouw productiviteit negatief te beïnvloeden. Berg je telefoon op, klik tabbladen weg, zet notificaties uit. Het opruimen van je werkplek is ook een goed idee. Je hersenen nemen onbewust alles op wat er op je bureau ligt. Hoe meer er ligt, des te eerder je afgeleid raakt.
Tip 5. Laat je gedrag bepalen door jouw beslissingen en niet door de omstandigheden
Je kunt nog zoveel doen om afleidingsbronnen aan te pakken, de omgeving zal je waarschijnlijk toch blijven storen. Dat je wordt gestoord en daardoor niet gefocust bent, is echter geen reden om het zo te laten. Het is aan jou om de regie te nemen over je werkdag en ervoor te zorgen dat je zo weinig mogelijk interrupties hebt, die jou van je focus kunnen afhouden. De beste remedie is om zoveel mogelijk zelf te bepalen wanneer je wel en niet gestoord wilt worden en afspraken met je omgeving te maken over je bereikbaarheid en beschikbaarheid. Daarmee creëer je betere randvoorwaarden om gefocust te kunnen blijven werken. Laat intern bijvoorbeeld weten wanneer je je focusuren hebt. Of vraag collega’s in bepaalde tijdzones niet bij je binnen te lopen. Je kunt ook in bereikbaarheidsblokken werken (je bent een deel van de dag wel en een deel van de dag niet bereikbaar). Een andere tip: breng in kaart voor wie jij vaak bereikbaar en beschikbaar moet zijn en waarom. Probeer met deze personen concrete afspraken te maken over jullie communicatiemomenten. Bijvoorbeeld belafspraken of vaste overlegmomenten. Je kunt ook ad hoc je communicatie regisseren. Bijvoorbeeld bij het verzenden van een document aan een opdrachtgever vermelden wanneer je bereikbaar bent voor overleg. Je kunt ook kantoorbreed of met je team afspraken maken over bereikbaarheid en beschikbaarheid. Waarom zou je niet met elkaar kunnen afspreken dat het gedurende bepaalde tijden op de dag gewoon stil is en niemand elkaar stoort? Gewoon eens doen en je zult op den duur merken dat je niet anders meer wilt. Zie hiervoor ook bijdrage 5 en 6.
Tip 6. Pomodoro-techniek
Een handig hulpmiddel om je focus te trainen: een dagindeling in tijdsblokken van 25+5 minuten, waarbij 25 minuten geconcentreerd werken aan een taak wordt afgewisseld met 5 minuten pauze. Zie hier info. Zo train je je focus op een laagdrempelige manier naar een hoger niveau.
Tip 7. Doe in je vrije tijd concentratieoefeningen
Concentratieoefeningen kun je altijd en overal doen. Probeer eens je maaltijd te nuttigen zonder aan iets anders te denken dan aan het gerecht op je bord. Lees een boek en probeer je zo lang mogelijk met niets anders bezig te houden. Door dit soort oefeningen in je vrije tijd te doen kun je je concentratie verbeteren op je werk. Je kunt ook dagelijks meditatie of mindfulnessoefeningen doen. Populaire apps: Headspace, Calm, Insight timer, Meditation Moments, de Mindfulness App, 7mind.
Je aandacht langdurig kunnen richten op iets en daarin opgaan is een groot goed. Niet alleen op je werk, maar ook privé. Aandacht maakt je leven de moeite waard. De aandacht voor het hier en nu, voor wat zich op dit moment in jou en om je heen afspeelt. Zonder aandacht ben je niet echt vrij, maar een slaaf van prikkels uit je omgeving en eigenlijk doe je dan niet wat je echt zelf wil. Koester je aandacht, train je focus! Dat is de essentie van deze serie.
Literatuur en bronnen
- Tigchelaar, M., Focus aan/uit, 9789000359691
- Crabbe, T., Nooit meer te druk, 9789024572687
- Tedtalk over concentratie (Dandapani)
